Software de relatórios de conformidade EHS

Relatórios de conformidade EHS, sem a reconstrução de fim de ano

Um registo de lesões e doenças que produz os seus próprios formulários — OSHA 300, 300A e 301, participações RIDDOR, notificações WHS — com prazos de notificação que arrancam sozinhos e índices calculados à medida que avança.

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Equipa de segurança e conformidade a analisar relatórios
Confiado porMais de 10.000 gestores de segurança

Cada jurisdição dá-lhe uma janela. Nenhuma é longa.

Nos EUA, o 29 CFR 1904.40 dá-lhe quatro horas úteis para apresentar os registos de lesões assim que um inspetor os pede. Uma lesão especificada pelo RIDDOR é participada sem demora. A legislação WHS australiana exige notificação imediata. O formulário tem de existir antes de a janela abrir.

Também designado por
Software de registo OSHA, software de participação de lesões e doenças, software de participação RIDDOR
Formulários produzidos
OSHA 300, 300A e 301 com exportação pronta para ITA, participações RIDDOR, notificações de incidentes notificáveis WHS
Quem submete
O cliente. Nós produzimos os formulários preenchidos e o ficheiro ITA validado — a declaração continua a ser sua.
A diferença

O que muda quando o formulário nasce do registo.

Um regulador que peça os seus registos de lesões não espera enquanto os compõe, e um desfecho grave inicia o seu prazo de notificação quer alguém tenha reparado quer não. O formulário tem de existir antes de a janela abrir.

Plataformas EHS tradicionais compared with EHS Solutions by SDS Manager
SituaçãoPlataformas EHS tradicionaisEHS Solutions by SDS Manager
O inspetor pede o seu registo 300Gerado a partir do sistema, se as decisões sobre carácter registável tiverem sido mantidas atualizadas — o que muitas vezes significa que houve antes uma reconstrução de fim de ano.Gerado a partir dos registos tal como estão. O registo nunca foi um exercício à parte.
Precisa de um formulário que o sistema não temRecebe um construtor. Configurá-lo é trabalho técnico, e acaba no responsável de segurança — ou numa avença de consultoria.A nossa equipa constrói-o, normalmente num dia. Nada para configurar do seu lado e nada faturado contra horas de consultoria.
Muda um regulamento ou um limiarUma versão pela qual esperar, ou um pedido de alteração a pagar.Diz-nos. No dia seguinte está em produção.

Cada instalação segue as regras que lhe são aplicáveis — uma fábrica norte-americana, um entreposto britânico e uma instalação australiana podem operar sob regimes diferentes num só sistema.

  • Os seus regimes, configurados por nós

    Limiares, formulários e prazos configurados para as suas instalações antes da entrada em produção.

  • Cada instalação com as suas regras

    Uma fábrica norte-americana, um entreposto britânico e uma instalação australiana, cada uma a seguir o que lhe é aplicável.

  • A submissão continua a ser sua

    Nós produzimos os formulários preenchidos e o ficheiro ITA validado. A declaração continua a ser sua.

Veja-o a funcionar sobre o seu próprio processo, não sobre um conjunto de dados de demonstração.Marcar uma demonstração
Funcionalidades

Tudo o que o regulador pede, pronto antes de o pedir

Os formulários legais, os prazos que lhes estão associados e os índices de sinistralidade que comunica — tudo elaborado a partir dos mesmos registos que a sua equipa já produziu.

Formulários legais

Obtenha os formulários sem voltar a escrever nada

A maior parte do trabalho de participação legal é transcrição: passar o que já se sabe para um formato prescrito, meses depois. Esse passo desaparece quando o formulário lê o caso diretamente.

  • Os formulários exigidos pela sua jurisdição OSHA 300, 300A e 301 com exportação preparada para o ITA, relatórios RIDDOR e notificações WHS.
  • A obrigação de registo decidida à medida que avança A relação com o trabalho fica resolvida na triagem enquanto os factos estão frescos, e o fecho do ano passa a ser uma revisão.
  • As correções aparecem como correções Altere um caso e o valor anterior continua visível, tal como as regras de registo exigem.
  • Casos com reserva de privacidade tratados como definido O nome é omitido do registo e guardado numa lista confidencial separada.
A lista de relatórios e o registo OSHA 300, gerados a partir dos casos registados
Prazos de notificação

Nunca perca uma janela de notificação

As janelas de notificação são curtas e arrancam quer alguém tenha reparado quer não — oito horas para um óbito, vinte e quatro para um internamento ou uma amputação. Um prazo que ninguém iniciou é a falha administrativa mais cara que existe.

