Jak długo należy przechowywać kartę charakterystyki

Karta charakterystyki musi być łatwo dostępna dla pracowników przez cały czas użytkowania produktu niebezpiecznego. Po opuszczeniu zakładu przez produkt należy przechowywać kartę charakterystyki w aktach przez co najmniej 10 lat od ostatniego odnotowanego użycia. W przypadku substancji zawierających czynniki szkodliwe dla zdrowia okres ten należy przedłużyć do 40 lat. Niniejszy artykuł omawia zarówno obowiązki, jak i postępowanie w przypadku wydania przez dostawcę zaktualizowanej wersji.

Jak długo należy przechowywać kartę charakterystyki zgodnie z PIP i Sanepidem

Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie czynników chemicznych w miejscu pracy określają dwa odrębne wymogi dotyczące kart charakterystyki. Jeden ma zastosowanie w trakcie aktywnego stosowania substancji chemicznej. Drugi wchodzi w życie po zaprzestaniu jej stosowania. W przypadku każdego produktu znajdującego się obecnie na terenie zakładu oba wymogi mają zastosowanie łącznie.

Podczas użytkowania substancji chemicznej

Rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy wymaga od pracodawców posiadania aktualnej karty charakterystyki dla każdej substancji niebezpiecznej znajdującej się na terenie zakładu w ramach obowiązkowego rejestru substancji (spis preparatów niebezpiecznych). Pracownicy muszą mieć do niej dostęp podczas każdej zmiany, bez żadnych przeszkód.

Oznacza to rzeczywistą dostępność, a nie przechowywanie w zamkniętym biurze lub za ekranem logowania. Teczki papierowe są w porządku. Systemy cyfrowe również są dopuszczalne, pod warunkiem że pracownicy mogą bezzwłocznie wyświetlić dowolną kartę SDS, nawet w przypadku awarii internetu.

Jeśli pracownik poprosi o kartę SDS, a Ty nie będziesz w stanie jej przedstawić, stanowi to naruszenie polskich przepisów BHP. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) nie uzna, że była ona chwilowo niedostępna.

Po zaprzestaniu stosowania substancji chemicznej

Gdy produkt nie jest już używany, znika obowiązek zapewnienia codziennego dostępu do karty. Wchodzi w życie odrębny, długoterminowy obowiązek.

Rejestr narażenia pracowników: Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie czynników chemicznych (Dz.U. 2005 nr 11 poz. 86) karta charakterystyki (SDS) jest często traktowana jako istotny element rejestru czynników chemicznych szkodliwych dla zdrowia. Prawodawstwo polskie wymaga, aby rejestry te i powiązane dokumenty były przechowywane przez 40 lat od daty ostatniego wpisu.

Zegar przechowywania: Rozpoczyna się on od ostatniej daty narażenia pracownika na działanie substancji, a nie od momentu zakupu produktu lub opuszczenia magazynu.

Co należy przechowywać: Przechowywanie samej karty charakterystyki (SDS) jest najprostszym sposobem spełnienia tego wymogu. Jeśli długoterminowe przechowywanie każdej karty charakterystyki (SDS) jest niepraktyczne, art. 36 rozporządzenia REACH nadal nakazuje okres co najmniej 10 lat, ale polskie przepisy bezpieczeństwa zazwyczaj wymagają 40 lat w przypadku dokumentacji dotyczącej narażenia.

Pułapka związana z dokumentacją zastępczą: Wiele miejsc pracy wybiera tę drogę, ale nie rejestruje niezbędnych szczegółów przed wyrzuceniem oryginalnej karty charakterystyki. Po jej utylizacji odzyskanie tych informacji jest rzadko możliwe. Przechowywanie karty charakterystyki całkowicie pozwala uniknąć tego problemu.

Co zrobić po otrzymaniu zaktualizowanej karty charakterystyki

Dostawcy wydają zaktualizowane karty charakterystyki, gdy zmienia się skład produktu lub pojawiają się nowe informacje o zagrożeniach. Kiedy pojawia się nowa wersja, nie można po prostu dodać jej do pliku i wyrzucić starej.

Porównaj obie wersje. Sprawdź, czy lista składników niebezpiecznych zmieniła się między starą a nową kartą charakterystyki.

Jeśli skład jest taki sam, nowa karta charakterystyki zastępuje starą. Możesz pozbyć się poprzedniej wersji bez żadnych długoterminowych zobowiązań.

Jeśli skład uległ zmianie, należy zachować obie wersje. Każda z nich dokumentuje odrębny okres narażenia pracowników. Należy zachować obie wersje przez okres 40 lat od ostatniej daty stosowania pierwotnego składu.

Należy opatrzyć datą każdą archiwizowaną wersję. Okres, w którym była ona stosowana, nadaje jej wartość jako dokumentacji narażenia. Nieopatrzony datą zbiór starych kart charakterystyki jest bardzo trudny do wykorzystania, jeśli zgłosi się inspektor PIP lub prawnik.

Nie wyrzucaj starej wersji w dniu, w którym pojawi się nowa. Przenieś ją do archiwum w tym samym czasie, gdy nowa wersja wejdzie do użytku.

