Näin Child & Family Services päivittää SDS:t 40 ohjelmassa reaaliajassa SDS Managerilla
Sosiaalipalvelujärjestö CAFS pyörittää 40 ohjelmaa Ballaratissa, Araratissa, Daylesfordissa ja Bacchus Marshissa – ja pitää jokaisen toimipisteen kemikaaliturvallisuustiedot ajan tasalla ilman yhtäkään tulostuskierrosta.
- Toimiala
- Sosiaalipalvelut (voittoa tavoittelematon)
- Sijainti
- Ballaratin alue, Victoria, Australia
- Laajuus
- 280 työntekijää · 40 ohjelmaa · ml. 3 nuorisokotia ja tapaamiskeskusta
- Käytetyt ominaisuudet
- Toimipistekohtaiset kirjastot · Henkilöstön tiketit · Automaattiset SDS-päivitykset
- 40Ohjelmaa yhden SDS-järjestelmän piirissä
- 280Työntekijää kaikissa toimipisteissä
- 4Paikkakuntaa: Ballarat, Ararat, Daylesford, Bacchus Marsh
- 5/5Asiakasarvosana
Minun ei enää tarvitse raivata aikaa käydäkseni jokaisessa toimipisteessä, tulostaakseni asiakirjan ja päivittääkseni kansion aina, kun uusi tuote otetaan käyttöön.
Child & Family Services pyörittää 40 ohjelmaa Ballaratissa, Araratissa, Daylesfordissa ja Bacchus Marshissa – mukaan lukien kolme nuorisokotia ja tapaamiskeskusta – ja 280 työntekijää tukee yhteisöä joka päivä. Kemikaaliturvallisuustietojen pitäminen ajan tasalla jokaisessa näistä toimipisteistä on Tarryn Millerin, järjestön työterveys- ja hyvinvointipäällikön, vastuulla.
Pitkään se tarkoitti paperin perässä juoksemista neljässä kaupungissa: jokainen uusi tuote missä tahansa toimipisteessä vaati ajan raivaamista ajomatkalle, asiakirjan tulostamiseen ja kansion päivittämiseen käsin. Näin tilanne muuttui.
Haaste
- 1Niin paljon kemikaaleja niin monessa toimipisteessä – kaikkien hallinnassa pysyminen oli jatkuvaa taistelua
- 2Jokainen uusi listattu tuote tarkoitti ajan raivaamista tietojen päivittämiseen
- 3Päivitykset tarkoittivat käyntiä jokaisessa toimipisteessä, asiakirjan tulostamista ja kansion päivittämistä käsin
Ratkaisu: jokainen toimipiste ajan tasalla yhdeltä työpöydältä
Toimipistekohtaiset kirjastot, tiketit kentän henkilöstöltä ja SDS:t, jotka päivittyvät automaattisesti – reaaliajassa.
Erilliset toimipisteet, yksi järjestelmä
Jokaisella ohjelman toimipisteellä on oma kirjastonsa yhden yhteisen järjestelmän sisällä. Tarryn hallinnoi niitä kaikkia yhdestä paikasta – yksikään toimipiste ei jää jälkeen eikä yksikään kansio ole eri tahdissa.
Tiketit suoraan kentältä
Kun uusi tuote saapuu mihin tahansa toimipisteeseen, henkilöstö tekee tiketin. Tarryn kohdistaa sen, SDS siirtyy sähköisesti kyseisen toimipisteen kirjastoon, eikä kenenkään tarvitse odottaa seuraavaa käyntiä.
Päivitykset reaaliajassa
SDS:t päivittyvät automaattisesti heti, kun uusi versio astuu voimaan. Juuri tämä reaaliaikaisuus on Tarrynin mukaan se, jolla SDS Manager tukee CAFS:ää eniten vaatimustenmukaisuudessa.
Tulos: neljä kaupunkia, nolla tulostuskierrosta
Hyödyt näkyvät Tarrynin kalenterissa, jokaisen toimipisteen kansiossa ja järjestön vaatimustenmukaisuudessa.
- Ajansäästö päivitykset tapahtuvat sähköisesti – enää ei tarvitse ajaa toimipisteisiin tulostamaan ja vaihtamaan asiakirjoja
- Kattavuus kaikkien 40 ohjelman työntekijät ilmoittavat uusista tuotteista tiketillä jo niiden saapumispäivänä
- Vaatimustenmukaisuus SDS-tiedot päivittyvät reaaliajassa jokaisessa toimipisteessä
- Järjestelmällisyys jokaisella toimipisteellä oma kirjasto, kaikki jaettuna ja valvottuna yhdestä paikasta
