Software di gestione CAPA

Meno tempo a rincorrere le CAPA, più tempo a chiuderle

Le azioni seguono il proprio avanzamento, sollecitano chi le ha in carico e vanno da sole in approvazione. Azioni correttive e preventive originate da un incidente, da un rilievo d'indagine, da un'ispezione non conforme o da un rischio, tutte in un unico elenco. Sa a che punto sono le cose guardando, non chiedendo.

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Una responsabile e un tecnico esaminano le azioni aperte in sito
Scelto daOltre 10.000 responsabili della sicurezza

Tenere un elenco di azioni è facile. Chiuderlo onestamente è la parte difficile.

Qualsiasi sistema può contenere un elenco di azioni con delle scadenze. La questione è chi sollecita, cosa succede quando un'azione slitta, e se «chiusa» significa che qualcuno ha verificato o solo che qualcuno ha spuntato una casella.

Detto anche
Software CAPA, software di gestione delle azioni correttive, software di gestione delle azioni
Le azioni possono nascere da
Un incidente, un rilievo d'indagine, un punto d'ispezione non conforme, una segnalazione di pericolo o una voce del registro dei rischi
Norma supportata
ISO 45001 punto 10.2, Incidenti, non conformità e azioni correttive
La differenza

Cosa cambia quando le azioni si sollecitano da sole.

Qualsiasi sistema può contenere un elenco di azioni con delle scadenze. Ciò che li distingue è chi sollecita, cosa succede quando un'azione slitta, e se chiusa significa che qualcuno ha verificato o solo che qualcuno ha spuntato una casella.

Piattaforme EHS tradizionali compared with EHS Solutions by SDS Manager
SituazionePiattaforme EHS tradizionaliEHS Solutions by SDS Manager
Un'azione scade venerdì ed è mercoledìScrive al responsabile per chiedere. La risposta arriva giovedì, o non arriva.L'avanzamento cresceva man mano che le attività venivano spuntate, così ha visto lo stallo alla seconda settimana e ha avuto tempo di intervenire.
Chi ha fatto il lavoro dice che è conclusoQuella è la chiusura. La soluzione è confermata dall'unica persona che ha interesse a dire che ha funzionato.L'approvazione passa a una seconda persona. Il responsabile non può verificare il proprio lavoro, e quali ruoli possono farlo fa parte della sua configurazione.
Un auditor chiede chi ha confermato che la soluzione reggevaUna spunta e una data, e quel che qualcuno ricorda ancora.Un nome, una data e le evidenze esaminate, su una scheda che non può essere modificata in seguito.

Tutti in questo mercato hanno un elenco di azioni. La questione è cosa vi significa «chiusa».

  • Le azioni si sollecitano da sole

    Solleciti, escalation e invio in approvazione avvengono senza che nessuno li inneschi.

  • Due persone, sempre

    Chi ha svolto il lavoro non può essere chi lo approva.

  • Configurato, non programmato

    Impostiamo noi le sue priorità, le regole di scadenza e i ruoli di approvazione. Non lei.

Vedetelo funzionare sul vostro processo, non su un set di dati dimostrativo.Prenota una demo
Funzionalità

Da un rilievo a una soluzione che qualcuno ha davvero verificato

Come il lavoro viene tracciato, chi conferma che ha funzionato, cosa succede ai problemi che non si sono ancora verificati e che aspetto ha tutto questo su ogni sito.

Monitoraggio delle azioni

Veda a che punto è ogni azione senza chiedere a nessuno

Un'azione riceve un responsabile, una data e una serie di attività. Da lì in poi il monitoraggio, i solleciti e l'invio in approvazione avvengono senza di lei.

  • Smettete di girare gli aggiornamenti di stato Ogni attività ha il proprio titolare, così manutenzione, tecnico e formazione aggiornano il proprio lavoro direttamente.
  • Vedete il problema alla seconda settimana, non alla scadenza L'avanzamento si muove mentre le attività vengono spuntate, così un'azione ferma si nota quando c'è ancora tempo.
  • Nulla resta finito ma non chiuso Spuntare l'ultima attività manda l'azione in verifica da sola, senza che nessuno debba ricordarsene.
L'elenco CAPA, con titolare, scadenza e stato di ogni azione
Verifica

Sappia che la soluzione ha funzionato davvero

Nella maggior parte dei sistemi chi ha fatto il lavoro lo segna anche come fatto: è così che si chiudono azioni che non hanno risolto nulla, ed è così che lo stesso evento torna sei mesi dopo. Perciò l'approvazione passa a una seconda persona, e «chiuso» diventa la prova che qualcuno ha controllato invece dell'opinione di chi voleva andare avanti.

