Logiciel de gestion des sous-traitants

Les sous-traitants ne sont pas vos salariés, mais ils restent votre responsabilité

Intégrez un sous-traitant via un processus d'approbation, vérifiez les documents avant son arrivée, et gardez chaque entreprise, chaque personne et tout ce qu'ils ont fait au même endroit.

Réserver une démonstrationCommencer l’essai gratuit
Un responsable de site enregistre l'arrivée d'un sous-traitant à l'entrée de l'usine
Approuvés avant de commencer

Un processus d'approbation défini plutôt qu'un appel téléphonique et un espoir.

Documents vérifiés, pas seulement collectés

Demandés, vérifiés, approuvés et archivés, avec l'expiration visible.

Mis en place par nos soins, avant la mise en service

Vos types d'entreprise, exigences documentaires et étapes d'approbation configurés pour vous.

Approuvé parPlus de 10 000 responsables sécurité

Le dossier de PDF que quelqu'un garde sur un disque partagé

Les documents des sous-traitants forment généralement une collection : une attestation d'assurance envoyée par mail en mars, une habilitation photographiée au téléphone, un mode opératoire introuvable. Cela fonctionne jusqu'à ce que quelqu'un demande à les voir.

Aussi appelé
Logiciel de gestion des sous-traitants, logiciel de conformité des sous-traitants
Comment fonctionne l'intégration
Un processus d'approbation défini — le type d'entreprise détermine les documents exigés, et une personne nommément désignée les approuve
Réglementation à laquelle il renvoie
29 CFR 1904.31 — l'employeur qui encadre le travailleur au quotidien enregistre l'accident
La différence

Ce qui change quand le dossier détient les documents.

Plateformes EHS classiques compared with EHS Solutions by SDS Manager
SituationPlateformes EHS classiquesEHS Solutions by SDS Manager
Un nouveau sous-traitant est attendu sur site lundiQuelqu'un relance les documents par mail et décide sur le moment si cela suffit.Ils passent par un processus d'approbation avec les documents qu'exige votre type d'entreprise, et le dossier montre qui les a approuvés.
L'assurance d'un sous-traitant a expiré il y a six semainesPersonne ne s'en aperçoit avant qu'un sinistre, un audit ou un incident n'oblige quelqu'un à aller vérifier.Le document porte son expiration, et le statut de conformité du sous-traitant l'affiche au lieu de la masquer.
Un sous-traitant envoie quatre personnes différentes en un moisQuatre conversations séparées, et aucun moyen de les voir comme une seule entreprise.Les quatre figurent sous le sous-traitant, chacun avec son rôle et ses autorisations, dans un seul dossier.

  • Une entreprise, plusieurs personnes

    Affectez plusieurs utilisateurs à un même sous-traitant, chacun avec ses rôles et ses autorisations.

  • Des documents datés

    Demandés, vérifiés, approuvés et archivés, pour que rien d'expiré ne reste valide en silence.

  • Exploitable en rapport sur l'ensemble

    Chaque sous-traitant et tout ce qu'il a fait, en un seul endroit d'où vous pouvez éditer vos rapports.

Voyez-le tourner sur votre propre processus, pas sur un jeu de données de démonstration.Réserver une démonstration
Fonctionnalités

De la première approbation à tout ce qu'ils ont fait ensuite

Comment un sous-traitant entre dans le système, ce qu'il advient de ses documents, comment son personnel est géré et à quoi ressemble le dossier quand quelqu'un pose la question.

Intégration

Un processus d'approbation, pas un appel téléphonique

Intégrer un sous-traitant est une décision que quelqu'un prend. Elle devrait y ressembler dans le dossier.

  • Un flux défini, avant le début des travaux. Un sous-traitant est intégré au système via un processus d'approbation, et non ajouté par la première personne qui lui a parlé.
  • Les types d'entreprise que vous définissez. Ce qu'est un sous-traitant, et ce que ce type de sous-traitant doit fournir, est paramétré pour correspondre à la façon dont vous les classez déjà.
  • Approuvé par une personne nommément désignée. Qui a approuvé le sous-traitant, et quand, figure au dossier et non dans le souvenir de quelqu'un.
L'intégration des sous-traitants, avec les documents que chaque entreprise doit fournir
Documents

Demandés, vérifiés, approuvés et toujours valides

L'attestation d'assurance n'est pas le problème. Celle qui a expiré en mars sans que personne ne s'en aperçoive, si.

