Ein Sicherheitsdatenblatt muss den Mitarbeitern während der gesamten Zeit, in der ein gefährliches Produkt verwendet wird, jederzeit zur Verfügung stehen. Nachdem ein Produkt Ihren Standort verlassen hat, müssen Sie das Sicherheitsdatenblatt mindestens 10 Jahre ab seiner letzten dokumentierten Verwendung aufbewahren. Bei krebserzeugenden, erbgutverändernden oder fortpflanzungsgefährdenden (CMR) Stoffen muss diese Frist auf 40 Jahre verlängert werden. Dieser Artikel behandelt sowohl die Verpflichtungen als auch das Vorgehen, wenn ein Lieferant eine überarbeitete Version herausgibt.
Wie lange muss ein Sicherheitsdatenblatt laut BAuA aufbewahrt werden
Die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) legt zwei unterschiedliche Anforderungen für Sicherheitsdatenblätter fest. Die eine gilt, solange ein Stoff aktiv verwendet wird. Die andere tritt in Kraft, sobald Sie die Verwendung eingestellt haben. Für jedes Produkt, das sich derzeit am Standort befindet, gelten beide Anforderungen gemeinsam.
Während der Verwendung der Chemikalie
Die GefStoffV verpflichtet Arbeitgeber, für jeden Gefahrstoff vor Ort ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt bereitzuhalten. Die Mitarbeiter müssen in jeder Schicht ungehindert darauf zugreifen können.
Das bedeutet tatsächlich verfügbar – nicht in einem verschlossenen Büro abgelegt oder hinter einem Login-Bildschirm versteckt. Papierordner sind in Ordnung. Digitale Systeme sind ebenfalls in Ordnung, vorausgesetzt, die Mitarbeiter können jedes Sicherheitsdatenblatt ohne Verzögerung aufrufen, selbst wenn das Internet ausfällt.
Wenn ein Mitarbeiter nach einem Sicherheitsdatenblatt fragt und Sie es nicht vorlegen können, stellt dies einen Verstoß gegen die Gefahrstoffverordnung dar. Die Gewerbeaufsicht akzeptiert nicht, dass es vorübergehend nicht verfügbar war.
Nach Beendigung der Verwendung der Chemikalie
Sobald ein Produkt nicht mehr verwendet wird, entfällt die Verpflichtung zum täglichen Zugriff. Eine separate, längerfristige Verpflichtung tritt in Kraft.
Aufzeichnungen über die Exposition von Mitarbeitern: Gemäß Artikel 36 der REACH-Verordnung und § 14 der GefStoffV gilt ein Sicherheitsdatenblatt als Aufzeichnung über die Exposition für jeden Stoff, mit dem ein Mitarbeiter gearbeitet hat. EU-Vorschriften verlangen, dass diese Aufzeichnungen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Für CMR-Stoffe (krebserzeugende, erbgutverändernde und fortpflanzungsgefährdende Stoffe) muss die Aufzeichnung jedoch 40 Jahre ab dem Datum des letzten Eintrags aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungsfrist: Sie beginnt mit dem letzten Datum, an dem ein Mitarbeiter dem Stoff ausgesetzt war, nicht mit dem Kaufdatum des Produkts oder dem Zeitpunkt, zu dem es Ihr Lager verlassen hat.
Was Sie aufbewahren müssen: Die Aufbewahrung des Sicherheitsdatenblatts selbst ist der einfachste Weg, die Anforderung zu erfüllen. Wenn die langfristige Aufbewahrung jedes Sicherheitsdatenblatts nicht praktikabel ist, erlaubt das deutsche Recht (TRGS 410) eine Ersatzdokumentation, die den Stoff, den Verwendungsort und den Verwendungszeitraum identifiziert.
Die Falle der Ersatzdokumente: Viele Betriebe wählen diesen Weg, versäumen es jedoch, die notwendigen Details zu erfassen, bevor sie das Original-SDS entsorgen. Sobald es entsorgt wurde, ist es selten möglich, diese Informationen wiederherzustellen. Das Aufbewahren des SDS vermeidet dieses Problem vollständig.
