Fremdfirmenmanagement-Software

Fremdfirmen sind nicht Ihre Beschäftigten, aber sie bleiben Ihre Verantwortung

Nehmen Sie eine Fremdfirma über einen Freigabeprozess auf, prüfen Sie die Dokumente, bevor sie auftaucht, und halten Sie jedes Unternehmen, jede Person und alles Getane an einem Ort.

Rundgang buchenKostenlose Testversion starten
Ein Standortleiter meldet einen Fremdfirmenmitarbeiter am Werkstor an
Freigegeben, bevor sie anfangen

Ein definierter Freigabeprozess statt eines Anrufs und einer Hoffnung.

Dokumente geprüft, nicht nur gesammelt

Angefordert, geprüft, freigegeben und abgelegt, mit sichtbarem Ablaufdatum.

Von uns eingerichtet, vor dem Go-live

Ihre Firmentypen, Dokumentenanforderungen und Freigabeschritte für Sie konfiguriert.

Vertraut von10.000+ Sicherheitsmanager

Der Ordner voller PDFs, den jemand auf einem Netzlaufwerk pflegt

Fremdfirmen-Unterlagen sind meist eine Sammlung: eine im März gemailte Versicherungsbescheinigung, ein mit dem Handy fotografierter Nachweis, eine Betriebsanweisung, die niemand findet. Das funktioniert, bis jemand sie sehen will.

Auch genannt
Fremdfirmenmanagement-Software, Software für Fremdfirmen-Compliance
Wie die Aufnahme funktioniert
Ein definierter Freigabeprozess — der Firmentyp bestimmt, welche Dokumente erforderlich sind, und eine namentlich genannte Person gibt sie frei
Vorschrift, auf die sie sich bezieht
29 CFR 1904.31 — der Arbeitgeber, der die Beschäftigten täglich beaufsichtigt, erfasst die Verletzung
Der Unterschied

Was sich ändert, wenn der Datensatz die Unterlagen hält.

Klassische EHS-Plattformen compared with EHS Solutions by SDS Manager
SzenarioKlassische EHS-PlattformenEHS Solutions by SDS Manager
Eine neue Fremdfirma kommt am Montag auf das GeländeJemand läuft den Dokumenten per E-Mail hinterher und entscheidet spontan, ob es reicht.Sie durchlaufen einen Freigabeprozess mit den Dokumenten, die Ihr Firmentyp verlangt, und der Datensatz zeigt, wer sie freigegeben hat.
Die Versicherung einer Fremdfirma ist vor sechs Wochen abgelaufenNiemand bemerkt es, bis ein Schadenfall, ein Audit oder ein Vorfall jemanden dazu bringt, nachzusehen.Das Dokument trägt sein Ablaufdatum, und der Compliance-Status der Fremdfirma zeigt es, statt es zu verbergen.
Eine Fremdfirma schickt in einem Monat vier verschiedene PersonenVier getrennte Gespräche, und keine Möglichkeit, sie als ein Unternehmen zu sehen.Alle vier liegen unter der Fremdfirma, jeweils mit eigener Rolle und eigenen Berechtigungen, in einem Datensatz.

  • Ein Unternehmen, viele Menschen

    Weisen Sie einer Fremdfirma mehrere Benutzer zu, jeweils mit eigenen Rollen und Berechtigungen.

  • Dokumente mit Datum

    Angefordert, geprüft, freigegeben und abgelegt, sodass nichts Abgelaufenes still gültig bleibt.

  • Über alle hinweg auswertbar

    Jede Fremdfirma und alles, was sie getan hat, an einem Ort, aus dem Sie berichten können.

Sehen Sie es an Ihrem eigenen Prozess laufen, nicht an einem Demo-Datensatz.Rundgang buchen
Funktionen

Von der ersten Freigabe bis zu allem, was danach geschah

Wie eine Fremdfirma ins System kommt, was mit ihren Unterlagen geschieht, wie ihre Mitarbeitenden behandelt werden und wie der Datensatz aussieht, wenn jemand fragt.

Aufnahme

Ein Freigabeprozess, kein Telefonat

Eine Fremdfirma aufzunehmen ist eine Entscheidung, die jemand trifft. Im Datensatz sollte sie auch so aussehen.

