Question 1

Что такое ПО для отчётности по охране труда?

Accepted Answer

ПО для отчётности по охране труда превращает записи по безопасности, которые ваша команда уже ведёт, в официальный вывод, требуемый регуляторами, — учётный журнал, годовую сводку, формы отчётов о происшествиях, уведомления — и отслеживает привязанные к ним сроки. EHS Solutions by SDS Manager делает это из самой записи о происшествии. Альтернатива — переписывание: повторный ввод известной информации в предписанные форматы, обычно поздно и обычно под давлением.

Question 2

В чём разница между учитываемой и подлежащей уведомлению травмой?

Accepted Answer

Разница между учитываемой и подлежащей уведомлению травмой в том, что вы с ней делаете: учитываемая попадает в ваш журнал OSHA 300, а о подлежащей уведомлению нужно сообщить в OSHA напрямую. Учитываемая означает соответствие критериям учёта OSHA: смерть, дни нетрудоспособности, ограничение работы или перевод, медицинская помощь сверх первой, потеря сознания или значимый диагноз, поставленный лицензированным медицинским работником. Подлежащая уведомлению означает тяжёлый исход: смерть — в течение 8 часов, госпитализация, ампутация или потеря глаза — в течение 24 часов. Каждая подлежащая уведомлению травма также учитываемая, но большинство учитываемых уведомлению не подлежат. В EHS Solutions by SDS Manager оба решения принимаются при первичной оценке, поэтому запись в журнале и счётчик уведомления начинаются с одного и того же решения.

Question 3

Для каких норм EHS Solutions by SDS Manager формирует формы?

Accepted Answer

EHS Solutions by SDS Manager формирует учётные формы OSHA 29 CFR 1904 — 300, 300A и 301 плюс выгрузку для ITA — отчёты RIDDOR в Великобритании и уведомления об уведомляемых событиях по австралийскому законодательству WHS. Поскольку пороги отчётности настраиваются под каждого клиента в no-code движке наборов правил, тот же подход распространяется на другие национальные режимы, внутренний стандарт вашей группы или то, что требует ваш страховщик.

Question 4

Сколько нужно хранить журналы OSHA 300?

Accepted Answer

Журналы OSHA 300 нужно хранить пять лет после окончания календарного года, к которому они относятся, согласно 29 CFR 1904.33. Тот же пятилетний срок хранения применяется к годовым сводкам 300A, формам отчётов 301 и списку конфиденциальных случаев. В течение этого периода вы также обязаны обновлять журнал 300, если обнаружите пропущенный учитываемый случай, хотя 300A и 301 обновлять не требуется. В EHS Solutions by SDS Manager хранимые годы остаются доступными как формы, а не только как данные, и прошлые записи переносятся при внедрении, поэтому пятилетний обзор переживает смену системы.

Question 5

Когда крайний срок вывешивания OSHA 300A?

Accepted Answer

Годовая сводка OSHA 300A должна быть заверена руководителем компании и вывешена там, где её видят работники, с 1 февраля по 30 апреля года, следующего за отчётным. Отдельно электронная подача через Injury Tracking Application OSHA должна быть выполнена до 2 марта. EHS Solutions by SDS Manager отслеживает обе даты по каждому объекту, поэтому заверение, период вывешивания и подача появляются как сроки, а не как то, что кому-то нужно помнить.

Question 6

Как работают сроки уведомлений?

Accepted Answer

Сроки уведомлений начинаются, когда по случаю установлен тяжёлый исход, и в EHS Solutions by SDS Manager нужный счётчик создаётся автоматически и убывает прямо в записи, где его видно. Звонок фиксируется вместе с ведомством и полученным номером обращения, поэтому исполненная обязанность — это постоянное доказательство, а не чьё-то воспоминание. Если тяжёлый случай никто не взял, администраторы получают оповещение, потому что счётчик не останавливается на выходные.

Question 7

Подаёт ли EHS Solutions by SDS Manager отчётность регулятору за нас?

Accepted Answer

Нет — и остерегайтесь тех, кто утверждает обратное применительно ко всем юрисдикциям. EHS Solutions by SDS Manager формирует готовые формы и, для электронной подачи OSHA, проверенный файл, готовый к загрузке. Сама подача остаётся за вами, потому что это юридическая декларация вашей организации.

Question 8

Как рассчитываются TRIR и DART?

