Question 1

Vad är programvara för EHS-efterlevnadsrapportering?

Accepted Answer

Programvara för EHS-efterlevnadsrapportering gör de säkerhetsregister ert team redan för till det lagstadgade underlag myndigheterna kräver — registreringsloggen, årssammanställningen, händelserapportblanketterna, anmälningarna — och följer fristerna som hänger ihop med dem. EHS Solutions by SDS Manager gör detta ur själva händelseposten. Alternativet är avskrift: att mata in redan känd information på nytt i föreskrivna layouter, oftast sent och oftast under press.

Question 2

Vad är skillnaden mellan en registreringspliktig och en anmälningspliktig skada?

Accepted Answer

Skillnaden ligger i vad ni gör med den: en registreringspliktig skada förs in i er OSHA 300-logg, medan en anmälningspliktig skada måste anmälas direkt till OSHA. Registreringspliktig betyder att den uppfyller OSHA:s registreringskriterier — dödsfall, frånvarodagar, begränsat arbete eller omplacering, medicinsk behandling utöver första hjälpen, medvetslöshet, eller en betydande diagnos av legitimerad vårdpersonal. Anmälningspliktig betyder ett allvarligt utfall: ett dödsfall inom 8 timmar, och en sjukhusinläggning, amputation eller förlust av ett öga inom 24 timmar. Varje anmälningspliktig skada är också registreringspliktig, men de flesta registreringspliktiga är inte anmälningspliktiga. I EHS Solutions by SDS Manager avgörs båda vid triageringen, så loggposten och anmälningsfristen utgår från samma bedömning.

Question 3

Vilka föreskrifter framställer EHS Solutions by SDS Manager blanketter för?

Accepted Answer

EHS Solutions by SDS Manager framställer OSHA 29 CFR 1904-registreringsblanketterna — 300, 300A och 301 plus en ITA-färdig export — RIDDOR-anmälningar i Storbritannien, och underrättelser om anmälningspliktiga händelser enligt australisk WHS-lagstiftning. Eftersom anmälningströsklar konfigureras per kund i en regelmotor utan kod kan samma angreppssätt utvidgas till andra nationella regelverk, er koncerns interna standard, eller vad er försäkringsgivare än kräver.

Question 4

Hur länge måste OSHA 300-loggar bevaras?

Accepted Answer

OSHA 300-loggar måste bevaras i fem år efter utgången av det kalenderår de avser, enligt 29 CFR 1904.33. Samma femåriga bevarande gäller 300A-årssammanställningarna, 301-händelserapportblanketterna och listan över integritetsskyddade ärenden. Under den perioden måste ni också uppdatera 300-loggen om ni upptäcker ett registreringspliktigt fall ni missat; 300A och 301 behöver inte uppdateras. I EHS Solutions by SDS Manager förblir bevarade år framtagbara som blanketter i stället för att bara kunna ses som data, och tidigare register följer med vid införandet, så att femårsvyn överlever ett systembyte.

Question 5

När är fristen för att anslå OSHA 300A?

Accepted Answer

OSHA 300A-årssammanställningen måste intygas av en företagsledare och anslås där de anställda kan se den från 1 februari till 30 april året efter det år den avser. Separat förfaller den elektroniska inlämningen via OSHA:s Injury Tracking Application den 2 mars. EHS Solutions by SDS Manager följer båda datumen per driftsställe, så att intygandet, anslagsperioden och inlämningen var för sig framträder som frister i stället för som något någon måste komma ihåg.

Question 6

Hur fungerar anmälningsfristerna?

Accepted Answer

Anmälningsfristerna startar när ett allvarligt utfall fastställs på ett ärende, och i EHS Solutions by SDS Manager skapas den aktuella fristen automatiskt och räknar ned på posten där människor kan se den. Samtalet loggas med det kontaktade myndighetskontoret och det referensnummer som erhölls, så att en fullgjord skyldighet är permanent bevis och inte någons minnesbild. Om ett allvarligt ärende inte tagits om hand varnas administratörer, för fristen pausar inte över helgen.

Question 7

Lämnar EHS Solutions by SDS Manager in till myndigheten åt oss?

Accepted Answer

Nej — och var försiktig med alla som hävdar motsatsen för varje jurisdiktion. EHS Solutions by SDS Manager framställer de ifyllda blanketterna och, för OSHA:s elektroniska inlämning, en validerad fil färdig att ladda upp. Själva inlämningen förblir er, för det är en rättsligt bindande deklaration från er organisation.

Question 8

Hur beräknas TRIR och DART?