Was tun, wenn Sie ein aktualisiertes SDS erhalten
Lieferanten geben überarbeitete SDS heraus, wenn sich die Zusammensetzung eines Produkts ändert oder neue Gefahreninformationen verfügbar werden. Wenn eine neue Version eintrifft, können Sie diese nicht einfach zur Akte hinzufügen und die alte wegwerfen.
Vergleichen Sie die beiden Versionen. Prüfen Sie, ob sich die Liste der gefährlichen Inhaltsstoffe zwischen dem alten und dem neuen Sicherheitsdatenblatt geändert hat.
Wenn die Zusammensetzung identisch ist, ersetzt das neue Sicherheitsdatenblatt das alte. Sie können die vorherige Version entsorgen, ohne dass eine langfristige Aufbewahrungspflicht besteht.
Hat sich die Zusammensetzung geändert, müssen beide Versionen aufbewahrt werden. Jede dokumentiert einen bestimmten Zeitraum der Exposition der Mitarbeiter. Bewahren Sie beide für den vorgeschriebenen Zeitraum (10 oder 40 Jahre) ab dem letzten Datum auf, an dem die ursprüngliche Zusammensetzung verwendet wurde.
Versehen Sie jede Version, die Sie archivieren, mit einem Datum. Der Zeitraum, in dem sie verwendet wurde, verleiht ihr ihren Wert als Expositionsnachweis. Eine undatierte Sammlung alter Sicherheitsdatenblätter ist sehr schwer zu nutzen, wenn ein behördlicher Inspektor oder Anwalt nachfragt.
Werfen Sie die alte Version nicht am Tag der Ankunft der neuen weg. Überführen Sie sie in Ihr Archiv, sobald die neue in Gebrauch genommen wird.
Wer bewahrt was in der Lieferkette auf
Ihre Position in der Lieferkette bestimmt Ihre spezifischen Verpflichtungen und den Zeitpunkt, zu dem diese gemäß REACH und GefStoffV gelten.
| Rolle | SDS-Verpflichtung | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|
| Arbeitgeber (Anwender von Chemikalien) | Halten Sie während der Verwendung das aktuelle Sicherheitsdatenblatt bereit; archivieren Sie es nach der Einstellung | 10 Jahre (allgemein) / 40 Jahre (CMR) |
| Hersteller | Erstellen und pflegen Sie korrekte Sicherheitsdatenblätter; aktualisieren Sie diese innerhalb von drei Monaten nach Erhalt neuer Gefahreninformationen | 10 years (REACH Article 36) |
| Importeur/Vertrieb | Stellen Sie den Kunden am Verkaufsort aktuelle Sicherheitsdatenblätter zur Verfügung; geben Sie Aktualisierungen bekannt, sobald diese vorliegen | 10 Jahre (REACH-Artikel 36) |
Ein wichtiger Hinweis: Wenn Sie einen importierten Stoff unter Ihrer eigenen Marke verkaufen, behandelt Sie REACH als Hersteller. Damit geht die volle Verantwortung für die Erstellung des Sicherheitsdatenblatts und die Aufbewahrung der zugrunde liegenden Einstufungsdaten einher.
Aufbau eines Systems, das beide Vorschriften erfüllt
Die übersichtliche Aufbewahrung von Sicherheitsdatenblättern über ihre gesamte Lebensdauer hinweg – vom täglichen Gebrauch bis hin zur jahrzehntelangen Archivierung – erfordert etwas Vorausplanung. Aktuelle Sicherheitsdatenblätter müssen für die Mitarbeiter griffbereit sein. Archivierte Exemplare benötigen eine sichere, langfristige Aufbewahrung abseits des täglichen Gebrauchs.
Das Detail, das am häufigsten übersehen wird, ist die Erfassung des Datums der letzten Verwendung an dem Tag, an dem ein Produkt außer Betrieb genommen wird. Wenn man dies zu lange aufschiebt, ist das Datum verloren. Ohne dieses Datum können Sie nicht nachweisen, wann die Aufbewahrungsfrist begann. Ihr Archiv wird einer Überprüfung nicht standhalten. Bei größeren Beständen übernimmt ein spezielles SDS-Managementsystem die Versionsverfolgung und die Erfassung der letzten Verwendungsdaten ohne manuellen Aufwand. Cloud-basierter Speicher schützt zudem davor, dass jahrzehntelange Aufzeichnungen durch einen einzigen Hardwareausfall verloren gehen.