  • Ein definierter Ablauf, bevor die Arbeit beginnt. Eine Fremdfirma wird über einen Freigabeprozess ins System aufgenommen und nicht von demjenigen angelegt, der zuerst mit ihr gesprochen hat.
  • Firmentypen, die Sie festlegen. Was eine Fremdfirma ist und was dieser Typ vorlegen muss, wird passend dazu eingerichtet, wie Sie sie bereits klassifizieren.
  • Von einer namentlich genannten Person freigegeben. Wer die Fremdfirma wann freigegeben hat, steht im Datensatz und nicht in jemandes Erinnerung.
Fremdfirmen-Onboarding mit den Dokumenten, die jedes Unternehmen liefern muss
Dokumente

Angefordert, geprüft, freigegeben und noch gültig

Die Versicherungsbescheinigung ist nicht das Problem. Die, die im März abgelaufen ist und die niemand bemerkt hat, ist das Problem.

  • Anfordern, was dieser Typ verlangt. Dokumentenanforderungen werden je Firmentyp festgelegt, sodass eine Fremdfirma nach den richtigen Unterlagen gefragt wird und nicht nach dem, woran sich jemand gerade erinnert.
  • Geprüft und freigegeben, nicht nur hochgeladen. Jedes Dokument wird geprüft und freigegeben, bevor es zählt — mit Angabe, wer das getan hat.
  • Der Ablauf ist sichtbar. Dokumente tragen ihr Datum, sodass eine abgelaufene Zulassung oder Bescheinigung auffällt, statt still in einem Ordner zu liegen.
  • Dort abgelegt, wo die Fremdfirma ist. Die Unterlagen liegen im Datensatz der Fremdfirma, nicht auf einem Netzlaufwerk, das jemand durchsuchen muss.
Das Fremdfirmen-Dokumentenregister mit Versicherungen und RAMS, als abgelaufen oder bald ablaufend markiert
Ihre Mitarbeitenden

Eine Fremdfirma, so viele Zugänge wie nötig

Die meisten Fremdfirmen-Probleme sind eigentlich Personalprobleme: der Mitarbeiter, zu dem niemand Unterlagen hat, der Vorarbeiter, der gegangen ist, der Zeitarbeiter an seinem ersten Tag.

  • Mehrere Benutzer unter einer Fremdfirma. Weisen Sie einer Fremdfirma mehrere Personen zu, jede mit eigenem Konto, eigener Rolle und eigenen Berechtigungen.
  • Das Unternehmen und das Team zusammen. Eine Fremdfirma und ihre Mitarbeitenden arbeiten im System als eine Einheit und nicht als unverbundene Konten.
  • Berechtigungen auf die Rolle zugeschnitten. Was die Mitarbeitenden einer Fremdfirma sehen und tun können, wird über die Rolle festgelegt, sodass der Zugriff zur Aufgabe passt.
Die eigenen Mitarbeiter einer Fremdfirma mit ihren Rollen und Qualifikationsnachweisen
Der Datensatz

Jede Fremdfirma und alles, was sie getan hat

Die Frage betrifft selten eine einzelne Fremdfirma. Es geht darum, wie viele aktuell sind, welche überfällig sind und was bei denen passiert ist, die letztes Jahr hier waren.

  • Ein Bestand an Fremdfirmen. Jedes Unternehmen, mit dem Sie arbeiten, aktiv und archiviert, in einem einzigen Register statt in drei Listen.
  • Ihre Tätigkeiten bleiben verknüpft. Was eine Fremdfirma getan hat und was dabei herauskam, steht im Datensatz bei diesem Unternehmen.
  • Über alle hinweg auswertbar. Berichten Sie jederzeit über alle Fremdfirmen hinweg, statt es zusammenzustellen, wenn jemand fragt.
Der Aktivitätsverlauf eines Fremdfirmensatzes: wer welchen Nachweis erfasst und freigegeben hat

Bringen Sie uns eine Fremdfirma, die Sie gerade aufgenommen haben

Nehmen Sie das letzte Unternehmen, das Sie auf das Gelände geholt haben, und wir gehen es mit Ihnen durch das System — von der Freigabe über die Dokumente bis zu dem, was danach geschah.

