Hoe Equipment Depot papieren SDS-ordners op 51 locaties uitfaseert met SDS Manager
Het bedrijf in intern transport had veiligheidsordners in elke vestiging in 23 staten en in elke servicebus. Nu vervangt een QR-code ze allemaal.
- Sector
- Intern transport: verkoop, service, verhuur & magazijndiensten
- Locatie
- 51 locaties in 23 Amerikaanse staten
- Omvang
- ~2.000 medewerkers
- Gebruikte functies
- Toegang via QR-code · SDS-bibliotheek · Locatiebibliotheken
- 51Locaties die van papieren ordners afstappen
- 23Staten in één SDS-systeem
- 2.000Medewerkers, van vestiging tot servicebus
- 5/5Klantbeoordeling
We kunnen de boeken wegdoen, die behoorlijk wat tijd kosten om samen te stellen en bij te werken — ze liggen op elke locatie en in de bussen van de monteurs.
Equipment Depot verkoopt, onderhoudt en verhuurt materieel voor intern transport in de hele Verenigde Staten; ongeveer 2.000 medewerkers werken vanuit 51 locaties in 23 staten, plus een vloot monteurs die elke dag onderweg is. Voor Lori Pavlichek, EHS Specialist van het bedrijf, zat de chemische veiligheidsdocumentatie in papieren ordners: één in elke vestiging en één in elke bus.
Ordners op die schaal raken onvermijdelijk achterop. Ze samenstellen kost tijd, ze bijwerken nog meer, en een handboek dat niet actueel is, doet zijn werk niet. Dit is wat er veranderde.
De uitdaging
- 1Papieren handboeken waren niet altijd actueel
- 2Ze beheren op 51 locaties in 23 staten was lastig
- 3Elke vestiging en elke servicebus had een eigen boek nodig, met de hand samengesteld en bijgehouden
De oplossing: een QR-code in plaats van een ordner
Eén scan geeft elke medewerker, in elke vestiging of bus, de actuele SDS-bibliotheek zonder dat er iets samengesteld hoeft te worden.
Ordners eruit, QR-codes erin
Lori’s favoriete functie is de QR-code. Opgehangen waar vroeger de ordner lag, opent één scan de actuele SDS-bibliotheek van de locatie op elke telefoon — altijd de nieuwste versie, nooit een pagina om te vervangen.
Elke vestiging, elke bus
De ordners die het lastigst actueel te houden waren, stonden op wielen. Nu de bibliotheek online staat, heeft een monteur in het veld dezelfde actuele toegang als de receptie op het hoofdkantoor — op alle 51 locaties en in 23 staten.
Handen vrij
De mensen die de ordners actueel moesten houden, besteden die tijd nu aan andere taken. De onderhoudslast werd niet kleiner — die verdween.
Het resultaat: elke locatie actueel, geen boeken meer samenstellen
Equipment Depot staat nog aan het begin van de uitrol en het ordnertijdperk loopt nu al ten einde.
- Tijdwinst geen boeken meer samenstellen en bijwerken voor elke locatie en elke bus
- Efficiëntie medewerkers die de ordners bijhielden, werken nu aan andere taken
- Compliance op de vraag waar SDS Manager compliance het meest ondersteunt, antwoordde Lori: “Alles!”
- Toegang één QR-scan vervangt de ordner in elke vestiging en in elke bus