  • Un auditor ottiene un nome, non una spunta Chi ha confermato la soluzione è indicato per nome nel documento, e non è chi l'ha realizzata.
  • Una soluzione debole torna indietro invece di passare Il verificatore la rimanda con una motivazione scritta, e la cronologia dei tentativi resta insieme.
  • L'evento non può chiudersi in silenzio prima Un caso resta aperto mentre le sue azioni sono aperte, così nulla cade in quel varco.
Una scheda CAPA con titolare e verificatore indicati, verifica ancora in attesa
Azioni preventive

La soluzione per ciò che non è ancora successo

L'azione correttiva chiude ciò che è andato storto. Quella preventiva chiude ciò che per poco non andava storto: uno schema che si ripete tra le sedi, un pericolo segnalato, un rischio i cui controlli non tengono. La pagina si chiama correttive e preventive perché entrambe appartengono allo stesso percorso.

  • Nata da un andamento, non solo da un evento Tre mancati infortuni simili in due siti sono motivo di azione, anche senza nessun ferito.
  • Lo stesso percorso, lo stesso rigore Titolare, attività, scadenza, escalation e verifica indipendente, esattamente come per un'azione correttiva.
  • Collegata al rischio che riduce Un'azione riferita a una voce del registro alimenta il punteggio residuo appena è stata verificata.
L'elenco delle azioni, ogni riga con il suo tipo, la sua scadenza e il suo stato
Su tutte le sedi

Tutte le azioni aperte, senza riunione di stato

La domanda che riceve un responsabile della sicurezza non riguarda mai una singola azione. Riguarda quante sono aperte, quante sono in ritardo, e se la cosa sta migliorando o peggiorando.

  • Azioni aperte per sito, titolare e anzianità Ordinate per ciò che è più vecchio invece che più rumoroso, e vedete quale sito porta l'arretrato.
  • Scaduta, e di quanto Una settimana di ritardo e quattro mesi di ritardo sono problemi diversi, e sommarli nasconde entrambi.
  • Quanto tempo richiede davvero la chiusura Giorni medi dall'apertura alla verifica, per sito e per origine, così emergono i passaggi lenti.
La conferma di una segnalazione inviata, con il numero di pratica e il codice di accesso per seguirla

Ci porti il suo elenco di azioni

Ci mostri come le azioni nascono, vengono sollecitate e chiuse oggi, e le mostreremo la stessa cosa funzionare qui.

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Nella pratica

Operai esaminano insieme le registrazioni di sicurezza in sito
«Un'azione può nascere da sola o venire fuori da un'ispezione, un'indagine o un rischio, e in ogni caso porta un responsabile e una data e resta agganciata a ciò da cui è nata. Prima, il collegamento tra un rilievo e la sua soluzione era una catena di email di cui ero l'unica copia.»
Responsabile SicurezzaProduttore di carta e imballaggi · 1.200 dipendenti, Nord AmericaRecensione verificata · Gartner Peer Insights
Un unico sistema

Le azioni correttive e preventive sono una parte della piattaforma

Un'azione non vive mai da sola: è legata a monte all'incidente, all'ispezione, all'indagine o al rischio che l'ha generata, e a valle al registro dei rischi una volta verificata. Una struttura di sedi, un modello di permessi, una cronologia.

Gestione degli incidentiSegnala infortuni, mancati incidenti e pericoli da qualsiasi dispositivo, poi classificali.Indagine sugli incidentiIndagini guidate con 5 Perché, Ishikawa e albero decisionale, con prove difendibili.Gestione del rischioIndividua i pericoli, valuta il rischio sulla tua matrice e monitora le misure che lo riducono.Gestione degli appaltatoriApprovazione prima dell'inizio, documenti con la propria scadenza e tutte le aziende in un unico registro.Audit e ispezioneChecklist mobili, pianificazioni ricorrenti e punteggi coerenti su tutte le sedi.Formazione sulla sicurezzaAssegnazione per ruolo e sede, con la scadenza delle certificazioni visibile prima che decada.Reportistica di conformitàOSHA 300, 300-A e 301, RIDDOR e WHS generati dai registri che già possiedi.
Asset e manutenzioneRegistro delle attrezzature con piani di manutenzione preventiva e taratura, ed esiti conforme o non conforme.
Controllo dei documentiPolitiche e certificati con versionamento, tracciamento delle scadenze e storico completo delle modifiche.
Quanto costa

Il software è la fattura

I fornitori tradizionali quotano una licenza, poi fatturano l'avviamento, la migrazione, le giornate di formazione e ogni modifica successiva. È un residuo di un'epoca in cui installare un software richiedeva un anno.

Paghi il software, non i consulenti.

Prezzo sul numero di dipendenti, qualunque sia il numero di sedi. Sotto le 200 persone, avvii una prova gratuita e parte. Sopra, ci chieda una cifra e la avrà.

Sulla sua fattura
  • Il software
  • Tutti i moduli
  • Il suo organico
  • La configurazione delle sue regole
  • Report creati per lei
  • Modifiche, quando servono
  • Assistenza
Mai sulla sua fattura
  • Costo di attivazione
  • Progetto di configurazione
  • Pacchetti di ore di consulenza
  • Richieste di modifica
  • Minimo di servizi professionali
  • Estrazione dei dati all'uscita
  • Nessun costo di attivazione
  • Nessun minimo di servizi professionali
  • Nessuna ora da acquistare per le modifiche
Domande

Domande frequenti

Ha altre domande? I nostri esperti di sicurezza risponderanno sul vostro processo e non in modo generico.

