Cách Child & Family Services cập nhật SDS cho 40 chương trình theo thời gian thực với SDS Manager
Tổ chức dịch vụ cộng đồng CAFS vận hành 40 chương trình tại Ballarat, Ararat, Daylesford và Bacchus Marsh — và giữ dữ liệu an toàn hóa chất của mọi cơ sở luôn cập nhật mà không cần một lần in ấn nào.
- Ngành
- Dịch vụ cộng đồng (phi lợi nhuận)
- Địa điểm
- Vùng Ballarat, Victoria, Úc
- Quy mô
- 280 nhân viên · 40 chương trình · gồm 3 nhà chăm sóc thanh thiếu niên và trung tâm tiếp xúc
- Tính năng sử dụng
- Thư viện theo địa điểm · Phiếu yêu cầu của nhân viên · Cập nhật SDS tự động
- 40Chương trình dùng chung một hệ thống SDS
- 280Nhân viên tại mọi cơ sở
- 4Cộng đồng: Ballarat, Ararat, Daylesford, Bacchus Marsh
- 5/5Đánh giá của khách hàng
Tôi không còn phải thu xếp thời gian đến từng địa điểm, in tài liệu và cập nhật tập hồ sơ mỗi khi có sản phẩm mới.
Child & Family Services vận hành 40 chương trình tại Ballarat, Ararat, Daylesford và Bacchus Marsh — bao gồm ba nhà chăm sóc thanh thiếu niên và các trung tâm tiếp xúc — với 280 nhân viên phục vụ cộng đồng mỗi ngày. Việc giữ thông tin an toàn hóa chất luôn cập nhật tại từng cơ sở thuộc trách nhiệm của Tarryn Miller, Trưởng bộ phận An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp của tổ chức.
Trong một thời gian dài, điều đó có nghĩa là chạy theo giấy tờ khắp bốn thị trấn: mỗi sản phẩm mới ở bất kỳ địa điểm nào cũng buộc phải thu xếp thời gian lái xe đến, in tài liệu và sửa tập hồ sơ bằng tay. Đây là những gì đã thay đổi.
Thách thức
- 1Quá nhiều hóa chất tại quá nhiều địa điểm; theo kịp tất cả là một cuộc vật lộn không hồi kết
- 2Mỗi sản phẩm mới được đưa vào danh mục lại đòi hỏi thu xếp thời gian để cập nhật hồ sơ
- 3Cập nhật đồng nghĩa với việc đến từng địa điểm, in tài liệu và sửa tập hồ sơ bằng tay
Giải pháp: mọi địa điểm luôn cập nhật, từ một bàn làm việc
Thư viện riêng cho từng cơ sở, phiếu yêu cầu từ nhân viên tại chỗ và SDS tự động cập nhật — theo thời gian thực.
Nhiều địa điểm, một hệ thống
Mỗi cơ sở chương trình có thư viện riêng trong cùng một hệ thống chung. Tarryn quản lý tất cả từ một nơi duy nhất — không cơ sở nào bị bỏ sót, không tập hồ sơ nào lệch phiên bản.
Phiếu yêu cầu từ tuyến đầu
Khi một sản phẩm mới về bất kỳ cơ sở nào, nhân viên gửi phiếu yêu cầu. Tarryn phân bổ phiếu, SDS được đưa vào thư viện của địa điểm đó bằng đường điện tử, và không ai phải chờ đến lần ghé thăm tiếp theo.
Cập nhật theo thời gian thực
SDS tự động cập nhật ngay khi có phiên bản mới. Về mặt tuân thủ, chính tính cập nhật theo thời gian thực đó là điều Tarryn cho rằng SDS Manager hỗ trợ CAFS nhiều nhất.
Kết quả: bốn thị trấn, không một lần in ấn
Lợi ích thể hiện rõ trong lịch làm việc của Tarryn, tập hồ sơ của từng cơ sở và hồ sơ tuân thủ của tổ chức.
- Tiết kiệm thời gian việc cập nhật diễn ra điện tử — không còn phải lái xe đến các cơ sở để in và thay tài liệu
- Phạm vi bao phủ nhân viên ở bất kỳ chương trình nào trong 40 chương trình đều báo sản phẩm mới bằng phiếu yêu cầu ngay trong ngày
- Tuân thủ thông tin SDS được cập nhật theo thời gian thực tại mọi địa điểm
- Tổ chức mỗi cơ sở một thư viện riêng, tất cả đều được phân bổ và giám sát từ một nơi