  • Iniciado automaticamente, com contagem visível Assinale um desfecho grave e o prazo aparece no caso com o tempo restante.
  • O prazo certo para cada jurisdição As janelas norte-americanas para lesão grave, os prazos telefónico e escrito do RIDDOR, o período WHS, cada um como está definido.
  • A chamada fica registada no momento em que é feita O organismo, a referência e quem ligou, para que uma obrigação cumprida seja prova.
  • Nada fica à espera de alguém estar à secretária Os casos sem responsável escalam para os administradores, e o contador não para ao fim de semana.
Um registo de incidente com o prazo regulamentar em contagem decrescente
TRIR e DART

TRIR e DART, calculados a partir dos seus registos

TRIR e DART são reconstruídos numa folha de cálculo todos os trimestres, normalmente por uma só pessoa e normalmente de forma diferente de cada vez. Construídos a partir dos mesmos registos que os formulários, o índice que reporta e o registo que entregaria coincidem.

  • Os índices padrão, calculados por si Índice de registáveis, DART, tempo perdido e gravidade, apurados a partir dos seus casos e das horas introduzidas.
  • Horas de trabalhadores e de prestadores mantidas separadas A exposição dos prestadores é reportada ao lado do seu próprio índice em vez de ser diluída nele.
  • Comparável entre instalações e ao longo do tempo Uma definição aplicada em todo o lado, para que uma comparação entre instalações seja real e uma tendência se sustente.
  • Um histórico que pode ser verificado Cada alteração fica anotada de forma permanente, para que um número remonte aos lançamentos que o produzem.
Um painel de desempenho de segurança com TRIR, DART e uma tendência de 12 meses
Conservação

Cinco anos de registos vão consigo

O 1904.33 exige conservar o registo 300, os resumos anuais, os formulários 301 e a lista de casos com reserva durante cinco anos após o ano que abrangem. Mudar de sistema não reinicia isso.

  • Os seus registos anteriores entram na instalação inicial Folhas de cálculo ou exportações de um sistema antigo, trazidas como anos completos e não como casos soltos.
  • Os anos conservados continuam reportáveis Um ano anterior pode ser produzido como formulário legal quando pedido, não apenas consultado.
  • A lista de casos com reserva também é transferida Os nomes omitidos e a lista confidencial continuam separados como a norma realmente exige.
  • Uma vista de cinco anos, não dois sistemas Um inspetor que peça 2023 e 2027 obtém ambos do mesmo lugar, de imediato.
O registo de auditoria, filtrado e pronto a exportar

Traga-nos o registo 300 do ano passado

Ou as suas participações RIDDOR. Mostramos-lhe a mesma saída a sair diretamente dos registos.

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Na prática

Operador a consultar registos numa linha de produção
«Alguém participa, um revisor decide se é participável e a quem, e a partir daí o prazo corre contra o regime certo. Operamos em dois países com limiares diferentes e já não mantenho uma lista pessoal de datas num caderno.»
Diretor de ConformidadeGrupo de saúde · 3100 colaboradores, EMEAAvaliação verificada · Gartner Peer Insights
Um só sistema

Os relatórios de conformidade são uma parte da plataforma

Os formulários e prazos desta página são construídos a partir de registos criados em qualquer outro ponto do sistema — incidentes, investigações, ações, inspeções e formação, tudo sobre uma estrutura de instalações e um histórico.