Rundgang buchen

In der Praxis

Arbeiter sehen gemeinsam Sicherheitsaufzeichnungen am Standort durch
„Die meisten unserer Standorte haben keinen Empfang. Die Jungs tragen alles in der App ein, und es geht hoch, sobald der Transporter wieder Netz hat. Hat mir bisher nichts verloren."
Ben HalsteadHalstead Civil Engineering · Bauwesen, LeedsVerifizierte Bewertung · Trustpilot
Ein System

Fremdfirmenmanagement ist ein Teil der Plattform

Der Vorfall einer Fremdfirma, die daraus entstandene Maßnahme und die Dokumente hinter ihrer Freigabe liegen alle im selben Datensatz, auf einer Standortstruktur und einer Historie.

VorfallmanagementVerletzungen, Beinaheunfälle und Gefährdungen von jedem Gerät melden, dann einordnen und klassifizieren.VorfalluntersuchungGeführte 5-Warum-, Ishikawa- und Entscheidungsbaum-Untersuchungen mit belastbaren Nachweisen.CAPA-ManagementVerantwortliche, Fristen und unabhängige Freigabe, verknüpft mit dem auslösenden Befund.RisikomanagementGefährdungen ermitteln, Risiko in Ihrer eigenen Matrix bewerten und die mindernden Maßnahmen verfolgen.Audit & InspektionMobile Checklisten, wiederkehrende Termine und einheitliche Bewertung über alle Standorte.SicherheitsschulungZuweisung nach Rolle und Standort, mit Ablauf der Zertifikate sichtbar vor dem Verfall.Compliance-BerichteOSHA 300, 300-A und 301, RIDDOR und WHS — erzeugt aus den Datensätzen, die Sie bereits haben.
Anlagen & WartungAnlagenverzeichnis mit Plänen für vorbeugende Wartung und Kalibrierung sowie Bestanden-/Nicht-bestanden-Ergebnissen.
DokumentenlenkungVersionierte Richtlinien und Nachweise mit Ablaufverfolgung und vollständiger Änderungshistorie.
Was es kostet

Die Software ist die Rechnung

Klassische Anbieter nennen einen Lizenzpreis und stellen danach die Einrichtung, die Migration, die Schulungstage und jede spätere Änderung in Rechnung. Das ist ein Relikt aus einer Zeit, in der die Installation von Software ein Jahr dauerte.

Sie bezahlen für die Software, nicht für die Berater.

Der Preis richtet sich nach der Mitarbeiterzahl, unabhängig davon, wie viele Standorte Sie betreiben. Unter 200 Mitarbeitenden starten Sie einfach die kostenlose Testphase. Darüber nennen wir Ihnen auf Anfrage eine Zahl.

Auf Ihrer Rechnung
  • Die Software
  • Alle Module
  • Ihre Mitarbeiterzahl
  • Einrichtung Ihrer Regeln
  • Für Sie erstellte Berichte
  • Änderungen, jederzeit
  • Support
Nie auf Ihrer Rechnung
  • Einrichtungsgebühr
  • Konfigurationsprojekt
  • Beratungsstundenpakete
  • Änderungsanträge
  • Mindestumfang an Beratungsleistungen
  • Datenexport beim Ausstieg
  • Keine Einrichtungsgebühr
  • Kein Mindestumfang an Beratungsleistungen
  • Keine Stundenkontingente für Änderungen
Häufig gestellte Fragen

Fremdfirmenmanagement, beantwortet.

Haben Sie noch Fragen? Unsere Sicherheitsexperten beantworten sie anhand Ihres eigenen Fremdfirmen-Prozesses statt allgemein.

