Question 1

Ce este software-ul de raportare a conformității SSM?

Accepted Answer

Software-ul de raportare a conformității SSM transformă evidențele de securitate pe care echipa dumneavoastră le ține deja în rezultatul oficial cerut de autorități — registrul de evidență, sinteza anuală, formularele de raport de incident, notificările — și urmărește termenele atașate lor. EHS Solutions by SDS Manager face asta direct din înregistrarea incidentului. Alternativa este transcrierea: reintroducerea unor informații deja cunoscute în formate prescrise, de obicei târziu și de obicei sub presiune.

Question 2

Care este diferența dintre o vătămare înregistrabilă și una raportabilă?

Accepted Answer

Diferența dintre o vătămare înregistrabilă și una raportabilă este ce faceți cu ea: o vătămare înregistrabilă intră în registrul dumneavoastră OSHA 300, în timp ce o vătămare raportabilă trebuie notificată direct la OSHA. Înregistrabilă înseamnă că îndeplinește criteriile OSHA de înregistrare — deces, zile de absență de la muncă, muncă restricționată sau transfer, tratament medical dincolo de primul ajutor, pierderea cunoștinței sau un diagnostic semnificativ pus de un cadru medical autorizat. Raportabilă înseamnă o consecință gravă: deces în 8 ore, iar internare, amputare sau pierderea unui ochi în 24 de ore. Orice vătămare raportabilă este și înregistrabilă, dar majoritatea celor înregistrabile nu sunt raportabile. În EHS Solutions by SDS Manager, ambele decizii se iau la evaluarea inițială, deci înscrierea în registru și cronometrul de notificare pornesc din aceeași decizie.

Question 3

Pentru ce reglementări produce formulare EHS Solutions by SDS Manager?

Accepted Answer

EHS Solutions by SDS Manager produce formularele de evidență OSHA 29 CFR 1904 — 300, 300A și 301, plus un export pregătit pentru ITA — rapoarte RIDDOR în Marea Britanie și notificări de eveniment notificabil conform legislației WHS din Australia. Pentru că pragurile de raportare sunt configurate pe client într-un motor de pachete de reguli fără cod, aceeași abordare se extinde la alte regimuri naționale, la standardul intern al grupului dumneavoastră sau la orice cere asigurătorul.

Question 4

Cât timp trebuie păstrate registrele OSHA 300?

Accepted Answer

Registrele OSHA 300 trebuie păstrate cinci ani după încheierea anului calendaristic pe care îl acoperă, conform 29 CFR 1904.33. Aceeași perioadă de cinci ani se aplică sintezelor anuale 300A, formularelor de raport 301 și listei cazurilor cu date sensibile. În acest interval trebuie să actualizați și registrul 300 dacă descoperiți un caz înregistrabil pe care l-ați omis, deși 300A și 301 nu trebuie actualizate. În EHS Solutions by SDS Manager, anii păstrați rămân generabili ca formulare, nu doar consultabili ca date, iar evidențele anterioare sunt aduse la implementare, deci vederea pe cinci ani supraviețuiește unei schimbări de sistem.

Question 5

Când este termenul de afișare a formularului OSHA 300A?

Accepted Answer

Sinteza anuală OSHA 300A trebuie certificată de un director al companiei și afișată acolo unde o pot vedea angajații, între 1 februarie și 30 aprilie ale anului următor celui pe care îl acoperă. Separat, depunerea electronică prin Injury Tracking Application al OSHA are termen 2 martie. EHS Solutions by SDS Manager urmărește ambele date pe fiecare unitate, deci certificarea, perioada de afișare și depunerea apar ca termene, nu ca ceva ce trebuie să își amintească cineva.

Question 6

Cum funcționează termenele de notificare?

Accepted Answer

Termenele de notificare pornesc când o consecință gravă este identificată pe un caz, iar în EHS Solutions by SDS Manager cronometrul relevant este creat automat și numără invers chiar pe înregistrare, unde îl pot vedea oamenii. Apelul este consemnat cu instituția contactată și numărul de referință primit, deci o obligație îndeplinită este o dovadă permanentă, nu amintirea cuiva. Dacă un caz grav nu a fost preluat, administratorii sunt alertați, pentru că cronometrul nu se oprește pentru weekend.

Question 7

Depune EHS Solutions by SDS Manager la autoritate în locul nostru?

Accepted Answer

Nu — și fiți precauți cu oricine susține contrariul pentru toate jurisdicțiile. EHS Solutions by SDS Manager produce formularele completate și, pentru depunerea electronică OSHA, un fișier validat, gata de încărcat. Depunerea propriu-zisă rămâne la dumneavoastră, pentru că este o declarație juridică a organizației dumneavoastră.

Question 8

Cum se calculează TRIR și DART?

