Software de gestão de CAPA

Menos tempo a correr atrás das CAPA, mais tempo a fechá-las

As ações acompanham o próprio progresso, lembram quem as tem a cargo e seguem sozinhas para aprovação. Ações corretivas e preventivas resultantes de um incidente, de uma constatação de investigação, de uma inspeção não conforme ou de um risco, tudo numa só lista. Fica a saber como estão as coisas ao olhar, não ao perguntar.

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Uma supervisora e um técnico analisam as ações abertas na instalação
Confiado porMais de 10.000 gestores de segurança

Manter uma lista de ações é fácil. Fechá-la com honestidade é a parte difícil.

Qualquer sistema consegue guardar uma lista de ações com prazos. A questão é quem anda a cobrar, o que acontece quando uma derrapa, e se «fechada» significa que alguém verificou ou apenas que alguém assinalou uma caixa.

Também designado por
Software CAPA, software de acompanhamento de ações corretivas, software de gestão de ações
As ações podem ter origem em
Um incidente, uma constatação de investigação, um ponto de inspeção não conforme, uma comunicação de perigo ou uma entrada do registo de riscos
Norma suportada
ISO 45001 secção 10.2, Incidentes, não conformidades e ações corretivas
A diferença

O que muda quando as ações se cobram a si próprias.

Qualquer sistema consegue guardar uma lista de ações com prazos. O que os distingue é quem anda a cobrar, o que acontece quando uma ação derrapa, e se fechada significa que alguém verificou ou apenas que alguém assinalou uma caixa.

Plataformas EHS tradicionais compared with EHS Solutions by SDS Manager
SituaçãoPlataformas EHS tradicionaisEHS Solutions by SDS Manager
Uma ação vence sexta-feira e é quartaEnvia um e-mail ao responsável a perguntar. A resposta chega na quinta, ou não chega.O progresso avançou à medida que as tarefas foram assinaladas, por isso viu o bloqueio na segunda semana e teve tempo de agir.
A pessoa que fez o trabalho diz que está concluídoÉ esse o fecho. A solução é confirmada pela única pessoa com motivo para dizer que resultou.A aprovação passa para uma segunda pessoa. O responsável não pode verificar o próprio trabalho, e que perfis o podem fazer faz parte da sua configuração.
Um auditor pergunta quem confirmou que a solução se aguentouUm visto e uma data, e o que alguém ainda se lembre.Um nome, uma data e as evidências analisadas, num registo que não pode ser alterado depois.

Toda a gente neste mercado tem uma lista de ações. A questão é o que significa «fechada» nela.

  • As ações cobram-se a si próprias

    Lembretes, escalamento e envio para aprovação acontecem sem ninguém os despoletar.

  • Duas pessoas, sempre

    Quem fez o trabalho não pode ser quem o aprova.

  • Configurado, não programado

    Nós configuramos as suas prioridades, regras de prazo e perfis de aprovação. Não é o cliente.

Veja-o a funcionar sobre o seu próprio processo, não sobre um conjunto de dados de demonstração.Marcar uma demonstração
Funcionalidades

De uma constatação a uma solução que alguém verificou mesmo

Como o trabalho é acompanhado, quem confirma que resultou, o que acontece aos problemas que ainda não ocorreram e qual o aspeto disso tudo em todas as instalações.

Acompanhamento de ações

Veja como está cada ação sem perguntar a ninguém

Uma ação recebe um responsável, uma data e um conjunto de tarefas. Depois disso, o acompanhamento, os lembretes e o envio para aprovação acontecem sem si.

  • Deixa de reencaminhar pontos de situação Cada tarefa tem o seu próprio responsável, para que manutenção, engenharia e formação atualizem o seu trabalho diretamente.
  • Vê o problema na segunda semana, não na data-limite O progresso avança à medida que as tarefas são marcadas, para que uma ação parada apareça enquanto ainda há tempo.
  • Nada fica terminado mas sem fecho Marcar a última tarefa submete a ação a verificação por si só, sem que ninguém tenha de se lembrar.
A lista de CAPA, com o responsável, o prazo e o estado de cada ação
Verificação

Saiba que a solução resultou mesmo

Na maioria dos sistemas quem fez o trabalho também o marca como feito — e é assim que se fecham ações que nunca resolveram nada, e que o mesmo incidente volta seis meses depois. Por isso a validação passa para uma segunda pessoa, e «fechado» torna-se prova de que alguém olhou em vez de uma opinião de quem queria seguir em frente.

