EHS अनुपालन रिपोर्टिंग सॉफ़्टवेयर

रिकॉर्ड योग्य और सूचना योग्य चोट में फ़र्क यह है कि आप उसके साथ क्या करते हैं: रिकॉर्ड योग्य चोट आपके OSHA 300 लॉग पर जाती है, जबकि सूचना योग्य चोट की जानकारी सीधे OSHA को देनी होती है। रिकॉर्ड योग्य का अर्थ है कि वह OSHA के दर्ज करने के मानदंड पूरे करती है — मृत्यु, काम से अनुपस्थिति के दिन, प्रतिबंधित काम या तबादला, प्राथमिक चिकित्सा से आगे का उपचार, बेहोशी, या लाइसेंसधारी स्वास्थ्य पेशेवर द्वारा कोई महत्वपूर्ण निदान। सूचना योग्य का अर्थ है गंभीर परिणाम: 8 घंटे के भीतर मृत्यु, और 24 घंटे के भीतर अस्पताल में भर्ती, अंग-विच्छेदन या आँख की हानि। हर सूचना योग्य चोट रिकॉर्ड योग्य भी होती है, पर अधिकांश रिकॉर्ड योग्य चोटें सूचना योग्य नहीं होतीं। EHS Solutions by SDS Manager में दोनों निर्णय प्रारंभिक छँटाई पर तय होते हैं, इसलिए लॉग की प्रविष्टि और अधिसूचना की घड़ी एक ही निर्णय से शुरू होती हैं।

EHS Solutions by SDS Manager OSHA 29 CFR 1904 रिकॉर्डकीपिंग फ़ॉर्म बनाता है — 300, 300A और 301 तथा ITA के लिए तैयार निर्यात — यूके में RIDDOR रिपोर्टें, और ऑस्ट्रेलियाई WHS कानून के तहत सूचना योग्य घटना की सूचनाएँ। चूँकि सूचना योग्यता की सीमाएँ हर ग्राहक के लिए एक कोड-रहित नियम पैक इंजन में कॉन्फ़िगर होती हैं, वही तरीका अन्य राष्ट्रीय व्यवस्थाओं, आपके समूह के आंतरिक मानक, या जो कुछ आपका बीमाकर्ता मांगता है, उस तक फैल जाता है।

29 CFR 1904.33 के तहत OSHA 300 लॉग उस कैलेंडर वर्ष की समाप्ति के बाद पाँच वर्ष तक रखने होते हैं जिसे वे कवर करते हैं। वही पाँच वर्ष का प्रतिधारण 300A वार्षिक सारांशों, 301 घटना रिपोर्ट फ़ॉर्मों और गोपनीयता-संबंधी मामलों की सूची पर लागू होता है। उस अवधि में, अगर आपको कोई छूटा हुआ रिकॉर्ड योग्य मामला मिलता है तो 300 लॉग अद्यतन भी करना होता है, जबकि 300A और 301 अद्यतन करने ज़रूरी नहीं। EHS Solutions by SDS Manager में रखे गए वर्ष केवल डेटा के रूप में देखे जाने के बजाय फ़ॉर्म के रूप में बनाए जा सकते हैं, और पिछले रिकॉर्ड शुरुआत के समय साथ आ जाते हैं, इसलिए सिस्टम बदलने पर भी पाँच-वर्षीय दृश्य बना रहता है।

OSHA 300A वार्षिक सारांश को कंपनी के किसी वरिष्ठ अधिकारी द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए और उसे उस वर्ष के अगले वर्ष 1 फ़रवरी से 30 अप्रैल तक वहाँ लगाया जाना चाहिए जहाँ कर्मचारी उसे देख सकें। इससे अलग, OSHA के Injury Tracking Application के ज़रिये इलेक्ट्रॉनिक जमा की अंतिम तिथि 2 मार्च है। EHS Solutions by SDS Manager दोनों तिथियों पर प्रति प्रतिष्ठान नज़र रखता है, इसलिए प्रमाणन, लगाने की अवधि और जमा — हर एक समय-सीमा के रूप में दिखता है, ऐसी चीज़ के रूप में नहीं जिसे किसी को याद रखना पड़े।

अधिसूचना की समय-सीमाएँ तब शुरू होती हैं जब किसी मामले पर गंभीर परिणाम की पहचान होती है, और EHS Solutions by SDS Manager में संबंधित घड़ी स्वतः बन जाती है और उसी रिकॉर्ड पर घटती है जहाँ लोग उसे देख सकते हैं। फ़ोन करने का काम उस कार्यालय और प्राप्त संदर्भ संख्या के साथ दर्ज होता है, इसलिए पूरी हुई बाध्यता किसी की याद नहीं, स्थायी प्रमाण होती है। अगर किसी गंभीर मामले को किसी ने नहीं उठाया, तो प्रशासकों को चेतावनी मिलती है, क्योंकि घड़ी सप्ताहांत के लिए नहीं रुकती।

