Question 1

Τι είναι το λογισμικό αναφορών συμμόρφωσης EHS;

Accepted Answer

Το λογισμικό αναφορών συμμόρφωσης EHS μετατρέπει τα αρχεία ασφάλειας που η ομάδα σας ήδη τηρεί στο θεσμοθετημένο αποτέλεσμα που απαιτούν οι αρχές — το μητρώο, την ετήσια σύνοψη, τα έντυπα αναφοράς συμβάντος, τις γνωστοποιήσεις — και παρακολουθεί τις προθεσμίες που τα συνοδεύουν. Το EHS Solutions by SDS Manager το κάνει από τον ίδιο τον φάκελο του συμβάντος. Η εναλλακτική είναι η αντιγραφή: επανεισαγωγή γνωστών πληροφοριών σε προκαθορισμένες διατάξεις, συνήθως αργά και συνήθως υπό πίεση.

Question 2

Ποια η διαφορά καταγραπτέου και αναφερτέου τραυματισμού;

Accepted Answer

Η διαφορά είναι τι κάνετε με αυτόν: ένας καταγραπτέος τραυματισμός μπαίνει στο μητρώο OSHA 300, ενώ ένας αναφερτέος πρέπει να γνωστοποιηθεί απευθείας στην OSHA. Καταγραπτέος σημαίνει ότι πληροί τα κριτήρια καταγραφής της OSHA — θάνατος, ημέρες απουσίας, περιορισμένη εργασία ή μετακίνηση, ιατρική περίθαλψη πέραν των πρώτων βοηθειών, απώλεια συνείδησης, ή σημαντική διάγνωση από αδειοδοτημένο επαγγελματία υγείας. Αναφερτέος σημαίνει σοβαρή έκβαση: θάνατος εντός 8 ωρών, και νοσηλεία, ακρωτηριασμός ή απώλεια οφθαλμού εντός 24 ωρών. Κάθε αναφερτέος τραυματισμός είναι και καταγραπτέος, αλλά οι περισσότεροι καταγραπτέοι δεν είναι αναφερτέοι. Στο EHS Solutions by SDS Manager και οι δύο αποφάσεις διευθετούνται στη διαλογή, ώστε η εγγραφή στο μητρώο και η προθεσμία γνωστοποίησης να ξεκινούν από την ίδια κρίση.

Question 3

Για ποιους κανονισμούς παράγει έντυπα το EHS Solutions by SDS Manager;

Accepted Answer

Το EHS Solutions by SDS Manager παράγει τα έντυπα τήρησης αρχείων OSHA 29 CFR 1904 — 300, 300A και 301 συν εξαγωγή έτοιμη για ITA — αναφορές RIDDOR στο Ηνωμένο Βασίλειο, και γνωστοποιήσεις γνωστοποιητέων συμβάντων κατά την αυστραλιανή νομοθεσία WHS. Επειδή τα όρια αναφοράς παραμετροποιούνται ανά πελάτη σε μηχανή κανόνων χωρίς κώδικα, η ίδια προσέγγιση επεκτείνεται σε άλλα εθνικά καθεστώτα, στο εσωτερικό πρότυπο του ομίλου σας, ή σε ό,τι απαιτεί ο ασφαλιστής σας.

Question 4

Πόσο καιρό πρέπει να διατηρούνται τα μητρώα OSHA 300;

Accepted Answer

Τα μητρώα OSHA 300 πρέπει να διατηρούνται πέντε χρόνια μετά το τέλος του ημερολογιακού έτους που καλύπτουν, βάσει του 29 CFR 1904.33. Η ίδια πενταετής διατήρηση ισχύει για τις ετήσιες συνόψεις 300A, τα έντυπα αναφοράς συμβάντος 301 και τον κατάλογο υποθέσεων ιδιωτικότητας. Στο διάστημα αυτό πρέπει επίσης να ενημερώνετε το μητρώο 300 αν εντοπίσετε καταγραπτέα υπόθεση που σας διέφυγε· τα 300A και 301 δεν χρειάζεται να ενημερωθούν. Στο EHS Solutions by SDS Manager τα διατηρημένα έτη παραμένουν παραγώγιμα ως έντυπα αντί να είναι απλώς ορατά ως δεδομένα, και τα προηγούμενα αρχεία μεταφέρονται κατά την ένταξη, ώστε η πενταετής εικόνα να επιβιώνει μιας αλλαγής συστήματος.