  • Um auditor recebe um nome, não um visto Quem confirmou a correção fica identificado no registo, e não é quem a executou.
  • Uma correção fraca volta atrás em vez de passar O verificador devolve-a com um motivo escrito, e o histórico de tentativas mantém-se junto.
  • O incidente não pode fechar em silêncio antes disso Um caso mantém-se aberto enquanto as suas ações estiverem abertas, para que nada caia no intervalo.
Uma ficha CAPA com responsável e verificador identificados, verificação ainda pendente
Ações preventivas

A solução para o que ainda não aconteceu

A ação corretiva fecha o que correu mal. A preventiva fecha o que quase correu: um padrão entre instalações, um perigo comunicado, um risco cujos controlos não estão a aguentar. A página chama-se corretivas e preventivas porque ambas pertencem ao mesmo circuito.

  • Nascida de um padrão, não apenas de um acontecimento Três quase-acidentes semelhantes em duas instalações justificam ação, sem que ninguém se tenha ferido.
  • O mesmo percurso, o mesmo rigor Responsável, tarefas, data-limite, escalamento e verificação independente, exatamente como numa ação corretiva.
  • Ligada ao risco que reduz Uma ação associada a uma entrada do registo alimenta a pontuação residual assim que tenha sido verificada.
A lista de ações, cada linha com o seu tipo, o seu prazo e o seu estado
Em todas as instalações

Todas as ações abertas, sem reunião de ponto de situação

A pergunta que fazem a um responsável de segurança nunca é sobre uma ação. É sobre quantas estão abertas, quantas estão atrasadas, e se isso está a melhorar ou a piorar.

  • Ações abertas por instalação, responsável e antiguidade Ordene pelo mais antigo em vez do mais ruidoso, e veja qual a instalação que carrega o atraso.
  • Em atraso, e por quanto tempo Uma semana de atraso e quatro meses de atraso são problemas diferentes, e somá-los esconde os dois.
  • Quanto tempo o fecho leva realmente Dias médios entre a abertura e a verificação, por instalação e por origem, para que os passos lentos apareçam.
A confirmação de uma comunicação enviada, com o número do caso e o código de acesso para a acompanhar

Traga-nos a sua lista de ações

Mostre-nos como as ações são criadas, cobradas e fechadas hoje, e mostramos-lhe o mesmo a funcionar aqui.

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Na prática

Trabalhadores analisam em conjunto registos de segurança na instalação
«Uma ação pode ser criada sozinha ou resultar de uma inspeção, de uma investigação ou de um risco, e em qualquer dos casos leva um responsável e uma data e continua ligada àquilo de onde veio. Antes disto, a ligação entre uma constatação e a sua resolução era uma cadeia de e-mails de que eu era a única cópia.»
Diretor de SegurançaFabricante de papel e embalagem · 1200 colaboradores, América do NorteAvaliação verificada · Gartner Peer Insights
Um só sistema

As ações corretivas e preventivas são uma parte da plataforma

Uma ação nunca vive sozinha: está ligada para trás ao incidente, inspeção, investigação ou risco que lhe deu origem, e para a frente ao registo de riscos assim que é verificada. Uma estrutura de instalações, um modelo de permissões, um histórico.

Gestão de incidentesComunique lesões, quase-acidentes e perigos a partir de qualquer dispositivo, depois triagem e classificação.Investigação de incidentesInvestigações guiadas com 5 Porquês, Ishikawa e árvore de decisão, com provas defensáveis.Gestão de riscosIdentifique perigos, avalie o risco na sua própria matriz e acompanhe os controlos que o reduzem.Gestão de empreiteirosAprovação antes de começarem, documentos com a sua própria validade e todas as empresas num único registo.Auditoria e inspeçãoListas de verificação móveis, agendamentos recorrentes e pontuação consistente em todos os locais.Formação em segurançaAtribuição por função e local, com a validade das certificações visível antes de caducar.Relatórios de conformidadeOSHA 300, 300-A e 301, RIDDOR e WHS gerados a partir dos registos que já possui.
Ativos e manutençãoRegisto de equipamentos com planos de manutenção preventiva e calibração, e resultados de aprovado ou reprovado.
Controlo de documentosPolíticas e certificados com versões, controlo de validades e histórico completo de alterações.
Quanto custa

O software é a fatura

Os fornecedores tradicionais cotam uma licença e depois faturam a implementação, a migração, os dias de formação e cada alteração posterior. É um resquício de uma época em que instalar software demorava um ano.

Paga o software, não os consultores.

Preço por número de colaboradores, independentemente de quantas instalações tiver. Abaixo de 200 pessoas, inicie um teste gratuito e avance. Acima disso, peça-nos um valor e terá um.

Na sua fatura
  • O software
  • Todos os módulos
  • O seu efetivo
  • A configuração das suas regras
  • Relatórios criados para si
  • Alterações, quando precisar
  • Suporte
Nunca na sua fatura
  • Taxa de implementação
  • Projeto de configuração
  • Pacotes de horas de consultoria
  • Pedidos de alteração
  • Mínimo de serviços profissionais
  • Extração de dados à saída
  • Sem taxa de implementação
  • Sem mínimo de serviços profissionais
  • Sem horas a comprar para alterações
Perguntas

Perguntas frequentes

Ainda tem dúvidas? Os nossos especialistas em segurança responderão a partir do seu próprio processo e não de forma genérica.

