ПЗ для звітності з охорони праці

Різниця між травмою, що підлягає обліку, і травмою, що підлягає повідомленню, у тому, що ви з нею робите: перша потрапляє у ваш журнал OSHA 300, а про другу треба повідомити OSHA напряму. Обліковувана означає відповідність критеріям обліку OSHA: смерть, дні непрацездатності, обмеження роботи або переведення, медична допомога понад першу, втрата свідомості або значущий діагноз, поставлений ліцензованим медичним працівником. Та, що підлягає повідомленню, означає тяжкий наслідок: смерть — протягом 8 годин, госпіталізація, ампутація або втрата ока — протягом 24 годин. Кожна травма, що підлягає повідомленню, також обліковується, але більшість облікованих повідомленню не підлягають. У EHS Solutions by SDS Manager обидва рішення ухвалюються під час первинної оцінки, тому запис у журналі й лічильник повідомлення починаються з одного й того самого рішення.

EHS Solutions by SDS Manager формує облікові форми OSHA 29 CFR 1904 — 300, 300A і 301 плюс вивантаження для ITA — звіти RIDDOR у Великій Британії та повідомлення про події, що підлягають повідомленню за австралійським законодавством WHS. Оскільки пороги звітності налаштовуються під кожного клієнта в no-code рушії наборів правил, той самий підхід поширюється на інші національні режими, внутрішній стандарт вашої групи або те, що вимагає ваш страховик.

Журнали OSHA 300 треба зберігати п'ять років після закінчення календарного року, до якого вони належать, згідно з 29 CFR 1904.33. Той самий п'ятирічний строк зберігання застосовується до річних зведень 300A, форм звітів 301 і списку конфіденційних випадків. Протягом цього періоду ви також зобов'язані оновлювати журнал 300, якщо виявите пропущений обліковуваний випадок, хоча 300A і 301 оновлювати не потрібно. У EHS Solutions by SDS Manager збережені роки залишаються доступними як форми, а не лише як дані, і минулі записи переносяться під час впровадження, тому п'ятирічний огляд переживає зміну системи.

Річне зведення OSHA 300A має бути засвідчене керівником компанії й вивішене там, де його бачать працівники, з 1 лютого по 30 квітня року, наступного за звітним. Окремо електронна подача через Injury Tracking Application OSHA має бути виконана до 2 березня. EHS Solutions by SDS Manager відстежує обидві дати за кожним об'єктом, тому засвідчення, період вивішування і подача з'являються як строки, а не як те, що комусь треба пам'ятати.

Строки повідомлень починаються, коли за випадком встановлено тяжкий наслідок, і в EHS Solutions by SDS Manager потрібний лічильник створюється автоматично і спадає прямо в записі, де його видно. Дзвінок фіксується разом із відомством і отриманим номером звернення, тому виконаний обов'язок — це постійний доказ, а не чийсь спогад. Якщо тяжкий випадок ніхто не взяв, адміністратори отримують сповіщення, бо лічильник не зупиняється на вихідні.

Ні — і остерігайтеся тих, хто стверджує протилежне щодо всіх юрисдикцій. EHS Solutions by SDS Manager формує готові форми і, для електронної подачі OSHA, перевірений файл, готовий до завантаження. Сама подача залишається за вами, бо це юридична декларація вашої організації.

TRIR і DART розраховуються з ваших облікованих випадків і введених годин співробітників за стандартною базою у 200 000 годин. У EHS Solutions by SDS Manager години підрядників звітуються окремо, а не вливаються у ваш коефіцієнт, і оскільки коефіцієнти беруться з тих самих записів, що й форми, звітована цифра і журнал, який ви пред'явите інспектору, збігаються.

Якщо вам потрібен звіт, якого в нас немає, його будує наша команда, зазвичай протягом дня: норма, яку ми не перелічили, внутрішній стандарт вашої групи або формат, який задає ваш страховик. Це не конструктор, переданий вашому керівнику з охорони праці для опанування, і це не списується з консультаційних годин. Офіційні форми вже в системі; усе понад них — запит, а не проєкт.

Так, одна система може обслуговувати майданчики в різних країнах, і в цьому сенс відокремлення звітності від софту. Записи ведуться за об'єктами — це одиниця OSHA, а не компанія, — тому кожен майданчик слідує застосовному до нього режиму й порогам, веде свій журнал і засвідчує свою 300A, а групові цифри все одно зводяться. Заводу в США, складу у Великій Британії та майданчику в Австралії не потрібні три різні інструменти.

Так, ваші наявні журнали OSHA 300 переносяться під час впровадження. Таблиці, вивантаження з попередньої системи або структурований імпорт завантажуються як цілі роки, а не як розсип випадків, тому п'ятирічне зберігання, потрібне за 1904.33, не розривається між старою і новою системою. Список конфіденційних випадків переїжджає з тим самим розділенням, якого вимагає правило.

Рішення про обліковість може змінитися, і в EHS Solutions by SDS Manager зміна оформлюється як зафіксоване рішення, а не як правка. Воно піднімається з обґрунтуванням і затверджується не тим, хто його запросив, і при цьому і початкове, і переглянуте рішення залишаються читабельними — а це саме те, що має зберігати виправлення закресленням.

Пов'язане напряму, бо EHS Solutions by SDS Manager створено компанією SDS Manager, чий основний продукт — база даних з хімікатів і паспортів безпеки. Коли випадок захворювання або впливу пов'язаний із речовиною, паспорт безпеки перебуває в тій самій системі, що й запис, який породжує офіційну форму, а не в окремій бібліотеці, куди треба йти шукати. SDS Manager входить до групи NetPower зі штаб-квартирою в Норвегії та офісами у США, В'єтнамі й Бангладеш.