Question 5

Πότε είναι η προθεσμία ανάρτησης του OSHA 300A;

Accepted Answer

Η ετήσια σύνοψη OSHA 300A πρέπει να πιστοποιείται από στέλεχος της εταιρείας και να αναρτάται εκεί όπου μπορούν να τη δουν οι εργαζόμενοι, από 1 Φεβρουαρίου έως 30 Απριλίου του έτους που ακολουθεί το έτος που καλύπτει. Χωριστά, η ηλεκτρονική υποβολή μέσω της Injury Tracking Application της OSHA λήγει στις 2 Μαρτίου. Το EHS Solutions by SDS Manager παρακολουθεί και τις δύο ημερομηνίες ανά εγκατάσταση, ώστε η πιστοποίηση, η περίοδος ανάρτησης και η υποβολή να εμφανίζονται η καθεμία ως προθεσμία και όχι ως κάτι που πρέπει να θυμηθεί κάποιος.

Question 6

Πώς λειτουργούν οι προθεσμίες γνωστοποίησης;

Accepted Answer

Οι προθεσμίες γνωστοποίησης ξεκινούν όταν εντοπιστεί σοβαρή έκβαση σε μια υπόθεση, και στο EHS Solutions by SDS Manager η σχετική προθεσμία δημιουργείται αυτόματα και μετρά αντίστροφα στον φάκελο, όπου οι άνθρωποι τη βλέπουν. Η κλήση καταγράφεται με την υπηρεσία με την οποία υπήρξε επικοινωνία και τον αριθμό πρωτοκόλλου, ώστε μια εκπληρωμένη υποχρέωση να είναι μόνιμο τεκμήριο και όχι ανάμνηση κάποιου. Αν μια σοβαρή υπόθεση δεν έχει αναληφθεί, ειδοποιούνται οι διαχειριστές, γιατί η προθεσμία δεν σταματά το σαββατοκύριακο.

Question 7

Υποβάλλει το EHS Solutions by SDS Manager στην αρχή για λογαριασμό μας;

Accepted Answer

Όχι — και προσοχή σε όποιον ισχυρίζεται το αντίθετο για κάθε δικαιοδοσία. Το EHS Solutions by SDS Manager παράγει τα συμπληρωμένα έντυπα και, για την ηλεκτρονική υποβολή στην OSHA, ένα επικυρωμένο αρχείο έτοιμο για ανέβασμα. Η ίδια η υποβολή παραμένει δική σας, γιατί είναι νομική δήλωση του οργανισμού σας.

Question 8

Πώς υπολογίζονται τα TRIR και DART;

Accepted Answer

Τα TRIR και DART υπολογίζονται από τις καταγεγραμμένες υποθέσεις σας και τις ώρες εργαζομένων που εισάγετε, στην τυπική βάση των 200.000 ωρών. Στο EHS Solutions by SDS Manager οι ώρες εργολάβων αναφέρονται χωριστά αντί να ενσωματώνονται στον δείκτη σας, και επειδή οι δείκτες προέρχονται από τα ίδια αρχεία με τα έντυπα, ο αριθμός που αναφέρετε και το μητρώο που θα δίνατε σε επιθεωρητή συμφωνούν.

Question 9

Κι αν χρειαστούμε αναφορά που δεν έχετε ήδη;

Accepted Answer

Αν χρειαστείτε αναφορά που δεν έχουμε ήδη, την φτιάχνει η ομάδα μας, συνήθως εντός ημέρας — έναν κανονισμό που δεν έχουμε απαριθμήσει, το εσωτερικό πρότυπο του ομίλου σας, ή μια μορφή που ορίζει ο ασφαλιστής σας. Δεν είναι κατασκευαστής εντύπων που παραδίδεται στον υπεύθυνο ασφάλειάς σας να τον μάθει, και δεν χρεώνεται σε συμβουλευτικές ώρες. Τα θεσμοθετημένα έντυπα είναι ήδη στο σύστημα· ό,τι πέρα από αυτά είναι αίτημα, όχι έργο.

Question 10

Μπορεί ένα σύστημα να καλύψει εγκαταστάσεις σε διαφορετικές χώρες;

Accepted Answer

Ναι, ένα σύστημα μπορεί να καλύψει εγκαταστάσεις σε διαφορετικές χώρες, και γι' αυτό ακριβώς η υποχρέωση αναφοράς είναι διαχωρισμένη από το λογισμικό. Τα αρχεία τηρούνται ανά εγκατάσταση, που είναι η μονάδα της OSHA και όχι της εταιρείας — έτσι κάθε εγκατάσταση ακολουθεί το καθεστώς και τα όρια που την αφορούν, τηρεί το δικό της μητρώο και πιστοποιεί το δικό της 300A, ενώ τα μεγέθη του ομίλου εξακολουθούν να αθροίζονται. Ένα αμερικανικό εργοστάσιο, μια βρετανική αποθήκη και μια αυστραλιανή εγκατάσταση δεν χρειάζονται τρία διαφορετικά εργαλεία.