Accepted Answer

TRIR и DART рассчитываются из ваших учтённых случаев и введённых часов сотрудников по стандартной базе в 200 000 часов. В EHS Solutions by SDS Manager часы подрядчиков отчитываются отдельно, а не вливаются в ваш коэффициент, и поскольку коэффициенты берутся из тех же записей, что и формы, отчитываемая цифра и журнал, который вы предъявите инспектору, совпадают.

Question 9

Что если нам нужен отчёт, которого у вас нет?

Accepted Answer

Если вам нужен отчёт, которого у нас нет, его строит наша команда, обычно в течение дня: норма, которую мы не перечислили, внутренний стандарт вашей группы или формат, который задаёт ваш страховщик. Это не конструктор, переданный вашему руководителю по охране труда для освоения, и это не списывается с консультационных часов. Официальные формы уже в системе; всё сверх них — запрос, а не проект.

Question 10

Может ли одна система обслуживать площадки в разных странах?

Accepted Answer

Да, одна система может обслуживать площадки в разных странах, и в этом смысл отделения отчётности от софта. Записи ведутся по объектам — это единица OSHA, а не компания, — поэтому каждая площадка следует применимому к ней режиму и порогам, ведёт свой журнал и заверяет свою 300A, а групповые цифры всё равно сводятся. Заводу в США, складу в Великобритании и площадке в Австралии не нужны три разных инструмента.

Question 11

Можно ли перенести наши существующие журналы OSHA 300?

Accepted Answer

Да, ваши существующие журналы OSHA 300 переносятся при внедрении. Таблицы, выгрузки из прежней системы или структурированный импорт загружаются как целые годы, а не как россыпь случаев, поэтому пятилетнее хранение, требуемое 1904.33, не разрывается между старой и новой системой. Список конфиденциальных случаев переезжает с тем же разделением, которого требует правило.

Question 12

Что если решение об учётности нужно изменить позже?

Accepted Answer

Решение об учётности может измениться, и в EHS Solutions by SDS Manager изменение оформляется как зафиксированное решение, а не как правка. Оно поднимается с обоснованием и утверждается не тем, кто его запросил, и при этом и первоначальное, и пересмотренное решения остаются читаемыми — а это ровно то, что должно сохранять исправление зачёркиванием.

Question 13

Как управление химикатами и ПБ связано с отчётностью по соответствию?

Accepted Answer

Связано напрямую, потому что EHS Solutions by SDS Manager создан компанией SDS Manager, чей основной продукт — база данных по химикатам и паспортам безопасности. Когда случай заболевания или воздействия связан с веществом, паспорт безопасности находится в той же системе, что и запись, порождающая официальную форму, а не в отдельной библиотеке, куда нужно идти искать. SDS Manager входит в группу NetPower со штаб-квартирой в Норвегии и офисами в США, Вьетнаме и Бангладеш.

Ситуация	Традиционные EHS-платформы	EHS Solutions by SDS Manager
Инспектор запрашивает ваш журнал 300	Формируется из системы, если решения об учётности поддерживались в актуальном состоянии, — а это часто означает, что сначала была пересборка в конце года.	Формируется из записей как есть. Журнал никогда не был отдельным упражнением.
Нужна форма, которой нет в системе	Вам дают конструктор. Его настройка — техническая работа, и она ложится на руководителя по охране труда или превращается в контракт на профессиональные услуги.	Её строит наша команда, обычно в течение дня. Вам нечего настраивать, и ничего не списывается с консультационных часов.
Меняется норма или порог	Ждать релиза или платить за запрос на изменение.	Вы говорите нам. На следующий день это работает.

ПО для отчётности по охране труда

Отчётность по охране труда — без пересборки в конце года

Каждая юрисдикция даёт вам окно. Ни одно из них не длинное.

Что меняется, когда форма выходит из записи.

Ваши режимы, настроенные нами

Каждая площадка по своим правилам

Подача остаётся за вами

Всё, что запросит регулятор, — готово до запроса

Получать формы, ничего не перепечатывая

Никогда не пропустить окно уведомления

TRIR и DART, рассчитанные из ваших записей

Пять лет записей переезжают вместе с вами

Отчётность по соответствию — часть платформы

Программное обеспечение — это и есть счёт

Часто задаваемые вопросы

Принесите прошлогодний журнал 300