Sådan opdaterer Child & Family Services SDS på tværs af 40 programmer i realtid med SDS Manager
Den sociale organisation CAFS driver 40 programmer i Ballarat, Ararat, Daylesford og Bacchus Marsh — og holder alle lokationers kemiske sikkerhedsdata opdaterede uden en eneste printkørsel.
- Branche
- Sociale tilbud (non-profit)
- Lokation
- Ballarat-regionen, Victoria, Australien
- Omfang
- 280 medarbejdere · 40 programmer · inkl. 3 ungdomsbosteder og kontaktcentre
- Anvendte funktioner
- Lokationsbiblioteker · Medarbejdertickets · Automatiske SDS-opdateringer
- 40Programmer i ét SDS-system
- 280Medarbejdere på alle lokationer
- 4Lokalsamfund: Ballarat, Ararat, Daylesford, Bacchus Marsh
- 5/5Kundevurdering
Jeg skal ikke længere finde tid til at tage ud til hver enkelt lokation, printe dokumentet og opdatere hæftet, hver gang der kommer et nyt produkt.
Child & Family Services driver 40 programmer i Ballarat, Ararat, Daylesford og Bacchus Marsh — heriblandt tre ungdomsbosteder og kontaktcentre — med 280 medarbejdere, der hver dag støtter lokalsamfundet. Ansvaret for at holde de kemiske sikkerhedsoplysninger opdaterede på hver eneste af de lokationer ligger hos Tarryn Miller, organisationens OHS Wellbeing Lead.
I lang tid betød det jagt på papir i fire byer: hvert nyt produkt på en lokation betød, at der skulle findes tid til at køre derud, printe dokumentet og opdatere hæftet i hånden. Her er, hvad der ændrede sig.
Udfordringen
- 1Så mange kemikalier på så mange lokationer; det var en konstant kamp at holde styr på dem alle
- 2Hvert nyt produkt på listen betød, at der skulle findes tid til at opdatere dokumentationen
- 3Opdateringer betød en tur ud til hver lokation, print af dokumentet og opdatering af hæftet i hånden
Løsningen: alle lokationer opdaterede fra ét skrivebord
Separate biblioteker for hver lokation, tickets fra medarbejderne ude i marken og SDS, der opdaterer sig selv — i realtid.
Adskilte lokationer, ét system
Hver programlokation har sit eget bibliotek i ét fælles system. Tarryn styrer dem alle fra ét sted — ingen lokation glemt, intet hæfte ude af trit.
Tickets fra frontlinjen
Når et nyt produkt ankommer til en lokation, opretter medarbejderne en ticket. Tarryn tildeler den, SDS'et lægges elektronisk i lokationens bibliotek, og ingen venter på næste besøg.
Opdateringer i realtid
SDS opdateres automatisk i samme øjeblik, nye versioner gælder. Det er den aktualitet i realtid, som ifølge Tarryn hjælper CAFS mest på compliance-siden.
Resultatet: fire byer, nul printkørsler
Gevinsten ses i Tarryns kalender, i hæftet på hver lokation og i organisationens compliance.
- Tid sparet opdateringer sker elektronisk — ingen ture ud til lokationerne for at printe og udskifte dokumenter
- Dækning medarbejdere i alle 40 programmer melder nye produkter ind via ticket den dag, de ankommer
- Compliance SDS-oplysninger opdateres i realtid på alle lokationer
- Organisering separate biblioteker for hver lokation, alle tildelt og overvåget fra ét sted