Accepted Answer

TRIR och DART beräknas ur era registrerade ärenden och de anställdas timmar ni matar in, på standardbasen 200 000 timmar. I EHS Solutions by SDS Manager redovisas entreprenörernas timmar separat i stället för att vägas in i ert tal, och eftersom talen kommer ur samma register som blanketterna stämmer siffran ni rapporterar och loggen ni skulle lämna till en inspektör överens.

Question 9

Tänk om vi behöver en rapport ni inte redan har?

Accepted Answer

Behöver ni en rapport vi inte redan har bygger vårt team den, oftast inom en dag — en föreskrift vi inte räknat upp, er koncerns interna standard, eller ett format er försäkringsgivare anger. Det är ingen byggmodul som lämnas över till er säkerhetsansvarige att lära sig, och det faktureras inte mot konsulttimmar. Lagstadgade blanketter finns redan i systemet; allt därutöver är en begäran, inte ett projekt.

Question 10

Kan ett system hantera platser i olika länder?

Accepted Answer

Ja, ett system kan hantera platser i olika länder, och det är just därför anmälningsplikten är skild från programvaran. Registren förs per driftsställe, vilket är OSHA:s enhet och inte företagets — så varje plats följer det regelverk och de tröskelvärden som gäller för den, för sin egen logg och intygar sin egen 300A, medan koncernsiffrorna ändå summeras. En amerikansk fabrik, ett brittiskt lager och en australisk plats behöver inte tre olika verktyg.

Question 11

Kan vi ta med våra befintliga OSHA 300-loggar?

Accepted Answer

Ja, era befintliga OSHA 300-loggar följer med vid införandet. Kalkylblad, exporter ur ett tidigare system eller en strukturerad import läses in som hela år i stället för lösa ärenden, så att det femåriga bevarande 1904.33 kräver inte delas mellan ett gammalt och ett nytt system. Listan över integritetsskyddade ärenden flyttar med samma åtskillnad som regeln kräver.

Question 12

Tänk om ett beslut om registreringsplikt måste ändras senare?

Accepted Answer

Ett beslut om registreringsplikt kan ändras, och i EHS Solutions by SDS Manager är ändringen ett registrerat beslut snarare än en redigering. Den föreslås med en motivering och godkänns av någon annan än den som begär den, och både den ursprungliga och den reviderade bedömningen förblir läsbara — vilket är precis vad en överstruken rättelse ska bevara.

Question 13

Hur hänger hantering av kemikalier och säkerhetsdatablad ihop med efterlevnadsrapportering?

Accepted Answer

Det hänger ihop direkt, eftersom EHS Solutions by SDS Manager är byggt av SDS Manager, vars kärnprodukt är en efterlevnadsdatabas för kemikalier och säkerhetsdatablad. När ett sjukdoms- eller exponeringsärende rör ett ämne ligger säkerhetsdatabladet i samma system som den post som framställer den lagstadgade blanketten, och inte i en separat databas som någon måste söka i. SDS Manager ingår i NetPower-koncernen, med huvudkontor i Norge och kontor i USA, Vietnam och Bangladesh.

Situation	Traditionella EHS-plattformar	EHS Solutions by SDS Manager
Inspektören begär er 300-logg	Framställd ur systemet, om besluten om registreringsplikt hållits aktuella — vilket ofta betyder att en ombyggnad vid årsskiftet skedde först.	Framställd ur registren som de står. Loggen var aldrig en separat övning.
Ni behöver en blankett som systemet inte har	Ni får en byggmodul. Att konfigurera den är tekniskt arbete, och det hamnar hos den säkerhetsansvarige — eller i ett konsultuppdrag.	Vårt team bygger den, oftast inom en dag. Inget för er att konfigurera och inget fakturerat mot konsulttimmar.
En föreskrift eller ett tröskelvärde ändras	En release att vänta på, eller en ändringsbeställning att betala för.	Ni säger till. Dagen därpå är det i drift.

Programvara för EHS-efterlevnadsrapportering

EHS-efterlevnadsrapportering, utan ombyggnaden vid årsskiftet

Varje jurisdiktion ger er ett fönster. Inget av dem är långt.

Vad som förändras när blanketten kommer ur posten.

Era regelverk, uppsatta av oss

Varje plats efter sina egna regler

Inlämningen förblir er

Allt myndigheten begär, klart innan de frågar

Få blanketterna utan att skriva om något

Missa aldrig ett anmälningsfönster

TRIR och DART, beräknade ur era register

Fem års register följer med er

Efterlevnadsrapportering är en del av plattformen

Programvaran är fakturan

Vanliga frågor

Ta med förra årets 300-logg