Per quanto tempo deve essere conservata una scheda di sicurezza

Una SDS deve essere prontamente disponibile per i dipendenti per tutto il tempo in cui un prodotto pericoloso è in uso. Dopo che un prodotto ha lasciato la vostra sede, conservate la SDS in archivio per 40 anni dall'ultimo utilizzo registrato. Questo articolo tratta sia gli obblighi che cosa fare quando un fornitore emette una versione rivista.

Per quanto tempo deve essere conservata una SDS secondo la normativa italiana

Il Decreto Legislativo 81/08 (Testo Unico sulla Sicurezza) stabilisce due requisiti distinti per le SDS. Uno si applica mentre una sostanza chimica è attivamente in uso. L'altro entra in vigore una volta che ne avete smesso l'uso. Per qualsiasi prodotto attualmente presente in sede, entrambi si applicano contemporaneamente.

Mentre la sostanza chimica è in uso

L'articolo 227 del Decreto Legislativo 81/08 impone ai datori di lavoro di avere a disposizione una SDS aggiornata per ogni sostanza pericolosa presente in sede. I dipendenti devono poterla consultare in qualsiasi turno, senza ostacoli.

Ciò significa che deve essere realmente disponibile, non archiviata in un ufficio chiuso a chiave o nascosta dietro una schermata di accesso. Le cartelle cartacee vanno bene. Anche i sistemi digitali vanno bene, a condizione che il personale possa richiamare qualsiasi SDS senza ritardi, anche in caso di interruzione della connessione Internet.

Se un dipendente richiede una SDS e non siete in grado di fornirla, si tratta di una violazione delle leggi italiane in materia di sicurezza. L'ASL (Azienda Sanitaria Locale) o l'Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) non accetteranno la giustificazione che fosse temporaneamente non disponibile.

Dopo aver smesso di utilizzare la sostanza chimica

Una volta che un prodotto non è più in uso, l'obbligo di accesso quotidiano decade. Ne entra in vigore uno separato, a più lungo termine.

Registro di esposizione dei dipendenti: ai sensi degli articoli 243 e 260 del Decreto Legislativo 81/08, una SDS è considerata un registro di esposizione per qualsiasi sostanza con cui un dipendente abbia lavorato. La legge italiana richiede che tali registri siano conservati per 40 anni dalla data dell'ultima registrazione.

Il termine di 40 anni: decorre dall'ultima data in cui un dipendente è stato esposto alla sostanza, non da quando il prodotto è stato acquistato o da quando è uscito dai vostri magazzini.

Cosa è necessario conservare: conservare la SDS stessa è il modo più semplice per soddisfare il requisito. Se conservare ogni SDS a lungo termine non è pratico, la legge italiana consente un registro sostitutivo che identifichi la sostanza, dove è stata utilizzata e il periodo di utilizzo.

La trappola del registro sostitutivo: molti luoghi di lavoro scelgono questa strada ma non riescono a registrare i dettagli necessari prima di smaltire la SDS originale. Una volta smaltita, recuperare tali informazioni è raramente possibile. Conservare la SDS evita completamente il problema.

Cosa fare quando si riceve una SDS aggiornata

I fornitori emettono SDS riviste quando la composizione di un prodotto cambia o diventano disponibili nuove informazioni sui pericoli. Quando arriva una nuova versione, non è possibile semplicemente aggiungerla al fascicolo e gettare via quella vecchia.

Confrontare le due versioni. Verificare se l'elenco degli ingredienti pericolosi è cambiato tra la vecchia SDS e quella nuova.

Se la composizione è la stessa, la nuova SDS sostituisce quella vecchia. È possibile smaltire la versione precedente senza che si applichi alcun obbligo di conservazione di 40 anni.

Se la composizione è cambiata, entrambe le versioni devono essere conservate. Ciascuna documenta un periodo distinto di esposizione dei dipendenti. Conservare entrambe per 40 anni dall'ultima data in cui la composizione originale era in uso.

Datate ogni versione che archiviate. Il periodo durante il quale è stata in uso è ciò che le conferisce valore come registrazione dell'esposizione. Una raccolta non datata di vecchie SDS è molto difficile da utilizzare se un ispettore dell'ASL o un avvocato dovesse richiederla.

Non scartate la vecchia versione il giorno stesso in cui arriva quella nuova. Trasferitela nel vostro archivio nel momento stesso in cui quella nuova entra in uso.

