Phần mềm báo cáo tuân thủ EHS

Khác biệt giữa thương tích phải ghi nhận và thương tích phải thông báo nằm ở chỗ quý vị làm gì với nó: thương tích phải ghi nhận vào sổ OSHA 300 của quý vị, còn thương tích phải thông báo thì phải báo trực tiếp cho OSHA. Phải ghi nhận nghĩa là nó đáp ứng tiêu chí ghi nhận của OSHA — tử vong, số ngày nghỉ việc, hạn chế công việc hoặc điều chuyển, điều trị y tế vượt quá sơ cứu, mất ý thức, hoặc một chẩn đoán đáng kể do nhân viên y tế có chứng chỉ đưa ra. Phải thông báo nghĩa là một hậu quả nghiêm trọng: tử vong trong 8 giờ, còn nhập viện điều trị, cụt chi hoặc mất một mắt trong 24 giờ. Mọi thương tích phải thông báo đều đồng thời phải ghi nhận, nhưng phần lớn thương tích phải ghi nhận thì không phải thông báo. Ở EHS Solutions by SDS Manager, cả hai quyết định đều được đưa ra ở khâu đánh giá ban đầu, nên mục ghi trong sổ và đồng hồ thông báo cùng khởi đi từ một quyết định.

EHS Solutions by SDS Manager tạo các biểu mẫu ghi nhận theo OSHA 29 CFR 1904 — 300, 300A và 301 cùng một bản xuất sẵn sàng cho ITA — các báo cáo RIDDOR ở Vương quốc Anh, và thông báo sự việc phải thông báo theo luật WHS của Úc. Vì các ngưỡng phải báo cáo được cấu hình theo từng khách hàng trong một bộ máy gói quy tắc không cần lập trình, cách làm đó mở rộng được sang các chế độ quốc gia khác, chuẩn nội bộ của tập đoàn quý vị, hoặc bất cứ điều gì công ty bảo hiểm yêu cầu.

Theo 29 CFR 1904.33, sổ ghi OSHA 300 phải được giữ trong năm năm sau khi kết thúc năm dương lịch mà chúng phản ánh. Cùng thời hạn năm năm ấy áp dụng cho các bản tổng hợp năm 300A, các mẫu báo cáo 301 và danh sách vụ có yếu tố riêng tư. Trong thời gian đó, quý vị cũng phải cập nhật sổ ghi 300 nếu phát hiện một vụ phải ghi nhận đã bỏ sót, dù 300A và 301 thì không bắt buộc cập nhật. Ở EHS Solutions by SDS Manager, các năm đã lưu không chỉ xem được như dữ liệu mà còn tạo được thành biểu mẫu, và hồ sơ trước đây được chuyển sang khi triển khai, nên khung nhìn năm năm vẫn sống sót qua một lần đổi hệ thống.

Bản tổng hợp năm OSHA 300A phải được một lãnh đạo công ty chứng thực và niêm yết ở nơi người lao động nhìn thấy, từ ngày 1 tháng 2 đến ngày 30 tháng 4 của năm kế tiếp năm mà nó phản ánh. Riêng việc nộp điện tử qua Injury Tracking Application của OSHA có hạn là ngày 2 tháng 3. EHS Solutions by SDS Manager theo dõi cả hai mốc theo từng cơ sở, nên việc chứng thực, thời gian niêm yết và việc nộp đều hiện ra dưới dạng hạn chót, chứ không phải thứ ai đó phải nhớ.

Hạn thông báo bắt đầu khi một hậu quả nghiêm trọng được xác định trên một vụ việc, và ở EHS Solutions by SDS Manager, chiếc đồng hồ tương ứng được tạo tự động và đếm ngược ngay trên hồ sơ, nơi mọi người nhìn thấy. Việc gọi điện được ghi nhận kèm cơ quan đã liên hệ và mã tham chiếu nhận được, nên một nghĩa vụ đã hoàn tất là bằng chứng vĩnh viễn chứ không phải trí nhớ của ai đó. Nếu một vụ nghiêm trọng chưa có ai nhận, quản trị viên sẽ được cảnh báo, vì đồng hồ không dừng lại vì cuối tuần.