Parli con i nostri esperti di sicurezza
Un software CAPA segue le azioni correttive e preventive — il lavoro che nasce da un problema — dal momento in cui l'azione viene aperta fino a una scheda verificata e chiusa. In EHS Solutions by SDS Manager si trova nello stesso sistema della gestione incidenti, delle indagini, degli audit e dei rischi, così un'azione porta sempre con sé il rilievo da cui è nata invece di vivere in un gestionale a parte.
La differenza tra un'azione correttiva e una preventiva sta nel fatto che il problema sia già accaduto o no. Un'azione correttiva sistema qualcosa che è andato storto e impedisce che si ripeta. Un'azione preventiva affronta qualcosa che non è ancora andato storto: uno schema che si ripete tra le sedi, un pericolo segnalato, un rischio i cui controlli non tengono. In EHS Solutions by SDS Manager entrambe seguono lo stesso percorso, con lo stesso responsabile, le stesse date, la stessa escalation e la stessa verifica indipendente, e vengono conteggiate separatamente nella reportistica, perché un programma interamente correttivo è un programma che si limita a reagire.
No, la persona che ha svolto il lavoro non può approvarlo. Il responsabile e il verificatore sono sempre due persone diverse. Quali ruoli possano fare da verificatore fa parte della sua configurazione, ma la separazione in sé non è opzionale, perché una soluzione confermata da chi l'ha realizzata non è una prova indipendente.
No, le azioni non devono per forza nascere da un incidente. Possono essere generate da un rilievo d'indagine, da un incidente o quasi incidente, da un punto d'ispezione non conforme, da un controllo di manutenzione o taratura non superato, da un rischio del registro, oppure da sole come lavoro preventivo su una tendenza. Finiscono tutte nello stesso elenco di azioni invece che in quattro gestionali distinti.
I responsabili delle attività vengono avvisati via email e notifica mobile quando viene loro assegnato del lavoro, e di nuovo all'avvicinarsi della scadenza. Ogni attività dentro un'azione ha il proprio responsabile e la propria data, così manutenzione, ingegneria e formazione aggiornano direttamente la propria parte invece di riportare l'avanzamento tramite il responsabile della sicurezza.
Sì, reparti diversi possono avere in carico parti diverse di una stessa azione. Ogni attività ha il proprio responsabile e la propria data, così manutenzione, ingegneria e formazione possono tenerne un pezzo ciascuno mentre una sola persona resta responsabile dell'azione nel suo insieme.
Quando un'azione scade viene escalata da sola invece di invecchiare in un elenco che nessuno apre. L'avanzamento cresce man mano che le singole attività vengono spuntate, così un'azione ferma è visibile alla seconda settimana e non alla scadenza, e il lavoro che slitta raggiunge un responsabile senza che nessuno debba sollecitarlo.
Sì. Il punto 10.2 della ISO 45001 richiede di reagire a un incidente o a una non conformità, valutare la necessità di agire per eliminare la causa profonda, attuarla, riesaminarne l'efficacia e conservare informazioni documentate sia sulle azioni intraprese sia sui risultati. In EHS Solutions by SDS Manager il riesame dell'efficacia è la fase di verifica, svolta da una persona diversa da chi ha fatto il lavoro, e la relativa registrazione non può essere modificata in seguito.
Sì, funziona per la gestione degli adempimenti di conformità. Un requisito di un'autorità, un rilievo di audit o una condizione di certificazione vengono seguiti allo stesso modo, con responsabile, scadenza, escalation e chiusura verificata, accanto alle azioni di sicurezza invece che in un elenco a parte.
Sì, il suo elenco di azioni attuale viene importato in fase di avviamento. Un foglio di calcolo o un'esportazione da un sistema precedente vengono caricati con responsabili, scadenze e stati intatti, così il lavoro in corso non riparte da zero e quello chiuso resta come storico.
Il rapporto è diretto, perché EHS Solutions by SDS Manager è realizzato da SDS Manager, il cui prodotto principale è un database di conformità per sostanze chimiche e schede di dati di sicurezza. Quando un'azione riguarda una sostanza — una misura di controllo, una sostituzione o un cambiamento nel modo di stoccare qualcosa — la scheda di dati di sicurezza si trova nello stesso sistema dell'azione, e non in un archivio separato che qualcuno deve andare a cercare. SDS Manager fa parte del gruppo NetPower, con sede in Norvegia e uffici negli Stati Uniti, in Vietnam e in Bangladesh.
L'avviamento dura giorni, e la parte del suo team consiste nel descrivere come oggi le azioni nascono, vengono sollecitate e chiuse. In EHS Solutions by SDS Manager le sue priorità, le regole di scadenza, i punti di escalation e i ruoli di approvazione vengono configurati prima della messa in esercizio, dal nostro team. Non c'è alcun costo di attivazione né ore di consulenza da acquistare.

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