Software voor EHS-compliancerapportage

Het verschil zit in wat u ermee doet: registratieplichtig letsel gaat op uw OSHA 300-logboek, terwijl meldingsplichtig letsel rechtstreeks bij OSHA moet worden gemeld. Registratieplichtig betekent dat het voldoet aan de registratiecriteria van OSHA — overlijden, verzuimdagen, aangepast werk of overplaatsing, medische behandeling verder dan eerste hulp, bewustzijnsverlies, of een significante diagnose door een bevoegde zorgverlener. Meldingsplichtig betekent een ernstige uitkomst: een dodelijk ongeval binnen 8 uur, en een ziekenhuisopname, amputatie of verlies van een oog binnen 24 uur. Elk meldingsplichtig letsel is ook registratieplichtig, maar het meeste registratieplichtige letsel is niet meldingsplichtig. In EHS Solutions by SDS Manager worden beide besluiten bij triage genomen, zodat de logboekregel en de meldtermijn vanuit dezelfde beoordeling starten.

EHS Solutions by SDS Manager produceert de OSHA 29 CFR 1904-registratieformulieren — 300, 300A en 301 plus een ITA-klare export — RIDDOR-meldingen in het Verenigd Koninkrijk, en kennisgevingen van meldingsplichtige incidenten onder de Australische WHS-wetgeving. Omdat meldingsdrempels per klant worden ingericht in een no-code regelengine, is dezelfde aanpak uit te breiden naar andere nationale regimes, de interne norm van uw groep, of wat uw verzekeraar ook vereist.

OSHA 300-logboeken moeten vijf jaar na het einde van het gedekte kalenderjaar worden bewaard, op grond van 29 CFR 1904.33. Dezelfde bewaartermijn van vijf jaar geldt voor de 300A-jaaroverzichten, de 301-incidentformulieren en de privacylijst. In die periode moet u het 300-logboek ook bijwerken als u een gemiste registratieplichtige zaak ontdekt; de 300A en 301 hoeven niet te worden bijgewerkt. In EHS Solutions by SDS Manager blijven bewaarde jaren als formulier te produceren in plaats van alleen als data te bekijken, en eerdere registraties komen bij de inrichting mee, zodat het vijfjarenoverzicht een systeemwissel overleeft.

Het OSHA 300A-jaaroverzicht moet worden gecertificeerd door een bestuurder van de onderneming en zichtbaar voor medewerkers worden opgehangen van 1 februari tot 30 april van het jaar volgend op het gedekte jaar. Daarnaast moet de elektronische indiening via de Injury Tracking Application van OSHA uiterlijk 2 maart binnen zijn. EHS Solutions by SDS Manager volgt beide datums per vestiging, zodat de certificering, de ophangperiode en de indiening elk als termijn verschijnen in plaats van als iets dat iemand moet onthouden.

Meldtermijnen starten wanneer op een zaak een ernstige uitkomst wordt vastgesteld, en in EHS Solutions by SDS Manager wordt de betreffende termijn automatisch aangemaakt en telt hij zichtbaar af op het dossier. Het telefoontje wordt vastgelegd met het gebelde kantoor en het ontvangen referentienummer, zodat een nagekomen verplichting permanent bewijs is en niet iemands herinnering. Is een ernstige zaak niet opgepakt, dan worden beheerders gewaarschuwd, want de termijn pauzeert niet in het weekend.

Nee — en wees voorzichtig met iedereen die het tegendeel beweert voor elke jurisdictie. EHS Solutions by SDS Manager produceert de ingevulde formulieren en, voor de elektronische indiening bij OSHA, een gevalideerd bestand dat klaar is om te uploaden. Het indienen zelf blijft van u, want dat is een juridische verklaring van uw organisatie.

TRIR en DART worden berekend uit uw vastgelegde zaken en de medewerkersuren die u invoert, op de standaardbasis van 200.000 uur. In EHS Solutions by SDS Manager worden uren van aannemers apart gerapporteerd in plaats van in uw cijfer te worden opgenomen, en omdat de cijfers uit dezelfde registraties komen als de formulieren, komen het getal dat u rapporteert en het logboek dat u een inspecteur zou overhandigen overeen.

Hebt u een rapportage nodig die wij nog niet hebben, dan bouwt ons team hem, meestal binnen een dag — een voorschrift dat wij niet hebben genoemd, de interne norm van uw groep, of een formaat dat uw verzekeraar voorschrijft. Het is geen bouwer die aan uw veiligheidskundige wordt overhandigd om te leren, en het wordt niet tegen consultancy-uren gefactureerd. Wettelijke formulieren zitten al in het systeem; alles daarbuiten is een verzoek, geen project.

Ja, één systeem kan locaties in verschillende landen aan, en dat is precies waarom de meldingsplicht van de software is losgekoppeld. Registraties worden per vestiging bijgehouden, wat de eenheid van OSHA is en niet die van het bedrijf — zo volgt elke locatie het regime en de drempels die voor haar gelden, houdt zij haar eigen logboek bij en certificeert zij haar eigen 300A, terwijl de groepscijfers toch samenkomen. Een Amerikaanse fabriek, een Brits depot en een Australische locatie hebben geen drie verschillende tools nodig.

Ja, uw bestaande OSHA 300-logboeken komen bij de inrichting mee. Spreadsheets, exports uit een vorig systeem of een gestructureerde import worden ingelezen als volledige jaren in plaats van losse zaken, zodat de bewaartermijn van vijf jaar die 1904.33 vereist niet wordt gesplitst tussen een oud en een nieuw systeem. De privacylijst verhuist mee met dezelfde scheiding die de regel vereist.

Een besluit over registratieplicht kan veranderen, en in EHS Solutions by SDS Manager is de wijziging een vastgelegd besluit en geen bewerking. Zij wordt met een reden aangevraagd en goedgekeurd door iemand anders dan de aanvrager, en zowel de oorspronkelijke als de herziene beoordeling blijven leesbaar — precies wat een doorgehaalde correctie hoort te bewaren.

Het hangt er direct mee samen, want EHS Solutions by SDS Manager is gebouwd door SDS Manager, waarvan het kernproduct een compliancedatabase voor chemicaliën en veiligheidsinformatiebladen is. Als een ziekte- of blootstellingszaak een stof betreft, staat het veiligheidsinformatieblad in hetzelfde systeem als het dossier dat het wettelijke formulier produceert, en niet in een aparte bibliotheek waar iemand in moet gaan zoeken. SDS Manager maakt deel uit van de NetPower-groep, met het hoofdkantoor in Noorwegen en vestigingen in de Verenigde Staten, Vietnam en Bangladesh.