Πώς η Child & Family Services ενημερώνει τα SDS σε 40 προγράμματα σε πραγματικό χρόνο με το SDS Manager
Ο οργανισμός κοινωνικών υπηρεσιών CAFS λειτουργεί 40 προγράμματα σε Ballarat, Ararat, Daylesford και Bacchus Marsh — και διατηρεί επίκαιρα τα δεδομένα χημικής ασφάλειας κάθε τοποθεσίας χωρίς ούτε μία εκτύπωση.
- Κλάδος
- Κοινωνικές υπηρεσίες (μη κερδοσκοπικός)
- Τοποθεσία
- Περιοχή Ballarat, Βικτόρια, Αυστραλία
- Μέγεθος
- 280 εργαζόμενοι · 40 προγράμματα · συμπ. 3 ξενώνων φροντίδας νέων και κέντρων επικοινωνίας
- Λειτουργίες σε χρήση
- Βιβλιοθήκες ανά τοποθεσία · Αιτήματα προσωπικού · Αυτόματες ενημερώσεις SDS
- 40Προγράμματα σε ένα σύστημα SDS
- 280Εργαζόμενοι σε όλες τις τοποθεσίες
- 4Κοινότητες: Ballarat, Ararat, Daylesford, Bacchus Marsh
- 5/5Αξιολόγηση πελάτη
Δεν χρειάζεται πια να βρίσκω χρόνο για να πηγαίνω σε κάθε τοποθεσία, να εκτυπώνω το έγγραφο και να ενημερώνω τον φάκελο κάθε φορά που χρειάζεται ένα νέο προϊόν.
Η Child & Family Services λειτουργεί 40 προγράμματα σε Ballarat, Ararat, Daylesford και Bacchus Marsh — μεταξύ αυτών τρεις ξενώνες φροντίδας νέων και κέντρα επικοινωνίας — με 280 εργαζομένους που στηρίζουν καθημερινά την κοινότητα. Η ευθύνη να παραμένουν επίκαιρες οι πληροφορίες χημικής ασφάλειας σε καθεμία από αυτές τις τοποθεσίες ανήκει στην Tarryn Miller, Υπεύθυνη Υγείας, Ασφάλειας & Ευεξίας του οργανισμού.
Για πολύ καιρό, αυτό σήμαινε κυνήγι χαρτιών σε τέσσερις πόλεις: κάθε νέο προϊόν σε οποιαδήποτε τοποθεσία απαιτούσε να βρεθεί χρόνος για μετακίνηση, εκτύπωση του εγγράφου και χειροκίνητη ενημέρωση του φακέλου. Δείτε τι άλλαξε.
Η πρόκληση
- 1Τόσα πολλά χημικά σε τόσες πολλές τοποθεσίες, ενώ η παρακολούθησή τους ήταν διαρκής αγώνας
- 2Κάθε νέο προϊόν που καταχωριζόταν σήμαινε να βρεθεί χρόνος για την ενημέρωση των αρχείων
- 3Κάθε ενημέρωση απαιτούσε μετακίνηση σε κάθε τοποθεσία, εκτύπωση του εγγράφου και χειροκίνητη ενημέρωση του φακέλου
Η λύση: κάθε τοποθεσία επίκαιρη, από ένα γραφείο
Ξεχωριστές βιβλιοθήκες ανά τοποθεσία, αιτήματα από το προσωπικό στο πεδίο και SDS που ενημερώνονται αυτόματα — σε πραγματικό χρόνο.
Ξεχωριστές τοποθεσίες, ένα σύστημα
Κάθε τοποθεσία προγράμματος έχει τη δική της βιβλιοθήκη μέσα σε ένα κοινό σύστημα. Η Tarryn τις διαχειρίζεται όλες από ένα σημείο — καμία τοποθεσία εκτός, κανένας φάκελος εκτός συγχρονισμού.
Αιτήματα από την πρώτη γραμμή
Όταν φτάνει ένα νέο προϊόν σε οποιαδήποτε τοποθεσία, το προσωπικό υποβάλλει αίτημα. Η Tarryn το αναθέτει, το SDS καταχωρίζεται ηλεκτρονικά στη βιβλιοθήκη εκείνης της τοποθεσίας και κανείς δεν περιμένει την επόμενη επίσκεψη.
Ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο
Τα SDS ενημερώνονται αυτόματα μόλις προκύψουν νέες εκδόσεις. Για τη συμμόρφωση, αυτή η επικαιρότητα σε πραγματικό χρόνο είναι, όπως λέει η Tarryn, το σημείο όπου το SDS Manager στηρίζει περισσότερο τη CAFS.
Το αποτέλεσμα: τέσσερις πόλεις, μηδέν εκτυπώσεις
Τα οφέλη φαίνονται στο πρόγραμμα της Tarryn, στον φάκελο κάθε τοποθεσίας και στο ιστορικό συμμόρφωσης του οργανισμού.
- Εξοικονόμηση χρόνου οι ενημερώσεις γίνονται ηλεκτρονικά — τέλος οι μετακινήσεις στις τοποθεσίες για εκτύπωση και αντικατάσταση εγγράφων
- Κάλυψη το προσωπικό σε οποιοδήποτε από τα 40 προγράμματα δηλώνει τα νέα προϊόντα με αίτημα την ίδια μέρα που φτάνουν
- Συμμόρφωση οι πληροφορίες SDS ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο σε κάθε τοποθεσία
- Οργάνωση ξεχωριστές βιβλιοθήκες ανά τοποθεσία, με ανάθεση και εποπτεία από ένα σημείο
