Hoe Child & Family Services SDS’en voor 40 programma’s in realtime bijwerkt met SDS Manager
Hulpverleningsorganisatie CAFS voert 40 programma’s uit in Ballarat, Ararat, Daylesford en Bacchus Marsh — en houdt de chemische veiligheidsgegevens van elke locatie actueel zonder één printronde.
- Sector
- Maatschappelijke dienstverlening (non-profit)
- Locatie
- Regio Ballarat, Victoria, Australië
- Omvang
- 280 medewerkers · 40 programma’s · incl. 3 jeugdzorghuizen en contactcentra
- Gebruikte functies
- Locatiebibliotheken · Tickets van medewerkers · Automatische SDS-updates
- 40Programma’s in één SDS-systeem
- 280Medewerkers op alle locaties
- 4Plaatsen: Ballarat, Ararat, Daylesford, Bacchus Marsh
- 5/5Klantbeoordeling
Ik hoef niet langer tijd vrij te maken om naar elke locatie te gaan, het document te printen en het boekje bij te werken telkens als er een nieuw product nodig is.
Child & Family Services voert 40 programma’s uit in Ballarat, Ararat, Daylesford en Bacchus Marsh — waaronder drie jeugdzorghuizen en contactcentra — met 280 medewerkers die de gemeenschap elke dag ondersteunen. De chemische veiligheidsinformatie op al die locaties actueel houden is de taak van Tarryn Miller, OHS Wellbeing Lead van de organisatie.
Lange tijd betekende dat papier achternajagen in vier plaatsen: elk nieuw product op welke locatie dan ook vroeg om tijd vrijmaken, erheen rijden, het document printen en het boekje met de hand bijwerken. Dit is wat er veranderde.
De uitdaging
- 1Zo veel chemicaliën op zo veel locaties; alles bijhouden was een voortdurende strijd
- 2Elk nieuw opgenomen product betekende tijd vrijmaken om de administratie bij te werken
- 3Een update betekende naar elke locatie rijden, het document printen en het boekje met de hand bijwerken
De oplossing: elke locatie actueel, vanaf één bureau
Aparte bibliotheken per locatie, tickets van medewerkers op de vloer en SDS’en die zichzelf automatisch bijwerken — in realtime.
Aparte locaties, één systeem
Elke programmalocatie heeft een eigen bibliotheek binnen één gedeeld systeem. Tarryn beheert ze allemaal vanaf één plek — geen locatie die achterblijft, geen boekje dat uit de pas loopt.
Tickets vanaf de werkvloer
Komt er ergens een nieuw product binnen, dan dienen medewerkers een ticket in. Tarryn wijst het toe, de SDS gaat elektronisch naar de bibliotheek van die locatie en niemand wacht op het volgende locatiebezoek.
Updates in realtime
SDS’en worden automatisch bijgewerkt zodra er nieuwe versies gelden. Juist met die actualiteit in realtime ondersteunt SDS Manager de compliance van CAFS volgens Tarryn het sterkst.
Het resultaat: vier plaatsen, nul printrondes
De winst is zichtbaar in Tarryns agenda, in het boekje van elke locatie en in het compliancedossier van de organisatie.
- Tijdwinst updates verlopen elektronisch — geen ritten meer naar locaties om documenten te printen en te vervangen
- Dekking medewerkers van alle 40 programma’s melden nieuwe producten via een ticket op de dag dat ze binnenkomen
- Compliance SDS-informatie wordt in realtime bijgewerkt op elke locatie
- Organisatie aparte bibliotheken per locatie, allemaal toegewezen en beheerd vanaf één plek
