Question 1

Phần mềm CAPA là gì?

Accepted Answer

Phần mềm CAPA theo dõi phần việc phát sinh từ các vấn đề — hành động khắc phục và phòng ngừa — từ lúc được mở cho đến khi trở thành một hồ sơ đã xác minh và đã đóng. Ở EHS Solutions by SDS Manager, việc này diễn ra trong cùng hệ thống với sự cố, điều tra, đánh giá và rủi ro, nên một hành động luôn đi kèm phát hiện đã sinh ra nó, thay vì nằm trong một công cụ theo dõi riêng.

Question 2

Hành động khắc phục và hành động phòng ngừa khác nhau thế nào?

Accepted Answer

Khác biệt giữa hành động khắc phục và hành động phòng ngừa là vấn đề đã xảy ra hay chưa. Hành động khắc phục sửa điều đã xảy ra và ngăn nó tái diễn. Hành động phòng ngừa xử lý điều chưa xảy ra: xu hướng giữa các cơ sở, mối nguy được báo cáo, những rủi ro mà biện pháp kiểm soát không giữ nổi. Ở EHS Solutions by SDS Manager, cả hai chạy cùng một luồng — cùng người phụ trách, hạn chót, leo thang và xác minh độc lập — nhưng được đếm riêng trong báo cáo, vì một chương trình mà mọi thứ đều là khắc phục là một chương trình chỉ biết phản ứng.

Question 3

Người thực hiện công việc có thể tự phê duyệt không?

Accepted Answer

Không, người thực hiện công việc không thể tự phê duyệt. Người phụ trách và người xác minh luôn là hai người khác nhau. Vai trò nào được làm người xác minh là do quý vị quy định, nhưng bản thân sự tách bạch thì không phải tùy chọn: một biện pháp do chính người thực hiện xác nhận không phải là bằng chứng độc lập.

Question 4

Hành động có bắt buộc phải phát sinh từ sự cố không?

Accepted Answer

Không, hành động không bắt buộc phải phát sinh từ sự cố. Nó có thể mở từ một phát hiện điều tra, từ một sự cố hay vụ suýt xảy ra, từ một hạng mục kiểm tra không đạt, từ một lần kiểm tra bảo trì hoặc hiệu chuẩn không đạt, từ một rủi ro trong sổ đăng ký — hoặc được tạo độc lập như phần việc phòng ngừa cho một xu hướng. Tất cả đều đổ vào cùng một danh sách hành động, chứ không phải bốn công cụ khác nhau.

Question 5

Người phụ trách công việc được thông báo thế nào?

Accepted Answer

Người phụ trách công việc nhận email và thông báo trên điện thoại khi được giao việc, và nhận lại khi sắp đến hạn. Mỗi công việc trong một hành động có người phụ trách và hạn chót riêng, nên bảo trì, kỹ thuật và đào tạo tự cập nhật phần của mình mà không phải qua quản lý an toàn.

Question 6

Các bộ phận khác nhau có thể phụ trách các phần khác nhau của cùng một hành động không?

Accepted Answer

Có, các bộ phận khác nhau có thể phụ trách các phần khác nhau của cùng một hành động. Mỗi công việc có người phụ trách và hạn chót riêng, nên bảo trì, kỹ thuật và đào tạo mỗi bên gánh phần của mình, trong khi trách nhiệm với cả hành động vẫn thuộc về một người.

Question 7

Chuyện gì xảy ra khi một hành động quá hạn?

Accepted Answer

Khi một hành động quá hạn, nó tự leo thang thay vì nằm già đi trong một danh sách chẳng ai mở. Tiến độ nhích lên theo từng công việc được đóng, nên một hành động bị kẹt sẽ lộ ra ở tuần thứ hai chứ không phải ngày hết hạn, và phần việc bị trễ đến được người quản lý mà không cần ai nhắc.

Question 8

Có đáp ứng yêu cầu về hành động khắc phục của ISO 45001 không?

Accepted Answer

Có. Điều 10.2 của ISO 45001 yêu cầu ứng phó với sự cố hoặc sự không phù hợp, đánh giá nhu cầu hành động để loại bỏ nguyên nhân gốc rễ, thực hiện chúng, xem xét xem chúng có hiệu lực hay không, và lưu giữ thông tin dạng văn bản về cả hành động đã thực hiện lẫn kết quả. Ở EHS Solutions by SDS Manager, việc xem xét hiệu lực chính là bước xác minh, do người khác chứ không phải người đã làm công việc thực hiện, và hồ sơ đó không thể viết lại về sau.