Kto przechowuje co w łańcuchu dostaw

Twoja pozycja w łańcuchu dostaw określa Twoje konkretne obowiązki oraz moment, w którym mają one zastosowanie zgodnie z unijnym rozporządzeniem REACH i polskim prawem chemicznym.

Warto zwrócić uwagę na jedną rzecz: jeśli sprzedajesz importowaną substancję pod własną marką, REACH traktuje cię jako producenta. Wiąże się to z pełną odpowiedzialnością za sporządzenie karty charakterystyki (SDS) i przechowywanie danych klasyfikacyjnych, na których się ona opiera.

Budowa systemu obsługującego oba rodzaje zasad

Utrzymanie porządku w dokumentacji kart charakterystyki (SDS) przez cały okres ich cyklu życia, od codziennego użytkowania po 40-letnie archiwum, wymaga pewnego przemyślenia. Aktualne karty charakterystyki muszą być pod ręką dla pracowników. Archiwalne karty wymagają bezpiecznego, długoterminowego przechowywania z dala od codziennego użytku.

Najczęściej pomijanym szczegółem jest zapisanie daty ostatniego użycia w dniu wycofania produktu z eksploatacji. Jeśli zwlekasz zbyt długo, data ta przepada. Bez niej nie można wykazać, kiedy rozpoczął się 40-letni okres przechowywania. Twoje archiwum nie wytrzyma ewentualnej kontroli. W przypadku większych zasobów dedykowany system zarządzania kartami SDS obsługuje śledzenie wersji i dat ostatniego użycia bez konieczności ręcznej pracy. Przechowywanie w chmurze chroni również przed utratą dziesięcioleci dokumentacji w wyniku pojedynczej awarii sprzętu.

Dwie kolejne kwestie, które należy poruszyć na wczesnym etapie. Jeśli firma zmieni właściciela, cała dokumentacja dotycząca narażenia przechodzi na nowego właściciela. Jeśli firma zostanie zamknięta i nie będzie nikogo, kto mógłby ją przejąć, dokumenty te należy przekazać do lokalnego Państwowego Inspektoratu Sanitarnego (Sanepidu). Formaty plików również ulegają zmianom w miarę upływu czasu, dlatego co kilka lat należy uwzględnić w harmonogramie przegląd zarchiwizowanych plików. Dokument zapisany w 2001 r. może być nieczytelny w 2031 r.

Podsumowanie

Zgodność z wymogami dotyczącymi kart charakterystyki (SDS) w Polsce ma dwa wyraźne aspekty. Pierwszym z nich jest zapewnienie dostępności aktualnej karty charakterystyki dla każdej substancji będącej w aktywnym użyciu. Drugim jest przechowywanie dokumentacji przez 40 lat od ostatniego użycia substancji w zakładzie.

Zacznij od porównania aktualnego wykazu substancji chemicznych z plikami kart charakterystyki. W przypadku substancji, które nie są już używane, sprawdź, czy odnotowano datę ostatniego użycia i czy karta charakterystyki została prawidłowo zarchiwizowana. Jeśli dostawca zaktualizował skład produktu na jakimkolwiek etapie, potrzebne są obie wersje. Przejrzyj w tym miesiącu listę wycofanych substancji i zidentyfikuj te, które nie mają potwierdzonej daty ostatniego użycia. To najczęstsza luka. Zwykle ujawnia się ona, gdy były pracownik zgłasza roszczenie zdrowotne po latach.

Często zadawane pytania

Czy zasada 40 lat ma zastosowanie do substancji używanych tylko od czasu do czasu? Tak. Obejmuje ona każdą substancję, na którą narażeni byli pracownicy, niezależnie od częstotliwości jej stosowania. Rzadkie stosowanie nadal powoduje obowiązek prowadzenia dokumentacji.

Czy można przechowywać karty charakterystyki w formie cyfrowej, aby spełnić wymóg 40 lat? Tak. PIP akceptuje dokumentację elektroniczną, pod warunkiem że można ją bezzwłocznie odzyskać. Pracownicy muszą mieć do niej dostęp w godzinach pracy, a inspektorzy – na żądanie.

Co zrobić, jeśli dostawca zakończy działalność i nie można uzyskać starych kart charakterystyki? Obowiązek nadal spoczywa na Tobie. Zastosuj podejście oparte na dokumentacji zastępczej: udokumentuj nazwę substancji, miejsce jej użycia oraz daty użycia.

Czy musisz przechowywać kartę charakterystyki dla produktu, który otrzymałeś, ale nigdy faktycznie nie używałeś? Jeśli żaden pracownik nie był narażony na działanie tej substancji, wymóg prowadzenia dokumentacji narażenia nie ma zastosowania. Obowiązek dotyczący aktywnego stosowania wynikający z Kodeksu pracy również nie ma zastosowania, jeśli produkt nigdy nie został wprowadzony do użytku.

Jak długo należy przechowywać kartę charakterystyki po odejściu pracownika? Okres 40 lat jest powiązany z substancją, a nie z osobą. Okres ten biegnie od ostatniej daty użycia, niezależnie od tego, kiedy pracownik odszedł.