Sprechen Sie mit unseren Sicherheitsexperten
Fremdfirmenmanagement-Software erfasst die Unternehmen, die Sie auf Ihre Standorte holen, die Personen, die sie schicken, und die Nachweise, die ihre Zutrittsberechtigung belegen. In EHS Solutions by SDS Manager wird eine Fremdfirma über einen Freigabeprozess aufgenommen, ihre Dokumente werden angefordert, geprüft und mit Ablaufdatum abgelegt, und alles, was sie danach tut, bleibt diesem Unternehmen zugeordnet.
Die Aufnahme von Fremdfirmen läuft über einen festgelegten Freigabeprozess statt über eine E-Mail-Kette. Die Fremdfirma wird mit einem Unternehmenstyp angelegt, dieser Typ bestimmt die erforderlichen Dokumente, und eine namentlich benannte Person gibt sie frei. Wer die Fremdfirma wann freigegeben hat, steht im Datensatz.
Versicherungsnachweise, Zulassungen, Arbeitsanweisungen, Qualifikationsnachweise und alles Weitere, was Ihre Unternehmenstypen verlangen, lassen sich anfordern, prüfen, freigeben und zur Fremdfirma ablegen. Jedes Dokument trägt sein Ablaufdatum, sodass ein abgelaufener Nachweis sichtbar wird, statt unbemerkt in einem Ordner zu liegen.
Läuft ein Dokument einer Fremdfirma ab, ist der Ablauf am Dokument selbst und im Compliance-Status der Fremdfirma sichtbar, sodass ein veralteter Nachweis auffällt, statt still in der Ablage zu bleiben. Was Ihr Unternehmen daraufhin tut — wer benachrichtigt wird und wie die Eskalation aussieht — ist Teil Ihrer Konfiguration.
Ja, mehrere Personen können unter einer Fremdfirma arbeiten. Weisen Sie einem Fremdfirmen-Unternehmen mehrere Benutzer zu, jeweils mit eigenem Konto, eigener Rolle und eigenen Rechten, sodass das Unternehmen und die von ihm entsandten Personen einen Datensatz bilden statt eine Reihe unverbundener Konten.
Ja, Fremdfirmen können Ereignisse melden. Fremdfirmen-Benutzer melden über das System mit den Rechten, die ihre Rolle zulässt, und wer ohne Konto vor Ort ist, meldet über ein QR-Plakat in jedem Browser — ohne App und ohne Anmeldung. In beiden Fällen landet die Meldung in Ihrem Datensatz, mit dem zugeordneten Arbeitgeber.
Nach 29 CFR 1904.31 dokumentiert in der Regel der Arbeitgeber die Verletzung, der die Person im Tagesgeschäft anleitet — bei den meisten Fremdfirmen also die Fremdfirma und nicht Sie. In EHS Solutions by SDS Manager werden Arbeitgeber und Beschäftigungsart bereits bei der Meldung erfasst, sodass der Entscheidung über die Aufzeichnungspflicht die Fakten beiliegen, statt nachträglich diskutiert zu werden.
Ja, Sie können über alle Fremdfirmen auf einmal berichten. Jedes Fremdfirmen-Unternehmen steht in einem Verzeichnis, aktiv wie archiviert, mit seinen Dokumenten, seinem Compliance-Status und seinen Aktivitäten, sodass eine Frage nach allen zusammen eine Auswertung ist und keine Sammelarbeit.
Ja, Ihre bestehende Fremdfirmenliste wird bei der Einrichtung übernommen, einschließlich Unternehmensdaten und der Dokumente, die Sie bereits haben. Fremdfirmen lassen sich außerdem als CSV importieren und exportieren.
Die Einrichtung dauert Tage, und die Aufgabe Ihres Teams besteht darin zu beschreiben, wie Sie Fremdfirmen bereits einteilen und was Sie von jedem Typ verlangen. In EHS Solutions by SDS Manager werden Ihre Unternehmenstypen, Dokumentanforderungen, Freigabeschritte und Berechtigungen vor dem Go-live von uns konfiguriert. Es gibt keine Implementierungsgebühr und keine Beratungsstunden zu kaufen.

Bringen Sie uns eine Fremdfirma, die Sie gerade aufgenommen haben

Nehmen Sie das letzte Unternehmen, das Sie auf das Gelände geholt haben, und wir gehen es mit Ihnen durch das System — von der Freigabe über die Dokumente bis zu dem, was danach geschah.
Rundgang buchenoderKostenlose Testversion starten
Eingerichtet auf Ihre eigenen Firmentypen, Dokumentenanforderungen und Freigabeschritte.

SDS Manager AS

  • Verwaltung von Sicherheitsdatenblättern für Chemikaliennutzer, Einzelhändler, Online-Shops und Hersteller

Lösungen

Kostenlose Tools und Services

Unternehmen

Adresse

Nauschgasse 4/3/2 #7269
Vienna, 1220
Austria
DatenschutzerklärungGeschäftsbedingungenZertifizierungenRichtlinie zur Serviceerfüllung
©2026 SDS Manager |Alle Rechte vorbehalten