Software für EHS-Compliance-Berichte

Der Unterschied liegt darin, was Sie damit tun: Eine aufzeichnungspflichtige Verletzung kommt auf Ihr OSHA-300-Protokoll, eine meldepflichtige Verletzung muss der OSHA unmittelbar angezeigt werden. Aufzeichnungspflichtig heißt, dass sie die Aufzeichnungskriterien der OSHA erfüllt — Tod, Ausfalltage, eingeschränkte Tätigkeit oder Versetzung, medizinische Behandlung über Erste Hilfe hinaus, Bewusstlosigkeit oder eine erhebliche Diagnose durch eine zugelassene medizinische Fachkraft. Meldepflichtig heißt: ein schweres Ergebnis — ein Todesfall innerhalb von 8 Stunden sowie eine stationäre Aufnahme, Amputation oder der Verlust eines Auges innerhalb von 24 Stunden. Jede meldepflichtige Verletzung ist auch aufzeichnungspflichtig, die meisten aufzeichnungspflichtigen sind jedoch nicht meldepflichtig. In EHS Solutions by SDS Manager werden beide Entscheidungen bei der Ersteinschätzung geklärt, sodass Protokolleintrag und Meldefrist aus derselben Beurteilung starten.

EHS Solutions by SDS Manager erzeugt die Aufzeichnungsformulare nach OSHA 29 CFR 1904 — 300, 300A und 301 sowie einen ITA-fertigen Export —, RIDDOR-Meldungen im Vereinigten Königreich und Anzeigen meldepflichtiger Vorfälle nach australischer WHS-Gesetzgebung. Da Meldeschwellen je Kunde in einer No-Code-Regelwerk-Engine konfiguriert werden, lässt sich derselbe Ansatz auf andere nationale Regime, den internen Standard Ihres Konzerns oder die Anforderungen Ihres Versicherers ausdehnen.

OSHA-300-Protokolle sind nach 29 CFR 1904.33 fünf Jahre über das Ende des abgedeckten Kalenderjahrs hinaus aufzubewahren. Dieselbe Fünfjahresfrist gilt für die Jahreszusammenfassungen 300A, die Vorfallformulare 301 und die Liste der Persönlichkeitsschutzfälle. In diesem Zeitraum müssen Sie das 300-Protokoll zudem aktualisieren, wenn Sie einen übersehenen aufzeichnungspflichtigen Fall entdecken; 300A und 301 müssen nicht aktualisiert werden. In EHS Solutions by SDS Manager bleiben aufbewahrte Jahre als Formulare erzeugbar statt nur als Daten einsehbar, und frühere Aufzeichnungen werden beim Onboarding übernommen, sodass die Fünfjahresansicht einen Systemwechsel übersteht.

Die Jahreszusammenfassung OSHA 300A muss von einer Führungskraft des Unternehmens bescheinigt und vom 1. Februar bis 30. April des Folgejahres sichtbar für die Beschäftigten ausgehängt werden. Davon getrennt ist die elektronische Übermittlung über die Injury Tracking Application der OSHA bis zum 2. März fällig. EHS Solutions by SDS Manager verfolgt beide Termine je Betriebsstätte, sodass Bescheinigung, Aushangzeitraum und Übermittlung jeweils als Frist erscheinen statt als etwas, woran jemand denken muss.

Meldefristen starten, sobald ein schweres Ergebnis an einem Fall erkannt wird, und in EHS Solutions by SDS Manager wird die zutreffende Frist automatisch erzeugt und zählt sichtbar am Datensatz herunter. Der Anruf wird mit der kontaktierten Stelle und dem erhaltenen Aktenzeichen protokolliert, sodass eine erfüllte Pflicht dauerhafter Nachweis ist statt jemandes Erinnerung. Wurde ein schwerer Fall nicht übernommen, werden Administratoren alarmiert — denn die Frist pausiert nicht übers Wochenende.

Nein — und seien Sie vorsichtig bei jedem, der das für jeden Rechtsraum behauptet. EHS Solutions by SDS Manager erzeugt die ausgefüllten Formulare und, für die elektronische Übermittlung an die OSHA, eine validierte, hochladefertige Datei. Die Einreichung selbst bleibt bei Ihnen, denn sie ist eine rechtsverbindliche Erklärung Ihrer Organisation.

TRIR und DART werden aus Ihren erfassten Fällen und den von Ihnen eingetragenen Arbeitsstunden auf der üblichen Basis von 200.000 Stunden berechnet. In EHS Solutions by SDS Manager werden Stunden von Fremdfirmen getrennt ausgewiesen statt in Ihre Kennzahl eingerechnet, und weil die Kennzahlen aus denselben Datensätzen stammen wie die Formulare, stimmen die berichtete Zahl und das Protokoll, das Sie einem Inspektor vorlegen würden, überein.

Brauchen Sie einen Bericht, den wir noch nicht haben, baut ihn unser Team — typischerweise innerhalb eines Tages: eine Vorschrift, die wir nicht aufgeführt haben, der interne Standard Ihres Konzerns oder ein Format, das Ihr Versicherer vorgibt. Es ist kein Baukasten, den Ihre Sicherheitsfachkraft erlernen muss, und es wird nicht gegen Beratungsstunden abgerechnet. Amtliche Formulare sind bereits im System; alles darüber hinaus ist eine Anfrage, kein Projekt.

Ja, ein System kann Standorte in verschiedenen Ländern abdecken — und genau deshalb ist die Meldepflicht von der Software getrennt. Aufzeichnungen werden je Betriebsstätte geführt, was die Einheit der OSHA ist und nicht die des Unternehmens. So folgt jeder Standort dem für ihn geltenden Regime und seinen Schwellenwerten, führt sein eigenes Protokoll und bescheinigt seine eigene 300A, während die Konzernzahlen dennoch zusammenlaufen. Ein US-Werk, ein britisches Depot und ein australischer Standort brauchen keine drei verschiedenen Werkzeuge.

Ja, Ihre bestehenden OSHA-300-Protokolle werden beim Onboarding übernommen. Tabellen, Exporte aus einem früheren System oder ein strukturierter Import werden als vollständige Jahre eingelesen statt als lose Fälle, sodass die von 1904.33 geforderte Fünfjahresaufbewahrung nicht zwischen Alt- und Neusystem zerfällt. Die Liste der Persönlichkeitsschutzfälle zieht mit derselben Trennung um, die die Vorschrift verlangt.

Eine Entscheidung zur Aufzeichnungspflicht kann sich ändern, und in EHS Solutions by SDS Manager ist die Änderung eine erfasste Entscheidung statt einer Bearbeitung. Sie wird mit Begründung beantragt und von einer anderen Person als der antragstellenden freigegeben, und sowohl die ursprüngliche als auch die geänderte Beurteilung bleiben lesbar — genau das soll eine durchgestrichene Korrektur bewahren.

Das Chemikalien- und SDB-Management hängt unmittelbar damit zusammen, denn EHS Solutions by SDS Manager stammt von SDS Manager, dessen Kernprodukt eine Compliance-Datenbank für Chemikalien und Sicherheitsdatenblätter ist. Betrifft ein Erkrankungs- oder Expositionsfall einen Stoff, liegt das Sicherheitsdatenblatt im selben System wie der Datensatz, der das amtliche Formular erzeugt, statt in einer separaten Datenbank, die jemand erst durchsuchen muss. SDS Manager gehört zur NetPower-Gruppe mit Hauptsitz in Norwegen und Standorten in den USA, Vietnam und Bangladesch.