Fale com os nossos especialistas em segurança
Um software CAPA acompanha as ações corretivas e preventivas — o trabalho que resulta de um problema — desde o momento em que a ação é criada até um registo verificado e fechado. No EHS Solutions by SDS Manager está no mesmo sistema que a gestão de incidentes, as investigações, as auditorias e os riscos, por isso uma ação leva sempre consigo a constatação de onde veio, em vez de viver num gestor à parte.
A diferença entre uma ação corretiva e uma preventiva é se o problema já ocorreu. Uma ação corretiva resolve algo que correu mal e impede que se repita. Uma ação preventiva trata algo que ainda não correu mal: um padrão entre instalações, um perigo comunicado, um risco cujos controlos não estão a aguentar. No EHS Solutions by SDS Manager ambas seguem o mesmo circuito, com o mesmo responsável, datas, escalamento e verificação independente, e são contadas em separado nos relatórios, porque um programa inteiramente corretivo é um programa que apenas reage.
Não, a pessoa que fez o trabalho não pode aprová-lo. O responsável e o verificador são sempre duas pessoas diferentes. Que perfis podem atuar como verificador faz parte da sua configuração, mas a separação em si não é opcional, porque uma solução confirmada por quem a executou não é prova independente.
Não, as ações não têm de vir de um incidente. Podem ter origem numa constatação de investigação, num incidente ou quase-acidente, num ponto de inspeção não conforme, numa verificação de manutenção ou calibração não conforme, num risco do registo, ou sozinhas como trabalho preventivo face a uma tendência. Chegam todas à mesma lista de ações em vez de a quatro gestores distintos.
Os responsáveis das tarefas são avisados por e-mail e por notificação móvel quando lhes é atribuído trabalho, e de novo à medida que o prazo se aproxima. Cada tarefa dentro de uma ação tem o seu responsável e a sua data, por isso manutenção, engenharia e formação atualizam a sua parte diretamente em vez de reportarem o progresso através do responsável de segurança.
Sim, departamentos diferentes podem ter a cargo partes diferentes de uma mesma ação. Cada tarefa tem o seu responsável e a sua data, por isso manutenção, engenharia e formação podem ficar cada uma com uma parte enquanto uma pessoa continua a responder pela ação no seu conjunto.
Quando uma ação fica vencida, sobe sozinha em vez de envelhecer numa lista que ninguém abre. O progresso avança à medida que as tarefas individuais são assinaladas, por isso uma ação parada é visível na segunda semana e não na data-limite, e o trabalho que derrapa chega a um responsável sem que ninguém tenha de o cobrar.
Sim. A secção 10.2 da ISO 45001 exige reagir a um incidente ou não conformidade, avaliar a necessidade de agir para eliminar a causa raiz, implementá-la, rever se foi eficaz e conservar informação documentada tanto sobre as ações tomadas como sobre os resultados. No EHS Solutions by SDS Manager a revisão da eficácia é o passo de verificação, realizado por alguém diferente de quem fez o trabalho, e o seu registo não pode ser alterado depois.
Sim, serve para a gestão de tarefas de conformidade. Um requisito de um regulador, uma constatação de auditoria ou uma condição de certificação são acompanhados da mesma forma, com responsável, prazo, escalamento e fecho verificado, ao lado das ações de segurança em vez de numa lista à parte.
Sim, a sua lista de ações atual é trazida na fase de implementação. Uma folha de cálculo ou uma exportação de um sistema anterior é importada com responsáveis, prazos e estados intactos, por isso o trabalho em curso não recomeça do zero e o trabalho fechado permanece como histórico.
A relação é direta, porque o EHS Solutions by SDS Manager é desenvolvido pela SDS Manager, cujo produto principal é uma base de dados de conformidade para produtos químicos e fichas de dados de segurança. Quando uma ação envolve uma substância — uma medida de controlo, uma substituição ou uma alteração no modo de armazenamento — a ficha de dados de segurança está no mesmo sistema que a ação, e não numa biblioteca separada que alguém tenha de ir procurar. A SDS Manager faz parte do grupo NetPower, com sede na Noruega e escritórios nos Estados Unidos, no Vietname e no Bangladeche.
A implementação demora dias, e a parte da sua equipa consiste em descrever como as ações são hoje criadas, cobradas e fechadas. No EHS Solutions by SDS Manager as suas prioridades, regras de prazo, pontos de escalamento e perfis de aprovação são configurados antes da entrada em produção, pela nossa equipa. Não há taxa de implementação nem horas de consultoria a comprar.

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