Question 11

Μπορούμε να μεταφέρουμε τα υπάρχοντα μητρώα OSHA 300;

Accepted Answer

Ναι, τα υπάρχοντα μητρώα OSHA 300 σας μεταφέρονται κατά την ένταξη. Υπολογιστικά φύλλα, εξαγωγές από προηγούμενο σύστημα ή δομημένη εισαγωγή φορτώνονται ως πλήρη έτη και όχι ως μεμονωμένες υποθέσεις, ώστε η πενταετής διατήρηση που απαιτεί το 1904.33 να μη διασπάται ανάμεσα σε παλιό και νέο σύστημα. Ο κατάλογος υποθέσεων ιδιωτικότητας μετακομίζει με τον ίδιο διαχωρισμό που απαιτεί ο κανόνας.

Question 12

Κι αν μια απόφαση καταγραψιμότητας πρέπει να αλλάξει αργότερα;

Accepted Answer

Μια απόφαση καταγραψιμότητας μπορεί να αλλάξει, και στο EHS Solutions by SDS Manager η αλλαγή είναι καταγεγραμμένη απόφαση και όχι απλή επεξεργασία. Εγείρεται με αιτιολόγηση και εγκρίνεται από άτομο διαφορετικό από αυτό που τη ζητά, και τόσο η αρχική όσο και η αναθεωρημένη κρίση παραμένουν αναγνώσιμες — που είναι ακριβώς αυτό που προορίζεται να διαφυλάξει μια διαγραφή με γραμμή.

Question 13

Πώς συνδέεται η διαχείριση χημικών και SDS με τις αναφορές συμμόρφωσης;

Accepted Answer

Συνδέεται άμεσα, γιατί το EHS Solutions by SDS Manager αναπτύσσεται από τη SDS Manager, της οποίας το βασικό προϊόν είναι βάση δεδομένων συμμόρφωσης για χημικά και δελτία δεδομένων ασφαλείας. Όταν μια υπόθεση ασθένειας ή έκθεσης αφορά μια ουσία, το δελτίο δεδομένων ασφαλείας βρίσκεται στο ίδιο σύστημα με τον φάκελο που παράγει το θεσμοθετημένο έντυπο, αντί σε χωριστή βάση που πρέπει κάποιος να ψάξει. Η SDS Manager ανήκει στον όμιλο NetPower, με έδρα τη Νορβηγία και γραφεία στις ΗΠΑ, το Βιετνάμ και το Μπανγκλαντές.

Κατάσταση	Παραδοσιακές πλατφόρμες EHS	EHS Solutions by SDS Manager
Ο επιθεωρητής ζητά το μητρώο 300 σας	Παράγεται από το σύστημα, εφόσον οι αποφάσεις καταγραψιμότητας τηρήθηκαν ενημερωμένες — που συχνά σημαίνει ότι προηγήθηκε ανασύνθεση στο τέλος του έτους.	Παράγεται από τα αρχεία όπως είναι. Το μητρώο δεν ήταν ποτέ χωριστή άσκηση.
Χρειάζεστε έντυπο που το σύστημα δεν έχει	Σας δίνουν έναν κατασκευαστή εντύπων. Η παραμετροποίησή του είναι τεχνική δουλειά, και καταλήγει στον υπεύθυνο ασφάλειας — ή σε ανάθεση συμβουλευτικής.	Η ομάδα μας το φτιάχνει, συνήθως εντός ημέρας. Τίποτα να παραμετροποιήσετε εσείς και τίποτα χρεωμένο σε συμβουλευτικές ώρες.
Αλλάζει ένας κανονισμός ή ένα όριο	Μια έκδοση που περιμένετε, ή ένα αίτημα αλλαγής που πληρώνετε.	Μας το λέτε. Την επόμενη ημέρα είναι σε λειτουργία.

Λογισμικό αναφορών συμμόρφωσης EHS

Αναφορές συμμόρφωσης EHS, χωρίς την ανασύνθεση στο τέλος του έτους

Κάθε δικαιοδοσία σας δίνει ένα παράθυρο. Κανένα δεν είναι μεγάλο.

Τι αλλάζει όταν το έντυπο βγαίνει από τον φάκελο.

Τα καθεστώτα σας, στημένα από εμάς

Κάθε εγκατάσταση με τους δικούς της κανόνες

Η υποβολή παραμένει δική σας

Ό,τι ζητά η αρχή, έτοιμο πριν το ζητήσει

Αποκτήστε τα έντυπα χωρίς να ξαναπληκτρολογήσετε τίποτα

Μη χάσετε ποτέ παράθυρο γνωστοποίησης

TRIR και DART, υπολογισμένα από τα αρχεία σας

Πέντε χρόνια αρχείων έρχονται μαζί σας

Οι αναφορές συμμόρφωσης είναι ένα μέρος της πλατφόρμας

Το λογισμικό είναι το τιμολόγιο

Συχνές ερωτήσεις

Φέρτε μας το περσινό μητρώο 300