Accepted Answer

TRIR și DART se calculează din cazurile înregistrate și din orele de muncă ale angajaților pe care le introduceți, folosind baza standard de 200.000 de ore. În EHS Solutions by SDS Manager, orele contractorilor se raportează separat, nu se contopesc în rata dumneavoastră, iar pentru că ratele vin din aceleași evidențe ca formularele, cifra pe care o raportați și registrul pe care l-ați preda unui inspector coincid.

Question 9

Ce facem dacă avem nevoie de un raport pe care nu îl aveți deja?

Accepted Answer

Dacă aveți nevoie de un raport pe care nu îl avem deja, îl construiește echipa noastră, de obicei într-o zi — o reglementare pe care nu am enumerat-o, standardul intern al grupului dumneavoastră sau un format impus de asigurător. Nu este un constructor predat responsabilului dumneavoastră SSM ca să îl învețe și nu se scade din ore de consultanță. Formularele oficiale sunt deja în sistem; orice trece dincolo de ele este o solicitare, nu un proiect.

Question 10

Poate un singur sistem să acopere amplasamente din țări diferite?

Accepted Answer

Da, un singur sistem poate acoperi amplasamente din țări diferite, iar acesta este rostul separării caracterului raportabil de software. Evidențele se țin pe unitate — care este unitatea OSHA, nu compania — deci fiecare amplasament urmează regimul și pragurile care i se aplică, își ține propriul registru și își certifică propriul 300A, în timp ce cifrele la nivel de grup se consolidează totuși. O fabrică din SUA, un depozit din Marea Britanie și un amplasament din Australia nu au nevoie de trei instrumente diferite.

Question 11

Putem aduce registrele OSHA 300 existente?

Accepted Answer

Da, registrele dumneavoastră OSHA 300 existente sunt aduse la implementare. Tabelele, exporturile dintr-un sistem anterior sau un import structurat sunt aduse ca ani întregi, nu ca cazuri răzlețe, deci păstrarea de cinci ani cerută de 1904.33 nu se rupe între un sistem vechi și unul nou. Lista cazurilor cu date sensibile se mută cu aceeași separare pe care o cere regula.

Question 12

Ce se întâmplă dacă o decizie privind caracterul înregistrabil trebuie schimbată ulterior?

Accepted Answer

O decizie privind caracterul înregistrabil poate fi schimbată, iar în EHS Solutions by SDS Manager schimbarea este o decizie consemnată, nu o editare. Se ridică cu o motivare și se aprobă de altcineva decât cel care o cere, iar atât decizia inițială, cât și cea revizuită rămân lizibile — exact ce ar trebui să păstreze o corectură prin tăiere.

Question 13

Cum se leagă gestiunea substanțelor chimice și a FDS-urilor de raportarea de conformitate?

Accepted Answer

Se leagă direct, pentru că EHS Solutions by SDS Manager este creat de SDS Manager, al cărui produs principal este o bază de date de conformitate pentru substanțe chimice și fișe cu date de securitate. Când un caz de boală sau de expunere implică o substanță, fișa cu date de securitate se află în același sistem cu înregistrarea care produce formularul oficial, nu într-o bibliotecă separată pe care trebuie să o caute cineva. SDS Manager face parte din grupul NetPower, cu sediul în Norvegia și birouri în Statele Unite, Vietnam și Bangladesh.

Situație	Platforme SSM tradiționale	EHS Solutions by SDS Manager
Inspectorul vă cere registrul 300	Se generează din sistem, dacă deciziile privind caracterul înregistrabil au fost ținute la zi — ceea ce de multe ori înseamnă că a existat mai întâi o reconstrucție de final de an.	Se generează din evidențe așa cum sunt. Registrul nu a fost niciodată un exercițiu separat.
Aveți nevoie de un formular pe care sistemul nu îl are	Primiți un constructor. Configurarea lui este muncă tehnică și ajunge la responsabilul SSM sau într-un contract de servicii profesionale.	Îl construiește echipa noastră, de obicei într-o zi. Nu aveți nimic de configurat și nu se scade din ore de consultanță.
Se schimbă o reglementare sau un prag	O versiune pe care o așteptați sau o cerere de modificare pe care o plătiți.	Ne spuneți. A doua zi este activ.

Software de raportare a conformității SSM

Raportare de conformitate SSM, fără reconstrucția de la final de an

Fiecare jurisdicție vă dă o fereastră. Niciuna nu este lungă.

Ce se schimbă când formularul iese din înregistrare.

Regimurile dumneavoastră, configurate de noi

Fiecare amplasament după regulile lui

Depunerea rămâne la dumneavoastră

Tot ce cere autoritatea, gata înainte să ceară

Obțineți formularele fără să rescrieți nimic

Nu ratați niciodată o fereastră de notificare

TRIR și DART, calculate din evidențele dumneavoastră

Cinci ani de evidențe vin cu dumneavoastră

Raportarea de conformitate face parte din platformă

Software-ul este factura

Întrebări frecvente

Aduceți-ne registrul 300 de anul trecut