Không — và hãy cẩn thận với bất kỳ ai tuyên bố ngược lại cho mọi khu vực pháp lý. EHS Solutions by SDS Manager tạo ra biểu mẫu đã điền và, với phần nộp điện tử của OSHA, một tệp đã kiểm chuẩn sẵn sàng để tải lên. Bản thân việc nộp vẫn thuộc về quý vị, vì đó là một tuyên bố pháp lý của tổ chức quý vị.

TRIR và DART được tính từ các vụ đã ghi nhận và số giờ công nhân viên quý vị nhập vào, theo cơ sở chuẩn 200.000 giờ. Ở EHS Solutions by SDS Manager, giờ công nhà thầu được báo cáo riêng chứ không gộp vào chỉ số của quý vị, và vì các chỉ số lấy từ chính những hồ sơ tạo ra biểu mẫu, con số quý vị báo cáo và sổ ghi quý vị đưa cho thanh tra viên trùng khớp nhau.

Nếu quý vị cần một báo cáo mà chúng tôi chưa có, đội ngũ chúng tôi sẽ dựng nó, thường trong vòng một ngày — có thể là một quy định chúng tôi chưa liệt kê, chuẩn nội bộ của tập đoàn quý vị, hoặc một định dạng do công ty bảo hiểm quy định. Đó không phải một công cụ dựng biểu mẫu giao lại cho quản lý an toàn của quý vị tự học, và cũng không bị trừ vào giờ tư vấn. Các biểu mẫu pháp định đã có sẵn trong hệ thống; mọi thứ ngoài chúng là một yêu cầu, không phải một dự án.

Có, một hệ thống xử lý được các cơ sở ở nhiều quốc gia, và đó chính là ý nghĩa của việc tách việc phải báo cáo ra khỏi phần mềm. Hồ sơ được giữ theo từng cơ sở — đơn vị của OSHA, chứ không phải của cả công ty — nên mỗi cơ sở theo chế độ và ngưỡng áp dụng cho mình, giữ sổ ghi riêng và chứng thực bản 300A của mình, trong khi các con số cấp tập đoàn vẫn gộp lên. Một nhà máy ở Mỹ, một kho ở Anh và một cơ sở ở Úc không cần ba công cụ khác nhau.

Có, sổ ghi OSHA 300 hiện có của quý vị sẽ được chuyển sang khi triển khai. Bảng tính, dữ liệu xuất từ hệ thống trước đó hoặc một lần nhập có cấu trúc được đưa vào theo từng năm trọn vẹn chứ không phải từng vụ rời rạc, nên thời hạn lưu trữ năm năm mà 1904.33 yêu cầu không bị chia đôi giữa hệ thống cũ và mới. Danh sách vụ có yếu tố riêng tư cũng chuyển sang với đúng cách tách bạch mà quy định đòi hỏi.

Một quyết định về việc phải ghi nhận là có thể thay đổi, và ở EHS Solutions by SDS Manager, thay đổi đó là một quyết định được ghi nhận, chứ không phải một lần chỉnh sửa. Nó được nêu ra kèm lý do và được phê duyệt bởi người khác chứ không phải người đề nghị, trong khi cả quyết định ban đầu lẫn quyết định đã điều chỉnh đều còn đọc được — đúng là thứ mà một lần đính chính bằng cách gạch bỏ phải giữ lại.

Liên quan trực tiếp, vì EHS Solutions by SDS Manager do SDS Manager xây dựng, mà sản phẩm cốt lõi của họ là cơ sở dữ liệu tuân thủ về hóa chất và phiếu an toàn hóa chất. Khi một vụ bệnh nghề nghiệp hoặc phơi nhiễm liên quan đến một chất, phiếu an toàn hóa chất nằm cùng hệ thống với chính hồ sơ tạo ra biểu mẫu pháp định, chứ không ở một thư viện riêng mà ai đó phải đi tìm. SDS Manager thuộc tập đoàn NetPower, trụ sở tại Na Uy, có văn phòng tại Hoa Kỳ, Việt Nam và Bangladesh.