Chi conserva cosa lungo la catena di fornitura

La vostra posizione nella catena di fornitura determina i vostri obblighi specifici e il momento in cui questi si applicano ai sensi del regolamento REACH dell'UE e del Decreto Legislativo 81/08.

Un punto da notare: se vendi una sostanza importata con il tuo marchio, REACH ti considera il produttore. Ciò comporta la piena responsabilità di redigere la SDS e conservare i dati di classificazione sottostanti.

Creare un sistema che gestisca entrambe le regole

Mantenere i registri delle SDS ben organizzati per tutta la loro durata, dall'uso quotidiano fino all'archiviazione per 40 anni, richiede una certa lungimiranza. Le SDS attuali devono essere a portata di mano per il personale. Quelle archiviate necessitano di uno stoccaggio sicuro e a lungo termine, lontano dall'uso quotidiano.

Il dettaglio che più spesso viene tralasciato è la registrazione della data di ultimo utilizzo, ovvero il giorno in cui un prodotto viene messo fuori servizio. Se si aspetta troppo a lungo, la data va persa. Senza di essa, non è possibile dimostrare quando è iniziato il conteggio dei 40 anni. Il vostro archivio non reggerà se dovesse essere sottoposto a revisione. Per inventari più grandi, un sistema dedicato alla gestione delle SDS gestisce il tracciamento delle versioni e le date di ultimo utilizzo senza intervento manuale. L'archiviazione su cloud protegge inoltre dalla perdita di decenni di registrazioni a causa di un singolo guasto hardware.

Due ulteriori punti da affrontare tempestivamente. Se l'azienda cambia proprietà, tutti i registri di esposizione passano al nuovo proprietario. Se l'azienda chiude senza che nessuno li riceva, devono essere trasferiti all'INAIL (Istituto Nazionale per l'Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro). Anche i formati dei file cambiano nel tempo, quindi inserite nel vostro programma una revisione dei file archiviati ogni pochi anni. Un documento salvato nel 2001 potrebbe non essere leggibile nel 2031.

Considerazioni finali

La conformità alle SDS in Italia presenta due aspetti distinti. Il primo consiste nel tenere a portata di mano una SDS aggiornata per ogni sostanza in uso attivo. Il secondo consiste nel conservare i registri per 40 anni dopo l'ultimo utilizzo della sostanza in loco.

Iniziate incrociando il vostro attuale inventario delle sostanze chimiche con i vostri file SDS. Per tutto ciò che non è più in uso, controllate che sia registrata una data di ultimo utilizzo e che la SDS sia correttamente archiviata. Se un fornitore ha aggiornato la composizione del prodotto in qualsiasi momento, sono necessarie entrambe le versioni. Esaminate la vostra lista di sostanze fuori produzione questo mese e individuate quelle prive di una data di ultimo utilizzo confermata. Questa è la lacuna più comune. Tende a emergere quando un ex dipendente presenta una richiesta di risarcimento per motivi di salute anni dopo.

Domande frequenti

La regola dei 40 anni si applica alle sostanze utilizzate solo occasionalmente? Sì. Copre qualsiasi sostanza a cui i dipendenti sono stati esposti, indipendentemente dalla frequenza di utilizzo. Anche un uso sporadico comporta l'obbligo di conservazione dei dati.

È possibile conservare le SDS in formato digitale per soddisfare il requisito dei 40 anni? Sì. Le autorità italiane accettano i registri elettronici a condizione che possano essere recuperati senza ritardi. Il personale deve potervi accedere durante l'orario di lavoro e gli ispettori devono potervi accedere quando lo richiedono.

Cosa succede se il fornitore cessa l'attività e non è possibile ottenere le vecchie SDS? L'obbligo rimane a carico dell'azienda. Utilizzare l'approccio del registro sostitutivo: documentare il nome della sostanza, dove è stata utilizzata e le date di utilizzo.

È necessario conservare la SDS di un prodotto ricevuto ma mai effettivamente utilizzato? Se nessun dipendente vi è stato esposto, il requisito di registrazione dell'esposizione non si applica. L'obbligo di uso attivo ai sensi dell'articolo 227 non si applica nemmeno se il prodotto non è mai stato messo in uso.

Per quanto tempo deve essere conservata una scheda di sicurezza dopo che un dipendente ha lasciato l'azienda? Il periodo di 40 anni è legato alla sostanza, non alla persona. Il conteggio parte dall'ultima data di utilizzo, indipendentemente da quando il dipendente ha lasciato l'azienda.