Combien de temps faut-il conserver une fiche de données de sécurité ?

Une FDS doit être facilement accessible aux employés pendant toute la durée d'utilisation d'un produit dangereux. Une fois qu'un produit a quitté votre site, conservez la FDS dans vos archives pendant 40 ans à compter de sa dernière utilisation enregistrée. Cet article traite à la fois des obligations et de la marche à suivre lorsqu'un fournisseur publie une version révisée.

Combien de temps faut-il conserver une FDS selon la réglementation française

Le Code du travail définit deux exigences distinctes concernant les FDS. L'une s'applique pendant que le produit chimique est activement utilisé. L'autre prend effet une fois que vous avez cessé de l'utiliser. Pour tout produit actuellement sur le site, les deux s'appliquent conjointement.

Pendant l'utilisation du produit chimique

L'article R4412-38 du Code du travail impose aux employeurs de disposer d'une FDS à jour pour chaque substance dangereuse présente sur le site. Les employés doivent pouvoir y accéder à tout moment, quelle que soit leur équipe de travail, sans rencontrer d'obstacles.

Cela signifie qu’elle doit être véritablement accessible, et non rangée dans un bureau fermé à clé ou cachée derrière un écran de connexion. Les dossiers papier conviennent. Les systèmes numériques conviennent également, à condition que le personnel puisse consulter n’importe quelle FDS sans délai, même en cas de coupure d’Internet.

Si un salarié demande une FDS et que vous ne pouvez pas la lui fournir, cela constitue une violation du Code du travail. L’Inspection du travail n’acceptera pas l’argument selon lequel elle était temporairement indisponible.

Après avoir cessé d'utiliser le produit chimique

Une fois qu'un produit n'est plus utilisé, l'obligation d'accès quotidien disparaît. Une autre obligation, à plus long terme, entre en vigueur.

Registre d'exposition des employés : En vertu de l'article R4412-41 du Code du travail, une FDS est considérée comme un registre d'exposition pour toute substance avec laquelle un employé a travaillé. La loi française exige que ces registres soient conservés pendant 40 ans à compter de la date de la dernière inscription.

Le délai de 40 ans : il commence à courir à partir de la dernière date à laquelle un salarié a été exposé à la substance, et non à partir de la date d'achat du produit ou de sa sortie de vos entrepôts.

Ce que vous devez conserver : conserver la FDS elle-même est le moyen le plus simple de satisfaire à cette exigence. S'il n'est pas pratique de conserver chaque FDS à long terme, la réglementation française autorise un registre de substitution qui identifie la substance, son lieu d'utilisation et la période d'utilisation.

Le piège du document de remplacement : de nombreux lieux de travail choisissent cette option mais omettent de consigner les détails nécessaires avant de jeter la FDS originale. Une fois celle-ci jetée, il est rarement possible de récupérer ces informations. Conserver la FDS permet d'éviter complètement ce problème.

Que faire lorsque vous recevez une FDS mise à jour

Les fournisseurs publient des FDS révisées lorsque la composition d'un produit change ou que de nouvelles informations sur les dangers deviennent disponibles. Lorsqu’une nouvelle version arrive, vous ne pouvez pas simplement l’ajouter au dossier et jeter l’ancienne.

Comparez les deux versions. Vérifiez si la liste des ingrédients dangereux a changé entre l’ancienne FDS et la nouvelle.

Si la composition est identique, la nouvelle FDS remplace l’ancienne. Vous pouvez vous débarrasser de la version précédente sans être soumis à l’obligation de conservation de 40 ans.

Si la composition a changé, les deux versions doivent être conservées. Chacune documente une période distincte d’exposition des employés. Conservez les deux pendant 40 ans à compter de la dernière date d’utilisation de la composition d’origine.

Datez chaque version que vous archivez. C’est la période pendant laquelle elle a été utilisée qui lui confère sa valeur en tant que registre d’exposition. Une collection non datée d’anciennes FDS est très difficile à utiliser si un inspecteur du travail ou un avocat vient vous la demander.

Ne jetez pas l’ancienne version le jour même où la nouvelle arrive. Transférez-la dans vos archives au moment même où la nouvelle entre en service.

