Question 1

Čo je softvér na reportovanie súladu v BOZP?

Accepted Answer

Softvér na reportovanie súladu v BOZP mení bezpečnostné záznamy, ktoré váš tím už aj tak vedie, na úradné výstupy, ktoré regulátori vyžadujú — evidenčný denník, ročný súhrn, formuláre hlásení o udalostiach, oznámenia — a sleduje lehoty, ktoré k nim patria. EHS Solutions by SDS Manager to robí priamo zo záznamu o udalosti. Alternatívou je prepisovanie: opätovné zadávanie známych informácií do predpísaných rozložení, zvyčajne neskoro a zvyčajne pod tlakom.

Question 2

Aký je rozdiel medzi evidenčne povinným a ohlasovacím úrazom?

Accepted Answer

Rozdiel medzi evidenčne povinným a ohlasovacím úrazom je v tom, čo s ním urobíte: evidenčne povinný úraz ide do vášho denníka OSHA 300, kým ohlasovací úraz treba oznámiť priamo OSHA. Evidenčne povinný znamená, že spĺňa kritériá evidencie OSHA — smrť, dni pracovnej neschopnosti, obmedzená práca alebo preloženie, ošetrenie nad rámec prvej pomoci, strata vedomia alebo významná diagnóza od licencovaného zdravotníckeho pracovníka. Ohlasovací znamená vážny následok: smrť do 8 hodín a hospitalizácia, amputácia alebo strata oka do 24 hodín. Každý ohlasovací úraz je aj evidenčne povinný, ale väčšina evidenčne povinných úrazov ohlasovacia nie je. V EHS Solutions by SDS Manager sa obe rozhodnutia robia pri prvotnom posúdení, takže zápis do denníka aj hodiny na oznámenie vychádzajú z toho istého rozhodnutia.

Question 3

Pre ktoré predpisy EHS Solutions by SDS Manager vytvára formuláre?

Accepted Answer

EHS Solutions by SDS Manager vytvára evidenčné formuláre OSHA 29 CFR 1904 — 300, 300A a 301 plus export pripravený pre ITA — hlásenia RIDDOR v Spojenom kráľovstve a oznámenia o oznamovacích udalostiach podľa austrálskych predpisov WHS. Keďže prahové hodnoty ohlasovacej povinnosti sa nastavujú pre každého zákazníka v bezkódovom nástroji na balíky pravidiel, ten istý prístup sa rozširuje na iné národné režimy, na interný štandard vašej skupiny alebo na čokoľvek, čo si žiada vaša poisťovňa.

Question 4

Ako dlho treba uchovávať denníky OSHA 300?

Accepted Answer

Denníky OSHA 300 treba podľa 29 CFR 1904.33 uchovávať päť rokov po skončení kalendárneho roka, ktorého sa týkajú. To isté päťročné uchovávanie platí pre ročné súhrny 300A, formuláre hlásení 301 a zoznam prípadov s ochranou súkromia. Počas tohto obdobia musíte denník 300 aj aktualizovať, ak zistíte evidenčne povinný prípad, ktorý ste prehliadli, hoci 300A a 301 aktualizovať netreba. V EHS Solutions by SDS Manager sa uchovávané roky dajú naďalej vytvoriť ako formuláre, nielen prezerať ako údaje, a predchádzajúce záznamy sa prenášajú pri nasadení, takže päťročný pohľad prežije zmenu systému.

Question 5

Kedy je termín na vyvesenie OSHA 300A?

Accepted Answer

Ročný súhrn OSHA 300A musí potvrdiť vedúci pracovník spoločnosti a musí byť vyvesený tam, kde ho zamestnanci vidia, od 1. februára do 30. apríla roka nasledujúceho po roku, ktorého sa týka. Osobitne je termín elektronického podania cez Injury Tracking Application OSHA do 2. marca. EHS Solutions by SDS Manager sleduje oba dátumy za každú prevádzkareň, takže potvrdenie, obdobie vyvesenia aj podanie sa objavujú ako termíny, nie ako niečo, čo si musí niekto pamätať.

Question 6

Ako fungujú lehoty na oznámenie?

Accepted Answer

Lehoty na oznámenie začínajú plynúť, keď sa pri prípade zistí vážny následok, a v EHS Solutions by SDS Manager sa príslušné hodiny vytvoria automaticky a odpočítavajú priamo na zázname, kde ich ľudia vidia. Uskutočnenie hovoru sa zaznamená spolu s kontaktovaným úradom a získaným referenčným číslom, takže splnená povinnosť je trvalý dôkaz, nie niečia spomienka. Ak vážny prípad nikto neprevzal, administrátori dostanú upozornenie, pretože hodiny sa cez víkend nezastavia.

Question 7

Podáva EHS Solutions by SDS Manager hlásenia regulátorovi za nás?

Accepted Answer

Nie — a dajte si pozor na každého, kto tvrdí opak pre všetky jurisdikcie. EHS Solutions by SDS Manager vytvorí vyplnené formuláre a pre elektronické podanie OSHA overený súbor pripravený na nahratie. Samotné podanie zostáva na vás, pretože je to právne vyhlásenie vašej organizácie.

Question 8

Ako sa počítajú TRIR a DART?

