MBV-megfelelőségi jelentéskészítő szoftver

A különbség egy nyilvántartásköteles és egy bejelentésköteles sérülés között az, hogy mit kezdenek vele: a nyilvántartásköteles sérülés bekerül az OSHA 300-as nyilvántartásukba, a bejelentésköteles sérülést pedig közvetlenül be kell jelenteni az OSHA-nak. A nyilvántartásköteles azt jelenti, hogy megfelel az OSHA rögzítési kritériumainak — halál, munkából való távollét napjai, korlátozott munkavégzés vagy áthelyezés, elsősegélyen túli orvosi ellátás, eszméletvesztés, vagy engedéllyel rendelkező egészségügyi szakember által felállított jelentős diagnózis. A bejelentésköteles súlyos kimenetelt jelent: halál 8 órán belül, kórházi felvétel, amputáció vagy szemvesztés 24 órán belül. Minden bejelentésköteles sérülés nyilvántartásköteles is, de a nyilvántartásköteles sérülések többsége nem bejelentésköteles. Az EHS Solutions by SDS Manager rendszerében mindkét döntés az első értékelésnél születik meg, így a nyilvántartási bejegyzés és a bejelentési óra ugyanabból a döntésből indul.

Az EHS Solutions by SDS Manager az OSHA 29 CFR 1904 nyilvántartási űrlapjait — 300, 300A és 301, valamint egy ITA-kész exportot — továbbá az Egyesült Királyságban RIDDOR-jelentéseket és az ausztrál WHS jogszabályok szerinti bejelentésköteles esemény bejelentéseket állít elő. Mivel a jelentési küszöbök ügyfelenként, kód nélküli szabálycsomag-motorban konfigurálhatók, ugyanez a megközelítés kiterjed más nemzeti rendszerekre, a csoportjuk belső szabványára vagy bármire, amit a biztosítójuk megkövetel.

Az OSHA 300-as nyilvántartásokat a 29 CFR 1904.33 szerint az általuk lefedett naptári év végét követő öt évig kell megőrizni. Ugyanez az öt éves megőrzés vonatkozik a 300A éves összesítőkre, a 301-es jelentőlapokra és az adatvédelmi ügylistára. Ezen időszak alatt a 300-as nyilvántartást frissíteni is kell, ha kiderül egy kihagyott nyilvántartásköteles ügy, bár a 300A-t és a 301-est nem kell frissíteni. Az EHS Solutions by SDS Manager rendszerében a megőrzött évek nemcsak adatként tekinthetők meg, hanem űrlapként is előállíthatók, a korábbi rekordokat pedig a bevezetéskor áthozzuk, így az ötéves nézet túléli a rendszerváltást.

Az OSHA 300A éves összesítőt a vállalat egy vezetőjének igazolnia kell, és a lefedett évet követő év február 1. és április 30. között ki kell függeszteni ott, ahol a munkavállalók látják. Ettől külön, az OSHA Injury Tracking Application rendszerén keresztüli elektronikus benyújtás határideje március 2. Az EHS Solutions by SDS Manager mindkét dátumot telephelyenként követi, így az igazolás, a kifüggesztési időszak és a benyújtás határidőként jelenik meg, nem olyasmiként, amire valakinek emlékeznie kell.

A bejelentési határidők akkor indulnak, amikor egy ügyön súlyos következményt azonosítanak, és az EHS Solutions by SDS Manager rendszerében a vonatkozó óra automatikusan létrejön, és a rekordon, mindenki szeme előtt számol vissza. A hívást a megkeresett hivatallal és a kapott hivatkozási számmal együtt naplózzuk, így egy teljesített kötelezettség állandó bizonyíték, nem valakinek az emléke. Ha egy súlyos ügyet nem vett fel senki, az adminisztrátorok riasztást kapnak, mert az óra nem áll meg a hétvégére.

Nem — és legyenek óvatosak bárkivel, aki minden joghatóságra ennek az ellenkezőjét állítja. Az EHS Solutions by SDS Manager elkészíti a kitöltött űrlapokat, az OSHA elektronikus benyújtásához pedig egy feltöltésre kész, validált fájlt. Maga a benyújtás Önöknél marad, mert az a szervezetük jogi nyilatkozata.

A TRIR és a DART a rögzített ügyeikből és az Önök által megadott munkavállalói órákból számolódik, a szokásos 200 000 órás alapon. Az EHS Solutions by SDS Manager rendszerében az alvállalkozói órákat külön jelentjük, nem olvasztjuk bele az Önök mutatójába, és mivel a mutatók ugyanabból a nyilvántartásból származnak, mint az űrlapok, a jelentett szám és az a nyilvántartás, amelyet egy felügyelőnek átadnának, egyezik.

Ha olyan jelentésre van szükségük, amellyel még nem rendelkezünk, a mi csapatunk építi meg, jellemzően egy napon belül — legyen az egy jogszabály, amelyet nem soroltunk fel, a csoportjuk belső szabványa vagy egy formátum, amelyet a biztosítójuk ír elő. Nem egy szerkesztőt adunk át, hogy a munkavédelmi vezetőjük megtanulja, és nem tanácsadói órákból megy. A hivatalos űrlapok már a rendszerben vannak; minden azon túli kérés, nem projekt.

Igen, egyetlen rendszer kezelhet különböző országokban lévő telephelyeket, és éppen ez az értelme annak, hogy a jelentéskötelességet elválasztjuk a szoftvertől. A nyilvántartást telephelyenként vezetjük — ez az OSHA egysége, nem a vállalaté —, így minden telephely a rá vonatkozó rendszert és küszöböket követi, saját nyilvántartást vezet és saját 300A-ját igazolja, miközben a csoportszintű számok mégis összeállnak. Egy amerikai üzemnek, egy brit raktárnak és egy ausztrál telephelynek nincs szüksége három különböző eszközre.

Igen, a meglévő OSHA 300-as nyilvántartásaik a bevezetéskor átjönnek. A táblázatokat, egy korábbi rendszer exportjait vagy egy strukturált importot teljes évekként hozzuk be, nem szórványos ügyekként, így az 1904.33 által előírt ötéves megőrzés nem szakad ketté egy régi és egy új rendszer között. Az adatvédelmi ügylista ugyanazzal az elkülönítéssel költözik át, amelyet a szabály előír.

Egy nyilvántartáskötelességi döntés módosítható, és az EHS Solutions by SDS Manager rendszerében a módosítás rögzített döntés, nem szerkesztés. Indoklással kezdeményezik, és nem az hagyja jóvá, aki kéri, miközben mind az eredeti, mind a felülvizsgált döntés olvasható marad — pontosan azt őrzi meg, amit egy áthúzásos javításnak kellene.

Közvetlenül kapcsolódik, mert az EHS Solutions by SDS Managert az SDS Manager készíti, amelynek fő terméke egy vegyianyag- és biztonsági adatlap megfelelőségi adatbázis. Amikor egy megbetegedési vagy expozíciós ügy egy anyagot érint, a biztonsági adatlap ugyanabban a rendszerben van, mint az a rekord, amelyből a hivatalos űrlap készül, nem egy külön könyvtárban, amelyben valakinek keresgélnie kell. Az SDS Manager a norvégiai székhelyű NetPower csoport tagja, irodákkal az Egyesült Államokban, Vietnamban és Bangladesben.