Gestão de incidentesComunique lesões, quase-acidentes e perigos a partir de qualquer dispositivo, depois triagem e classificação.Investigação de incidentesInvestigações guiadas com 5 Porquês, Ishikawa e árvore de decisão, com provas defensáveis.Gestão de CAPAResponsáveis, prazos e aprovação independente, ligados à constatação que os originou.Gestão de riscosIdentifique perigos, avalie o risco na sua própria matriz e acompanhe os controlos que o reduzem.Gestão de empreiteirosAprovação antes de começarem, documentos com a sua própria validade e todas as empresas num único registo.Auditoria e inspeçãoListas de verificação móveis, agendamentos recorrentes e pontuação consistente em todos os locais.Formação em segurançaAtribuição por função e local, com a validade das certificações visível antes de caducar.
Ativos e manutençãoRegisto de equipamentos com planos de manutenção preventiva e calibração, e resultados de aprovado ou reprovado.
Controlo de documentosPolíticas e certificados com versões, controlo de validades e histórico completo de alterações.
Quanto custa

O software é a fatura

Os fornecedores tradicionais cotam uma licença e depois faturam a implementação, a migração, os dias de formação e cada alteração posterior. É um resquício de uma época em que instalar software demorava um ano.

Paga o software, não os consultores.

Preço por número de colaboradores, independentemente de quantas instalações tiver. Abaixo de 200 pessoas, inicie um teste gratuito e avance. Acima disso, peça-nos um valor e terá um.

Na sua fatura
  • O software
  • Todos os módulos
  • O seu efetivo
  • A configuração das suas regras
  • Relatórios criados para si
  • Alterações, quando precisar
  • Suporte
Nunca na sua fatura
  • Taxa de implementação
  • Projeto de configuração
  • Pacotes de horas de consultoria
  • Pedidos de alteração
  • Mínimo de serviços profissionais
  • Extração de dados à saída
  • Sem taxa de implementação
  • Sem mínimo de serviços profissionais
  • Sem horas a comprar para alterações
Perguntas

Perguntas frequentes

Ainda tem dúvidas? Os nossos especialistas em conformidade responderão com base no seu próprio processo e não de forma genérica.

