Cách Equipment Depot loại bỏ tập hồ sơ SDS giấy tại 51 địa điểm với SDS Manager
Công ty thiết bị nâng hạ này giữ tập hồ sơ an toàn tại mọi chi nhánh ở 23 bang và trên mọi xe kỹ thuật viên. Giờ đây một mã QR thay thế tất cả.
- Ngành
- Thiết bị nâng hạ: bán hàng, dịch vụ, cho thuê & dịch vụ kho vận
- Địa điểm
- 51 địa điểm tại 23 bang của Mỹ
- Quy mô
- ~2.000 nhân viên
- Tính năng sử dụng
- Truy cập bằng mã QR · Thư viện SDS · Thư viện theo địa điểm
- 51Địa điểm đang bỏ tập hồ sơ giấy
- 23Bang được bao phủ bởi một hệ thống SDS
- 2.000Nhân viên, từ chi nhánh đến xe dịch vụ
- 5/5Đánh giá của khách hàng
Chúng tôi có thể bỏ hẳn những cuốn sổ vốn tốn khá nhiều thời gian để lắp ghép và cập nhật — chúng có mặt ở mọi địa điểm và trên xe của các kỹ thuật viên.
Equipment Depot bán, bảo dưỡng và cho thuê thiết bị nâng hạ trên khắp nước Mỹ; khoảng 2.000 nhân viên làm việc tại 51 địa điểm ở 23 bang, cùng một đội kỹ thuật viên lưu động mỗi ngày. Với Lori Pavlichek, Chuyên viên EHS của công ty, hồ sơ an toàn hóa chất nằm trong các tập tài liệu giấy: một cuốn ở mỗi chi nhánh và một cuốn trên mỗi chiếc xe.
Tập hồ sơ ở quy mô đó luôn có cách để tụt lại phía sau. Lắp ghép chúng mất thời gian, cập nhật còn mất hơn, và một cuốn sổ tay không cập nhật thì không làm được việc của nó. Đây là những gì đã thay đổi.
Thách thức
- 1Sổ tay giấy không phải lúc nào cũng được cập nhật
- 2Quản lý chúng tại 51 địa điểm ở 23 bang là việc khó khăn
- 3Mỗi chi nhánh và mỗi xe kỹ thuật viên đều cần một cuốn riêng, lắp ghép và duy trì bằng tay
Giải pháp: một mã QR thay cho tập hồ sơ
Một lần quét mang đến cho bất kỳ nhân viên nào, ở bất kỳ chi nhánh hay chiếc xe nào, thư viện SDS hiện hành mà không phải lắp ghép gì.
Bỏ tập hồ sơ, dùng mã QR
Tính năng Lori yêu thích nhất là mã QR. Được dán ngay chỗ tập hồ sơ từng nằm, chỉ một lần quét là mở ra thư viện SDS hiện hành của địa điểm đó trên bất kỳ điện thoại nào — luôn là phiên bản mới nhất, không bao giờ phải thay trang.
Mọi chi nhánh, mọi chiếc xe
Những tập hồ sơ khó cập nhật nhất là những cuốn nằm trên bánh xe. Với thư viện trực tuyến, một kỹ thuật viên ngoài hiện trường có quyền truy cập cập nhật y hệt quầy lễ tân ở trụ sở chính — trên toàn bộ 51 địa điểm và 23 bang.
Giải phóng nhân lực
Những người từng chịu trách nhiệm cập nhật tập hồ sơ nay dành thời gian đó cho các mảng trách nhiệm khác. Gánh nặng bảo trì không chỉ nhẹ đi — nó biến mất.
Kết quả: mọi địa điểm luôn cập nhật, không phải làm sổ
Equipment Depot mới ở giai đoạn đầu triển khai, và kỷ nguyên tập hồ sơ giấy đã đến hồi kết.
- Tiết kiệm thời gian không còn phải lắp ghép và cập nhật sổ cho từng địa điểm và từng chiếc xe
- Hiệu quả những nhân viên từng duy trì tập hồ sơ nay làm việc ở các mảng trách nhiệm khác
- Tuân thủ khi được hỏi SDS Manager hỗ trợ tuân thủ ở đâu nhiều nhất, câu trả lời của Lori là “Tất cả!”
- Truy cập một lần quét QR thay thế tập hồ sơ ở mọi chi nhánh và trên mọi chiếc xe