Question 9

Chúng tôi có thể dùng nó để theo dõi các nhiệm vụ tuân thủ không?

Accepted Answer

Có, quý vị cũng có thể dùng nó cho các nhiệm vụ tuân thủ. Yêu cầu của cơ quan quản lý, phát hiện đánh giá và điều kiện chứng nhận đều được theo dõi tương tự — với người phụ trách, hạn chót, leo thang và việc đóng đã được xác minh — bên cạnh các hành động an toàn, chứ không nằm ở một danh sách riêng.

Question 10

Chúng tôi có thể chuyển danh sách hành động hiện có sang không?

Accepted Answer

Có, danh sách hành động hiện có của quý vị sẽ được chuyển sang khi triển khai. Bảng tính hoặc dữ liệu xuất từ hệ thống trước đó được nạp vào và giữ nguyên người phụ trách, hạn chót và trạng thái, nên phần việc đang dở không phải bắt đầu lại từ đầu, còn phần việc đã hoàn thành vẫn được giữ làm lịch sử.

Question 11

Quản lý hóa chất và SDS liên quan thế nào đến hành động khắc phục?

Accepted Answer

Liên quan trực tiếp, vì EHS Solutions by SDS Manager do SDS Manager xây dựng, mà sản phẩm cốt lõi của họ là cơ sở dữ liệu tuân thủ về hóa chất và phiếu an toàn hóa chất. Khi một hành động liên quan đến một chất — một biện pháp kiểm soát, một lần thay thế, một thay đổi về cách lưu trữ — phiếu an toàn hóa chất nằm cùng hệ thống với hành động đó, chứ không ở một thư viện riêng mà ai đó phải đi tìm. SDS Manager thuộc tập đoàn NetPower, trụ sở tại Na Uy, có văn phòng tại Hoa Kỳ, Việt Nam và Bangladesh.

Question 12

Triển khai mất bao lâu và cần gì từ đội ngũ của chúng tôi?

Accepted Answer

Triển khai mất vài ngày, và điều cần từ đội ngũ của quý vị là giải thích hiện nay hành động được mở, được nhắc và được đóng ra sao. Ở EHS Solutions by SDS Manager, mức ưu tiên, quy tắc hạn chót, điểm leo thang và vai trò phê duyệt do đội ngũ chúng tôi cấu hình trước khi vận hành. Không có phí triển khai, cũng không có giờ tư vấn nào phải mua.

Tình huống	Nền tảng EHS truyền thống	EHS Solutions by SDS Manager
Hành động đến hạn vào thứ Sáu, hôm nay là thứ Tư	Quý vị gửi email cho người phụ trách. Thư trả lời đến vào thứ Năm, hoặc không đến.	Tiến độ đã nhích theo từng công việc được đóng, nên chỗ dừng lại lộ ra từ tuần thứ hai và vẫn còn thời gian xử lý.
Người làm công việc nói rằng đã xong	Thế là đóng. Biện pháp được xác nhận bởi đúng người có động cơ nói rằng nó có tác dụng.	Việc phê duyệt chuyển sang người thứ hai. Người phụ trách không thể xác minh công việc của chính mình, còn vai trò nào được xác minh là do quý vị quy định.
Kiểm toán viên hỏi ai đã xác nhận biện pháp trụ được	Một dấu tích, một ngày tháng, và những gì ai đó còn nhớ.	Một cái tên, một ngày tháng và bằng chứng xác minh, trong một hồ sơ không thể viết lại về sau.

Phần mềm quản lý CAPA

Bớt thời gian chạy theo CAPA, thêm thời gian đóng chúng lại

Có một danh sách hành động thì dễ. Đóng nó lại một cách trung thực mới khó.

Điều gì thay đổi khi hành động tự nhắc chính mình.

Hành động tự nhắc

Luôn là hai người

Là cấu hình, không phải phát triển

Từ phát hiện đến biện pháp mà thật sự có người đã kiểm chứng

Biết trạng thái từng hành động mà không phải hỏi ai

Xác nhận biện pháp thật sự có tác dụng

Khắc phục điều chưa xảy ra

Thấy tất cả hành động đang mở mà không cần họp tiến độ

Hành động khắc phục và phòng ngừa là một phần của nền tảng

Phần mềm chính là hóa đơn

Câu hỏi thường gặp

Hãy mang theo danh sách hành động của quý vị