Fale com os nossos especialistas em conformidade
Um software de relatórios de conformidade EHS transforma os registos de segurança que a sua equipa já mantém na saída legal que os reguladores exigem — o registo, o resumo anual, os formulários de participação de incidente, as notificações — e acompanha os prazos que lhes estão associados. O EHS Solutions by SDS Manager faz isto a partir do próprio processo do incidente. A alternativa é a transcrição: reintroduzir informação já conhecida em formatos prescritos, normalmente tarde e normalmente sob pressão.
A diferença está no que faz com ela: uma lesão registável vai para o seu registo OSHA 300, enquanto uma lesão participável tem de ser notificada diretamente à OSHA. Registável significa que cumpre os critérios de registo da OSHA — morte, dias de baixa, trabalho condicionado ou transferência, tratamento médico além dos primeiros socorros, perda de consciência, ou um diagnóstico significativo por um profissional de saúde habilitado. Participável significa um desfecho grave: um óbito em 8 horas, e um internamento, amputação ou perda de um olho em 24 horas. Toda a lesão participável é também registável, mas a maioria das registáveis não é participável. No EHS Solutions by SDS Manager ambas as decisões são resolvidas na triagem, por isso a entrada no registo e o prazo de notificação arrancam da mesma avaliação.
O EHS Solutions by SDS Manager produz os formulários de registo OSHA 29 CFR 1904 — 300, 300A e 301 mais uma exportação pronta para ITA — participações RIDDOR no Reino Unido, e notificações de incidentes notificáveis ao abrigo da legislação WHS australiana. Como os limiares de participação são configurados por cliente num motor de regras sem código, a mesma abordagem estende-se a outros regimes nacionais, à norma interna do seu grupo, ou ao que a sua seguradora exigir.
Os registos OSHA 300 têm de ser conservados durante cinco anos após o fim do ano civil que abrangem, ao abrigo do 29 CFR 1904.33. A mesma conservação de cinco anos aplica-se aos resumos anuais 300A, aos formulários de participação 301 e à lista de casos com reserva. Nesse período tem também de atualizar o registo 300 se descobrir um caso registável que lhe escapou; o 300A e o 301 não precisam de ser atualizados. No EHS Solutions by SDS Manager os anos conservados continuam a poder ser gerados como formulários em vez de apenas consultados como dados, e os registos anteriores são carregados na implementação, para que a vista de cinco anos sobreviva a uma mudança de sistema.
O resumo anual OSHA 300A tem de ser certificado por um dirigente da empresa e afixado onde os colaboradores o possam ver, de 1 de fevereiro a 30 de abril do ano seguinte ao que abrange. Em separado, a submissão eletrónica através da Injury Tracking Application da OSHA vence a 2 de março. O EHS Solutions by SDS Manager acompanha ambas as datas por estabelecimento, por isso a certificação, o período de afixação e a submissão surgem cada um como prazos e não como algo de que alguém se tem de lembrar.
Os prazos de notificação arrancam quando um desfecho grave é identificado num caso, e no EHS Solutions by SDS Manager o prazo aplicável é criado automaticamente e faz a contagem decrescente no processo, onde as pessoas o podem ver. A chamada é registada com o serviço contactado e a referência recebida, por isso uma obrigação cumprida é prova permanente e não a recordação de alguém. Se um caso grave não tiver sido assumido, os administradores são alertados, porque o prazo não pára ao fim de semana.
Não — e desconfie de quem afirme o contrário para todas as jurisdições. O EHS Solutions by SDS Manager produz os formulários preenchidos e, para a submissão eletrónica à OSHA, um ficheiro validado pronto a carregar. A submissão em si continua a ser sua, porque é uma declaração legal da sua organização.
O TRIR e o DART são calculados a partir dos casos registados e das horas de colaboradores que introduz, na base padrão de 200 000 horas. No EHS Solutions by SDS Manager as horas de prestadores são reportadas em separado em vez de serem incorporadas no seu índice, e como os índices vêm dos mesmos registos que os formulários, o número que reporta e o registo que entregaria a um inspetor coincidem.
Se precisar de um relatório que ainda não tenhamos, a nossa equipa constrói-o, normalmente num dia — um regulamento que não tenhamos listado, a norma interna do seu grupo, ou um formato que a sua seguradora especifique. Não é um construtor entregue ao seu responsável de segurança para aprender, e não é faturado contra horas de consultoria. Os formulários legais já estão no sistema; tudo além deles é um pedido, não um projeto.
Sim, um só sistema pode dar resposta a instalações em países diferentes, e é precisamente esse o sentido de separar a obrigação de participar do software. Os registos são mantidos por estabelecimento, que é a unidade da OSHA e não a da empresa — assim cada instalação segue o regime e os limiares que lhe são aplicáveis, mantém o seu próprio registo e certifica o seu próprio 300A, enquanto os números do grupo continuam a consolidar-se. Uma fábrica norte-americana, um entreposto britânico e uma instalação australiana não precisam de três ferramentas diferentes.
Sim, os seus registos OSHA 300 atuais são carregados na implementação. Folhas de cálculo, exportações de um sistema anterior ou uma importação estruturada são carregadas como anos completos e não como casos soltos, por isso a conservação de cinco anos exigida pelo 1904.33 não se divide entre um sistema antigo e um novo. A lista de casos com reserva transita com a mesma separação que a norma exige.
Uma decisão sobre carácter registável pode mudar, e no EHS Solutions by SDS Manager a alteração é uma decisão registada e não uma simples edição. É proposta com um motivo e aprovada por alguém diferente de quem a solicita, e tanto a avaliação original como a revista se mantêm legíveis — que é exatamente o que uma correção riscada deve preservar.
A relação é direta, porque o EHS Solutions by SDS Manager é desenvolvido pela SDS Manager, cujo produto principal é uma base de dados de conformidade para produtos químicos e fichas de dados de segurança. Quando um caso de doença ou exposição envolve uma substância, a ficha de dados de segurança está no mesmo sistema que o registo que produz o formulário legal, e não numa base separada que alguém tenha de ir consultar. A SDS Manager faz parte do grupo NetPower, com sede na Noruega e escritórios nos Estados Unidos, no Vietname e no Bangladeche.

Traga-nos o registo 300 do ano passado

Ou as suas participações RIDDOR. Mostramos-lhe a mesma saída a sair diretamente dos registos.
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Configurado em função dos regimes, limiares e prazos aplicáveis às suas instalações.

SDS Manager AS

  • Gestão de Fichas de Dados de Segurança para utilizadores de produtos químicos, retalhistas, lojas online e fabricantes

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