Zwei weitere Punkte, die frühzeitig geklärt werden sollten: Wenn das Unternehmen den Besitzer wechselt, gehen alle Expositionsaufzeichnungen auf den neuen Eigentümer über. Wenn es geschlossen wird und niemand da ist, der sie entgegennimmt, sollten sie an die zuständige Berufsgenossenschaft übergeben werden. Auch Dateiformate ändern sich im Laufe der Zeit, daher sollten Sie alle paar Jahre eine Überprüfung Ihrer archivierten Dateien in Ihren Zeitplan aufnehmen. Ein im Jahr 2001 gespeichertes Dokument ist im Jahr 2031 möglicherweise nicht mehr lesbar.
Abschließende Gedanken
Die SDS-Konformität in Deutschland hat zwei unterschiedliche Aspekte. Der erste besteht darin, für jeden aktiv verwendeten Stoff ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt griffbereit zu halten. Der zweite ist die Aufbewahrung von Aufzeichnungen für bis zu 40 Jahre nach der letzten Verwendung eines Stoffes vor Ort.
Beginnen Sie damit, Ihr aktuelles Chemikalienverzeichnis mit Ihren Sicherheitsdatenblatt-Dateien abzugleichen. Prüfen Sie bei allen nicht mehr verwendeten Stoffen, ob ein Datum der letzten Verwendung vermerkt ist und das Sicherheitsdatenblatt ordnungsgemäß archiviert wurde. Wenn ein Lieferant die Zusammensetzung des Produkts zu irgendeinem Zeitpunkt aktualisiert hat, benötigen Sie beide Versionen. Arbeiten Sie diesen Monat Ihre Liste der nicht mehr verwendeten Stoffe durch und identifizieren Sie alle, für die kein bestätigtes Datum der letzten Verwendung vorliegt. Das ist die häufigste Lücke. Sie tritt meist zutage, wenn ein ehemaliger Mitarbeiter Jahre später einen Gesundheitsanspruch geltend macht.
Häufig gestellte Fragen
Gilt die 40-Jahres-Regel auch für Stoffe, die nur gelegentlich verwendet werden? Ja. Wenn es sich um einen CMR-Stoff handelt, gilt dies für jeden Stoff, dem Mitarbeiter ausgesetzt waren, unabhängig davon, wie häufig er verwendet wurde. Auch bei seltener Verwendung besteht eine Aufbewahrungspflicht.
Können Sie Sicherheitsdatenblätter digital aufbewahren, um die Anforderung zu erfüllen? Ja. Die deutschen Behörden akzeptieren elektronische Aufzeichnungen, sofern diese unverzüglich abgerufen werden können. Die Mitarbeiter benötigen während ihrer Arbeitszeit Zugriff darauf, und die Inspektoren benötigen Zugriff, wenn sie dies verlangen.
Was passiert, wenn Ihr Lieferant den Betrieb einstellt und Sie keine alten Sicherheitsdatenblätter mehr erhalten können? Die Verpflichtung bleibt bei Ihnen. Nutzen Sie den Ansatz der Ersatzdokumentation: Dokumentieren Sie den Stoffnamen, den Verwendungsort und die Verwendungsdaten.
Müssen Sie das Sicherheitsdatenblatt für ein Produkt aufbewahren, das Sie erhalten, aber nie tatsächlich verwendet haben? Wenn keine Mitarbeiter dem Stoff ausgesetzt waren, gilt die Aufzeichnungspflicht für Expositionen nicht. Die Verpflichtung zur aktiven Verwendung gemäß GefStoffV § 6 gilt ebenfalls nicht, wenn das Produkt nie in Gebrauch genommen wurde.
Wie lange muss ein Sicherheitsdatenblatt nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aufbewahrt werden? Die Aufbewahrungsfrist ist an den Stoff gebunden, nicht an die Person. Die Frist beginnt mit dem letzten Verwendungsdatum, unabhängig davon, wann der Mitarbeiter ausgeschieden ist.
Christina Joyeeta Munshi
Christina is an Operations Specialist at SDS Manager. Her expertise lies in combining her operational knowledge with strong communication skills to translate complex concepts into practical, easy-to-follow content that supports customers and enhances their experience.