Qui conserve quoi tout au long de la chaîne d'approvisionnement

Votre position dans la chaîne d'approvisionnement détermine vos obligations spécifiques et le moment où elles s'appliquent en vertu du règlement REACH de l'UE et de la législation française.

Un point à noter : si vous vendez une substance importée sous votre propre marque, REACH vous considère comme le fabricant. Cela implique l'entière responsabilité de la rédaction de la FDS et de la conservation des données de classification sous-jacentes.

Mettre en place un système qui gère les deux règles

Garder les dossiers des FDS bien organisés tout au long de leur cycle de vie, de l'utilisation quotidienne à l'archivage sur 40 ans, nécessite une certaine prévoyance. Les FDS actuelles doivent être à portée de main pour le personnel. Celles qui sont archivées nécessitent un stockage sécurisé et à long terme, à l'écart de l'utilisation quotidienne.

Le détail le plus souvent oublié est l'enregistrement de la date de dernière utilisation, le jour où un produit est mis hors service. Si vous attendez trop longtemps, cette date est perdue. Sans elle, vous ne pouvez pas indiquer quand le délai de 40 ans a commencé. Vos archives ne tiendront pas la route si elles font l'objet d'un contrôle. Pour les stocks plus importants, un système dédié de gestion des FDS gère le suivi des versions et les dates de dernière utilisation sans intervention manuelle. Le stockage dans le cloud protège également contre la perte de décennies d’archives suite à une simple panne matérielle.

Deux autres points à aborder dès le départ. Si l’entreprise change de mains, tous les dossiers d’exposition sont transférés au nouveau propriétaire. Si elle ferme sans que personne ne puisse les récupérer, ils doivent être transférés à la CPAM ou aux autorités de santé au travail. Les formats de fichiers évoluent également avec le temps ; prévoyez donc de réviser vos fichiers archivés tous les quelques années. Un document enregistré en 2001 risque de ne plus être lisible en 2031.

Conclusion

La conformité aux FDS en France comporte deux aspects distincts. Le premier consiste à garder à portée de main une FDS à jour pour chaque substance en cours d’utilisation. Le second consiste à conserver les registres pendant 40 ans après la dernière utilisation d’une substance sur le site.

Commencez par recouper votre inventaire actuel des produits chimiques avec vos fichiers FDS. Pour tout produit qui n'est plus utilisé, vérifiez que la date de dernière utilisation est enregistrée et que la FDS est correctement archivée. Si un fournisseur a mis à jour la composition du produit à un moment donné, vous devez disposer des deux versions. Passez en revue votre liste de substances retirées de la circulation ce mois-ci et identifiez celles pour lesquelles la date de dernière utilisation n'est pas confirmée. C'est la lacune la plus courante. Elle a tendance à apparaître lorsqu'un ancien employé dépose une plainte pour atteinte à la santé des années plus tard.

Foire aux questions

La règle des 40 ans s'applique-t-elle aux substances utilisées de manière sporadique ? Oui. Elle couvre toute substance à laquelle les employés ont été exposés, quelle que soit la fréquence d'utilisation. Une utilisation sporadique entraîne tout de même une obligation de conservation des documents.

Peut-on conserver les FDS sous forme numérique pour satisfaire à l'exigence des 40 ans ? Oui. Les autorités françaises acceptent les documents électroniques à condition qu'ils puissent être consultés sans délai. Le personnel doit y avoir accès pendant ses heures de travail, et les inspecteurs doivent y avoir accès lorsqu'ils en font la demande.

Que faire si votre fournisseur cesse ses activités et que vous ne pouvez plus obtenir les anciennes FDS ? L'obligation vous incombe toujours. Utilisez l'approche du dossier de substitution : consignez le nom de la substance, le lieu où elle a été utilisée et les dates d'utilisation.

Devez-vous conserver la FDS d'un produit que vous avez reçu mais que vous n'avez jamais réellement utilisé ? Si aucun salarié n'y a été exposé, l'obligation de consigner l'exposition ne s'applique pas. L'obligation d'utilisation active prévue par l'article R4412-38 ne s'applique pas non plus si le produit n'a jamais été mis en service.

Combien de temps une fiche de données de sécurité doit-elle être conservée après le départ d'un employé ? La période de 40 ans est liée à la substance, et non à la personne. Le délai court à compter de la dernière date d'utilisation, quelle que soit la date de départ de l'employé.