नहीं — और जो कोई सभी अधिकार-क्षेत्रों के लिए इसका उलटा दावा करे, उससे सावधान रहें। EHS Solutions by SDS Manager पूरे भरे फ़ॉर्म बनाता है और OSHA के इलेक्ट्रॉनिक जमा के लिए अपलोड करने को तैयार सत्यापित फ़ाइल देता है। जमा करना स्वयं आपके पास रहता है, क्योंकि वह आपके संगठन की कानूनी घोषणा है।

TRIR और DART की गणना आपके दर्ज मामलों और आपके भरे कर्मचारी घंटों से, मानक 200,000 घंटे के आधार पर होती है। EHS Solutions by SDS Manager में ठेका कर्मियों के घंटे आपकी दर में मिलाए नहीं जाते, अलग बताए जाते हैं, और चूँकि दरें उन्हीं रिकॉर्डों से आती हैं जिनसे फ़ॉर्म बनते हैं, आप जो आँकड़ा बताते हैं और जो लॉग आप निरीक्षक को सौंपते, दोनों मेल खाते हैं।

अगर आपको ऐसी रिपोर्ट चाहिए जो हमारे पास पहले से नहीं है, तो हमारी टीम उसे बनाती है, आमतौर पर एक दिन के भीतर — कोई ऐसा नियम जो हमने सूचीबद्ध नहीं किया, आपके समूह का आंतरिक मानक, या आपका बीमाकर्ता जो प्रारूप तय करता है। यह कोई बिल्डर नहीं है जो आपके सुरक्षा प्रबंधक को सीखने के लिए थमा दिया जाए, और इसका बिल परामर्श घंटों में नहीं कटता। वैधानिक फ़ॉर्म पहले से सिस्टम में हैं; उनसे आगे जो कुछ है वह एक अनुरोध है, परियोजना नहीं।

हाँ, एक ही सिस्टम अलग-अलग देशों की साइटें संभाल सकता है, और सूचना योग्यता को सॉफ़्टवेयर से अलग रखने का मक़सद यही है। रिकॉर्ड प्रति प्रतिष्ठान रखे जाते हैं, जो OSHA की इकाई है, कंपनी की नहीं — इसलिए हर साइट उस व्यवस्था और उन सीमाओं का पालन करती है जो उस पर लागू हैं, अपना लॉग रखती है और अपना 300A प्रमाणित करती है, जबकि समूह स्तर के आँकड़े फिर भी जुड़ जाते हैं। अमेरिका के एक संयंत्र, यूके के एक डिपो और ऑस्ट्रेलिया की एक साइट को तीन अलग साधनों की ज़रूरत नहीं।

हाँ, आपके मौजूदा OSHA 300 लॉग शुरुआत के समय साथ आ जाते हैं। स्प्रेडशीट, पिछले सिस्टम से निकाला डेटा या संरचित आयात बिखरे मामलों के रूप में नहीं, पूरे वर्षों के रूप में लाया जाता है, इसलिए 1904.33 जो पाँच वर्ष का प्रतिधारण मांगता है वह पुराने और नए सिस्टम के बीच बँटता नहीं। गोपनीयता-संबंधी मामलों की सूची भी उसी अलगाव के साथ आती है जो नियम मांगता है।

रिकॉर्ड योग्यता का निर्णय बदल सकता है, और EHS Solutions by SDS Manager में वह बदलाव कोई संपादन नहीं, एक दर्ज निर्णय होता है। उसे कारण के साथ उठाया जाता है और अनुरोध करने वाले के अलावा किसी और द्वारा अनुमोदित किया जाता है, और मूल निर्णय तथा संशोधित निर्णय दोनों पढ़े जा सकते हैं — काट-कर-सुधार करने की व्यवस्था यही तो सुरक्षित रखने के लिए है।

यह सीधे जुड़ता है, क्योंकि EHS Solutions by SDS Manager को SDS Manager ने बनाया है, जिसका मुख्य उत्पाद रसायन और सुरक्षा डेटा शीट अनुपालन डेटाबेस है। जब किसी बीमारी या संपर्क के मामले में कोई पदार्थ शामिल होता है, तो सुरक्षा डेटा शीट उसी सिस्टम में होती है जिसमें वह रिकॉर्ड है जिससे वैधानिक फ़ॉर्म बनता है, किसी अलग पुस्तकालय में नहीं जहाँ किसी को जाकर खोजना पड़े। SDS Manager, NetPower समूह का हिस्सा है, जिसका मुख्यालय नॉर्वे में है और कार्यालय संयुक्त राज्य अमेरिका, वियतनाम और बांग्लादेश में हैं।