Accepted Answer

TRIR a DART sa počítajú z vašich zaznamenaných prípadov a zo zadaných hodín zamestnancov na štandardnom základe 200 000 hodín. V EHS Solutions by SDS Manager sa hodiny dodávateľov vykazujú osobitne, nezlievajú sa do vašej miery, a keďže ukazovatele vychádzajú z tých istých záznamov ako formuláre, číslo, ktoré vykazujete, a denník, ktorý by ste odovzdali inšpektorovi, spolu sedia.

Question 9

Čo ak potrebujeme report, ktorý ešte nemáte?

Accepted Answer

Ak potrebujete report, ktorý ešte nemáme, postaví ho náš tím, zvyčajne do jedného dňa — predpis, ktorý sme neuviedli, interný štandard vašej skupiny alebo formát, ktorý určí vaša poisťovňa. Nie je to nástroj na tvorbu odovzdaný vášmu manažérovi BOZP, aby sa ho učil, a neúčtuje sa z konzultačných hodín. Úradné formuláre sú už v systéme; čokoľvek nad ne je požiadavka, nie projekt.

Question 10

Zvládne jeden systém prevádzky v rôznych krajinách?

Accepted Answer

Áno, jeden systém zvládne prevádzky v rôznych krajinách, a práve o tom je oddelenie ohlasovacej povinnosti od softvéru. Záznamy sa vedú za každú prevádzkareň — čo je jednotka OSHA, nie spoločnosť — takže každá prevádzka sa riadi režimom a prahovými hodnotami, ktoré na ňu platia, vedie si vlastný denník a potvrdzuje vlastný 300A, pričom skupinové čísla sa aj tak sčítavajú. Závod v USA, sklad v Spojenom kráľovstve a prevádzka v Austrálii nepotrebujú tri rôzne nástroje.

Question 11

Môžeme preniesť naše existujúce denníky OSHA 300?

Accepted Answer

Áno, vaše existujúce denníky OSHA 300 sa prenesú pri nasadení. Tabuľky, exporty z predchádzajúceho systému alebo štruktúrovaný import sa načítajú ako celé roky, nie ako roztrúsené prípady, takže päťročné uchovávanie, ktoré vyžaduje 1904.33, sa nerozdelí medzi starý a nový systém. Zoznam prípadov s ochranou súkromia sa presunie s tým istým oddelením, aké predpis vyžaduje.

Question 12

Čo ak treba rozhodnutie o evidenčnej povinnosti neskôr zmeniť?

Accepted Answer

Rozhodnutie o evidenčnej povinnosti sa zmeniť dá a v EHS Solutions by SDS Manager je táto zmena zaznamenaným rozhodnutím, nie úpravou. Vznesie sa s odôvodnením a schvaľuje ju niekto iný než ten, kto ju žiada, pričom pôvodné aj revidované rozhodnutie zostávajú čitateľné — presne to, čo má oprava prečiarknutím zachovať.

Question 13

Ako súvisí správa chemických látok a KBÚ s reportovaním súladu?

Accepted Answer

Súvisí priamo, pretože EHS Solutions by SDS Manager vytvára spoločnosť SDS Manager, ktorej hlavným produktom je databáza súladu pre chemické látky a karty bezpečnostných údajov. Keď sa prípad choroby alebo expozície týka nejakej látky, karta bezpečnostných údajov je v tom istom systéme ako záznam, z ktorého vzniká úradný formulár, nie v samostatnej knižnici, ktorú musí niekto hľadať. SDS Manager je súčasťou skupiny NetPower so sídlom v Nórsku a kanceláriami v USA, vo Vietname a v Bangladéši.

Situácia	Tradičné BOZP platformy	EHS Solutions by SDS Manager
Inšpektor si vypýta váš denník 300	Dá sa vytvoriť zo systému, ak sa rozhodnutia o evidenčnej povinnosti udržiavali aktuálne — čo často znamená, že najprv prebehlo skladanie nanovo na konci roka.	Vytvorený zo záznamov tak, ako sú. Denník nikdy nebol samostatnou úlohou.
Potrebujete formulár, ktorý systém nemá	Dostanete nástroj na tvorbu. Jeho nastavenie je technická práca a spadne na manažéra BOZP — alebo na zákazku profesionálnych služieb.	Postaví ho náš tím, zvyčajne do jedného dňa. Nič nemusíte nastavovať a nič sa neúčtuje z konzultačných hodín.
Zmení sa predpis alebo prahová hodnota	Čakáte na vydanie alebo platíte za požiadavku na zmenu.	Poviete nám to. Na druhý deň to beží.

Softvér na reportovanie súladu v BOZP

Reportovanie súladu v BOZP, bez skladania nanovo na konci roka

Každá jurisdikcia vám dá lehotu. Žiadna z nich nie je dlhá.

Čo sa zmení, keď formulár vychádza zo záznamu.

Vaše režimy, nastavené nami

Každá prevádzka podľa svojich pravidiel

Podanie zostáva na vás

Všetko, čo si regulátor vypýta, pripravené skôr, než sa opýta

Získajte formuláre bez toho, aby ste čokoľvek prepisovali

Nikdy nezmeškajte lehotu na oznámenie

TRIR a DART, vypočítané z vašich záznamov

Päť rokov záznamov ide s vami

Reportovanie súladu je súčasťou platformy

Softvér je tá faktúra

Často kladené otázky

Prineste nám minuloročný denník 300