TTO vastavusaruandluse tarkvara

Registreeritava ja teatamiskohustusliku vigastuse vahe on selles, mida te sellega teete: registreeritav vigastus läheb teie OSHA 300 registrisse, teatamiskohustuslikust vigastusest tuleb aga otse OSHA-le teatada. Registreeritav tähendab, et see vastab OSHA arvestuskriteeriumidele — surm, töölt eemaloleku päevad, piiratud töö või üleviimine, esmaabist kaugemale minev ravi, teadvusekaotus või litsentseeritud tervishoiutöötaja oluline diagnoos. Teatamiskohustuslik tähendab rasket tagajärge: surm 8 tunni jooksul ning haiglaravi, amputatsioon või silma kaotus 24 tunni jooksul. Iga teatamiskohustuslik vigastus on ka registreeritav, kuid enamik registreeritavaid vigastusi ei ole teatamiskohustuslikud. EHS Solutions by SDS Manageris tehakse mõlemad otsused esmasel hindamisel, nii et registrikanne ja teavitamiskell algavad ühest ja samast otsusest.

EHS Solutions by SDS Manager koostab OSHA 29 CFR 1904 arvestusvorme — 300, 300A ja 301 ning ITA-valmis ekspordi — RIDDOR-i aruandeid Ühendkuningriigis ja teatamiskohustuslike juhtumite teateid Austraalia WHS-i õigusaktide alusel. Kuna teatamiskohustuse lävendid seadistatakse iga kliendi jaoks koodivabas reeglipakettide mootoris, laieneb sama lähenemine muudele riiklikele režiimidele, teie grupi sisestandardile või sellele, mida teie kindlustusandja nõuab.

OSHA 300 registreid tuleb 29 CFR 1904.33 järgi säilitada viis aastat pärast kalendriaasta lõppu, mida need katavad. Sama viie aasta säilitamine kehtib 300A aastakokkuvõtete, 301 aruandevormide ja privaatsusjuhtumite loendi kohta. Selle perioodi jooksul tuleb 300 registrit ka uuendada, kui avastate vahele jäänud registreeritava juhtumi, kuigi 300A ja 301 ei pea uuendama. EHS Solutions by SDS Manageris jäävad säilitatud aastad vormidena koostatavaks, mitte ainult andmetena vaadatavaks, ja varasemad kirjed tuuakse juurutamisel kaasa, nii et viie aasta vaade jääb süsteemivahetusest üle.

OSHA 300A aastakokkuvõtte peab kinnitama ettevõtte juht ja see tuleb välja panna kohta, kus töötajad seda näevad, 1. veebruarist 30. aprillini aastal, mis järgneb kaetavale aastale. Eraldi on elektroonilise esitamise tähtaeg OSHA Injury Tracking Applicationi kaudu 2. märts. EHS Solutions by SDS Manager jälgib mõlemat kuupäeva iga tegevusüksuse kohta, nii et kinnitamine, väljapaneku periood ja esitamine ilmuvad tähtaegadena, mitte millegina, mida keegi peab meeles pidama.

Teavitamistähtajad algavad siis, kui juhtumi juures tuvastatakse raske tagajärg, ja EHS Solutions by SDS Manageris luuakse vastav kell automaatselt ning see loeb tagasi otse kirjes, kus inimesed seda näevad. Kõne tegemine salvestatakse koos kontakteeritud asutuse ja saadud viitenumbriga, nii et täidetud kohustus on püsiv tõend, mitte kellegi mälestus. Kui rasket juhtumit pole keegi üle võtnud, saavad administraatorid hoiatuse, sest kell ei peatu nädalavahetuse pärast.

Ei — ja olge ettevaatlik kõigiga, kes väidavad vastupidist kõigi jurisdiktsioonide kohta. EHS Solutions by SDS Manager koostab täidetud vormid ja OSHA elektroonilise esitamise jaoks valideeritud faili, mis on üleslaadimiseks valmis. Esitamine ise jääb teile, sest see on teie organisatsiooni õiguslik deklaratsioon.

TRIR ja DART arvutatakse teie registreeritud juhtumitest ja teie sisestatud töötajate tundidest, kasutades standardset 200 000 tunni alust. EHS Solutions by SDS Manageris esitatakse töövõtjate tunnid eraldi, mitte ei sulatata teie määra sisse, ja kuna näitajad tulevad samadest kirjetest nagu vormid, klapivad arv, mille te esitate, ja register, mille inspektorile üle annaksite.

Kui vajate aruannet, mida meil veel ei ole, ehitab selle meie meeskond, tavaliselt ühe päevaga — õigusnorm, mida me pole loetlenud, teie grupi sisestandard või vorming, mille teie kindlustusandja määrab. See ei ole koostaja, mis antakse teie töökeskkonnajuhile selgeks õppimiseks, ja seda ei arvestata maha konsultatsioonitundidest. Ametlikud vormid on juba süsteemis; kõik sellest kaugemale minev on taotlus, mitte projekt.

Jah, üks süsteem suudab hallata tegevuskohti eri riikides ja just selleks eristataksegi teatamiskohustus tarkvarast. Kirjeid peetakse tegevusüksuste kaupa — see on OSHA üksus, mitte ettevõte — nii et iga tegevuskoht järgib režiimi ja lävendeid, mis tema kohta kehtivad, peab oma registrit ja kinnitab oma 300A, samas kui grupi tasandi arvud summeeruvad ikkagi kokku. Tehas USA-s, ladu Ühendkuningriigis ja tegevuskoht Austraalias ei vaja kolme eri tööriista.

Jah, teie olemasolevad OSHA 300 registrid tuuakse juurutamisel kaasa. Tabelid, varasema süsteemi eksportfailid või struktureeritud import tuuakse sisse tervete aastatena, mitte laialipillutud juhtumitena, nii et 1904.33 nõutav viie aasta säilitamine ei jaotu vana ja uue süsteemi vahel. Privaatsusjuhtumite loend liigub kaasa sama lahususega, nagu reegel nõuab.

Registreeritavuse otsust saab muuta ja EHS Solutions by SDS Manageris on see muudatus salvestatud otsus, mitte redigeerimine. See algatatakse põhjendusega ja kinnitab keegi muu kui see, kes seda taotleb, kusjuures nii algne kui ka muudetud otsus jäävad loetavaks — just seda peakski läbikriipsutamisega parandus säilitama.

See on otseselt seotud, sest EHS Solutions by SDS Manageri loob ettevõte SDS Manager, mille põhitoode on kemikaalide ja ohutuskaartide vastavusandmebaas. Kui haigus- või kokkupuutejuhtum puudutab mõnda ainet, on ohutuskaart samas süsteemis kui kirje, millest ametlik vorm sünnib, mitte eraldi teegis, mida keegi peab otsima. SDS Manager kuulub NetPoweri gruppi, mille peakorter on Norras ning kontorid USA-s, Vietnamis ja Bangladeshis.