  • Demander ce que ce type exige. Les exigences documentaires sont définies par type d'entreprise, de sorte qu'on demande au sous-traitant les bonnes pièces plutôt que ce dont quelqu'un se souvient.
  • Vérifié et approuvé, pas seulement téléversé. Chaque document est vérifié et approuvé avant de compter, avec la mention de qui l'a fait dans le dossier.
  • L'expiration est visible. Les documents portent leur date, de sorte qu'une autorisation ou une attestation expirée apparaît au lieu de dormir dans un dossier.
  • Archivés là où se trouve le sous-traitant. Les documents vivent dans le dossier du sous-traitant, pas sur un disque partagé que quelqu'un doit fouiller.
Le registre documentaire des sous-traitants, assurances et RAMS signalés comme expirés ou bientôt expirés
Leur personnel

Un sous-traitant, autant d'accès qu'il lui en faut

La plupart des problèmes de sous-traitance sont en réalité des problèmes de personnes : l'opérateur dont personne n'a le dossier, le chef d'équipe qui est parti, l'intérimaire à son premier jour.

  • Plusieurs utilisateurs sous un même sous-traitant. Affectez plusieurs personnes à une entreprise sous-traitante, chacune avec son compte, son rôle et ses autorisations.
  • L'entreprise et l'équipe, ensemble. Un sous-traitant et son personnel travaillent dans le système comme un tout, et non comme des comptes sans lien entre eux.
  • Des autorisations calibrées sur le rôle. Ce que le personnel d'un sous-traitant peut voir et faire est défini par le rôle, pour que l'accès corresponde à la mission.
Le personnel propre d'un sous-traitant, avec ses rôles et ses habilitations
Le dossier

Chaque sous-traitant, et tout ce qu'il a fait

La question porte rarement sur un seul sous-traitant. Elle porte sur combien sont à jour, lesquels sont en retard, et ce qui s'est passé avec ceux qui étaient là l'an dernier.

  • Un seul référentiel de sous-traitants. Chaque entreprise à laquelle vous faites appel, active ou archivée, dans un registre unique plutôt que dans trois listes.
  • Leur activité reste rattachée. Ce qu'un sous-traitant a fait, et ce qui en est ressorti, figure au dossier de cette entreprise.
  • Exploitable en rapport sur l'ensemble. Éditez des rapports sur l'ensemble des sous-traitants à tout moment, au lieu de les assembler quand quelqu'un le demande.
L'onglet d'activité d'une fiche sous-traitant, montrant qui a enregistré et validé chaque habilitation

Apportez-nous un sous-traitant que vous venez d'intégrer

Prenez la dernière entreprise que vous avez fait venir sur site et nous la ferons passer dans le système avec vous, de l'approbation aux documents jusqu'à ce qu'elle a fait ensuite.

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En pratique

Des ouvriers consultent ensemble des enregistrements de sécurité sur le site
« La plupart de nos sites n'ont pas de réseau. Les gars saisissent tout dans l'application et ça remonte dès que la camionnette recapte. Ça ne m'a encore rien perdu. »
Ben HalsteadHalstead Civil Engineering · Construction, LeedsAvis vérifié · Trustpilot
Un seul système

La gestion des sous-traitants n'est qu'une partie de la plateforme

L'incident d'un sous-traitant, l'action qui en découle et les documents à l'origine de son approbation figurent tous dans le même dossier, sur une seule structure de sites et un seul historique.

Gestion des incidentsDéclarez blessures, presque-accidents et dangers depuis n'importe quel appareil, puis triez et classez.Enquête sur les incidentsEnquêtes guidées en 5 Pourquoi, Ishikawa et arbre de décision, avec des preuves défendables.Gestion des CAPAResponsables, échéances et validation indépendante, reliés au constat qui les a déclenchés.Gestion des risquesIdentifiez les dangers, cotez le risque sur votre propre matrice et suivez les mesures qui le réduisent.Audit et inspectionListes de contrôle mobiles, plannings récurrents et cotation homogène sur tous les sites.Formation à la sécuritéAttribution par rôle et par site, avec l'échéance des certifications visible avant expiration.Rapports de conformitéOSHA 300, 300-A et 301, RIDDOR et WHS produits à partir des registres que vous détenez déjà.
Équipements et maintenanceRegistre des équipements avec plans de maintenance préventive et d'étalonnage, et résultats conformes ou non conformes.
Maîtrise documentairePolitiques et attestations versionnées, avec suivi des échéances et historique complet des modifications.
Ce que cela coûte

Le logiciel, c'est la facture

Les éditeurs traditionnels annoncent une licence, puis facturent le paramétrage, la migration, les journées de formation et chaque modification ultérieure. C'est un vestige d'une époque où l'installation d'un logiciel prenait un an.

Vous payez le logiciel, pas les consultants.

Tarification à l'effectif, quel que soit le nombre de sites. En dessous de 200 personnes, lancez l'essai gratuit et c'est parti. Au-delà, demandez-nous un chiffre et vous l'aurez.

Sur votre facture
  • Le logiciel
  • Tous les modules
  • Votre effectif
  • Le paramétrage de vos règles
  • Les rapports créés pour vous
  • Les modifications, à tout moment
  • Le support
Jamais sur votre facture
  • Frais de mise en œuvre
  • Projet de paramétrage
  • Blocs d'heures de conseil
  • Demandes de modification
  • Minimum de prestations de conseil
  • Extraction des données au départ
  • Aucuns frais de mise en œuvre
  • Aucun minimum de prestations de conseil
  • Aucune heure à acheter pour les modifications
Questions fréquentes

La gestion des sous-traitants, en clair.

Vous avez encore des questions ? Nos experts sécurité y répondront à partir de votre propre processus de sous-traitance plutôt que de façon générale.

Parlez à nos experts sécurité
Un logiciel de gestion des sous-traitants réunit les entreprises que vous faites intervenir sur vos sites, les personnes qu'elles envoient et les documents attestant qu'elles ont le droit d'être là. Dans EHS Solutions by SDS Manager, un sous-traitant est intégré via un processus de validation, ses documents sont demandés, vérifiés et conservés avec leur date d'expiration, et tout ce qu'il fait ensuite reste rattaché à cette entreprise.
L'intégration d'un sous-traitant passe par un processus de validation défini plutôt que par une chaîne d'e-mails. Le sous-traitant est créé avec un type d'entreprise, ce type détermine les documents exigés, et une personne nommément désignée les valide. Qui a validé le sous-traitant et quand figure au dossier.
Attestations d'assurance, agréments, modes opératoires, justificatifs de compétence et tout ce que vos types d'entreprise exigent peuvent être demandés, vérifiés, validés et conservés au dossier du sous-traitant. Chaque document porte sa date d'expiration, de sorte qu'un document périmé se voit au lieu de dormir dans un dossier.
Lorsqu'un document de sous-traitant expire, l'expiration apparaît sur le document et dans le statut de conformité du sous-traitant : une attestation périmée ressort au lieu de rester discrètement au dossier. Ce que fait votre organisation ensuite — qui est prévenu et à quoi ressemble l'escalade — relève de votre configuration.
Oui, plusieurs personnes peuvent travailler sous un même sous-traitant. Attribuez plusieurs utilisateurs à une entreprise sous-traitante, chacun avec son compte, son rôle et ses droits, afin que l'entreprise et les personnes qu'elle envoie forment un seul dossier plutôt qu'un ensemble de comptes sans lien.
Oui, les sous-traitants peuvent déclarer des événements. Les utilisateurs sous-traitants déclarent dans le système avec les droits que leur rôle autorise, et toute personne présente sur site sans compte déclare via une affiche QR depuis n'importe quel navigateur, sans application ni identifiant. Dans les deux cas, la déclaration arrive dans votre dossier avec l'employeur rattaché.
En application du 29 CFR 1904.31, c'est en général l'employeur qui encadre le travailleur au quotidien qui enregistre la blessure, ce qui, pour la plupart des sous-traitants, est le sous-traitant et non vous. Dans EHS Solutions by SDS Manager, l'employeur et le type de contrat sont saisis dès la déclaration, si bien que la décision d'enregistrement s'appuie sur des faits plutôt que sur une discussion après coup.
Oui, vous pouvez produire un rapport sur l'ensemble des sous-traitants d'un coup. Chaque entreprise sous-traitante figure dans un même registre, active ou archivée, avec ses documents, son statut de conformité et son activité, si bien qu'une question portant sur toutes se traite par un rapport et non par un travail de compilation.
Oui, votre liste de sous-traitants existante est reprise lors de la mise en place, y compris les coordonnées des entreprises et les documents que vous détenez déjà. Les sous-traitants peuvent aussi être importés et exportés au format CSV.
La mise en place prend quelques jours, et le rôle de votre équipe consiste à décrire comment vous classez déjà vos sous-traitants et ce que vous exigez de chaque type. Dans EHS Solutions by SDS Manager, vos types d'entreprise, exigences documentaires, étapes de validation et droits sont configurés avant la mise en service, par notre équipe. Il n'y a ni frais de mise en œuvre ni heures de conseil à acheter.

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Paramétré autour de vos propres types d'entreprise, exigences documentaires et étapes d'approbation.

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  • Gestion des fiches de données de sécurité pour les utilisateurs de produits chimiques, les détaillants, les boutiques en ligne et les fabricants

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