Automatiserad distribution av Säkerhetsdatablad till kunder

Säkerhetsdatablad distribueras automatiskt baserat på ERP-produktkoden (SKU / ERP ID) och mottagarens e-postadress.

• Integrationen uppnås via ett enkelt webhook-anrop som läggs till i ditt ERP-system. Detta triggar SDS Manager API för att skicka säkerhetsdatablad med hjälp av SKU/ERP ID och e-postadress. Alla moderna ERP-system stödjer webhook- eller API-anropsfunktionalitet, vilket gör implementeringen enkel.
• När ett säkerhetsdatablad skickas skapas automatiskt en prenumeration på uppdateringar av nya revisioner i SDS Manager, vilket säkerställer att mottagaren får alla reviderade versioner under de kommande 12 månaderna.
• Säkerhetsdatablad är ofta kopplade till flera SKU:er. När flera SKU:er delar samma säkerhetsdatablad lagras dokumentet en gång i databasen för säkerhetsdatablad och kopplas till alla relevanta produkter.
• För att förhindra redundanta e-postmeddelanden blockerar systemet upprepad utskick av samma säkerhetsdatablad till samma mottagare inom en konfigurerbar tidsperiod (t.ex. 12 månader).
• Om en kund köper samma produkt igen inom denna period skickas inte säkerhetsdatabladet på nytt, men prenumerationen förlängs automatiskt till 12 månader från det nya inköpsdatumet.
• Bästa praxis: Vi rekommenderar att du upprätthåller en HAS_SAFETY_DATA_SHEET-flagga i ditt ERP-system för att begränsa API-anrop endast till produkter som kräver distribution av säkerhetsdatablad.

Detta säkerställer regelefterlevnad samtidigt som onödig kommunikation minimeras.

Kunder som får ett säkerhetsdatablad blir automatiskt prenumeranter på framtida uppdateringar.

• När en ny version av ett säkerhetsdatablad laddas upp skickas det uppdaterade dokumentet automatiskt via e-post till alla prenumeranter.
• Meddelanden skickas i upp till 12 månader från kundens senaste köp. Tidsperioden kan konfigureras.

Som en del av onboarding kan SDS Manager hjälpa till att konfigurera prenumerationer för uppdateringar av nya revisioner för kunder som har köpt reglerade produkter under det senaste året – vilket säkerställer omedelbar regelefterlevnad från dag ett.

Kunder som får ett säkerhetsdatablad blir automatiskt prenumeranter på framtida uppdateringar.

• När en ny version av ett säkerhetsdatablad laddas upp skickas det uppdaterade dokumentet automatiskt via e-post till alla prenumeranter.
• Meddelanden skickas i upp till 12 månader från kundens senaste köp. Tidsperioden kan konfigureras.

Som en del av onboarding kan SDS Manager hjälpa till att konfigurera prenumerationer för uppdateringar av nya revisioner för kunder som har köpt reglerade produkter under det senaste året – vilket säkerställer omedelbar regelefterlevnad från dag ett.

Om du redan har ett bibliotek med säkerhetsdatablad kan alla befintliga dokument importeras till SDS Manager.

• Om kopplingar mellan SKU/ERP ID finns hjälper SDS Manager till med att importera och länka dessa data.
• När migreringen är klar kan distribution av säkerhetsdatablad hanteras fullt ut via API och kräver endast SKU och mottagarens e-postadress.

Ja. Varje e-post som skickas med ett uppdaterat säkerhetsdatablad innehåller en avregistreringslänk.

Mottagare kan välja att:

• Avregistrera sig från uppdateringar som är kopplade till det specifika säkerhetsdatabladet som ingår i e-posten, eller
• Avregistrera sig från alla aviseringar om uppdateringar av säkerhetsdatablad.

SDS Manager stöder sömlös integration med e-handelsystem för att säkerställa att dina online-listningar förblir regeluppfyllande och uppdaterade.

• Massutdrag i XLS-format inkluderar länkar till säkerhetsdatablad i PDF-format, faroangivelser, skyddsangivelser och GHS-piktogram, vilket möjliggör enkla uppdateringar av produktsidor med kritisk säkerhetsinformation.
• Samma data är tillgänglig via API för synkronisering i realtid med din webbshop eller produktdatabas.

Ja. DirectSDS är utformat för att stödja efterlevnad av dataskyddsförordningen och säker hantering av personuppgifter.

Vid användning av DirectSDS måste kunder ange SDS Manager som en underbiträdespartner i sin dataskyddsdokumentation och säkerställa att nödvändigt personuppgiftsbiträdesavtal och interna efterlevnadsåtgärder finns på plats i enlighet med dataskyddsförordningens krav.

All data som behandlas av DirectSDS är:

• Säkert lagrad och överförd
• Hanterad enligt strikta policyer för dataskydd och åtkomstkontroll
• Behandlad endast i syfte att distribuera säkerhetsdatablad och uppfylla regelkrav

SDS Managers infrastruktur och informationssäkerhetshantering är certifierade enligt ISO 27001, vilket säkerställer internationellt erkända standarder för datasäkerhet, riskhantering och operativa kontroller.

Leverantörer skickar ofta uppdaterade säkerhetsdatablad via e-post. SDS Manager kan automatiskt behandla och integrera dessa dokument i ditt bibliotek med säkerhetsdatablad:

• Dela din inkommande e-postadress för SDS Manager med leverantörer så att inkommande säkerhetsdatablad läggs till direkt i ditt system.
• SDS Manager läser och analyserar automatiskt varje dokument:
  • Om säkerhetsdatabladet är en nyare version av ett befintligt dokument ersätter det den gamla versionen och meddelar alla kunder som prenumererar på det säkerhetsdatabladet.
  • Om det är ett nytt säkerhetsdatablad kan du tilldela rätt SKU/ERP ID manuellt eller via API.

Detta effektiviserar hanteringen av säkerhetsdatablad, håller ditt bibliotek uppdaterat och säkerställer att dina kunder alltid är informerade.

När en leverantör skickar ett säkerhetsdatablad till din inkommande e-postadress i SDS Manager behandlar systemet filen automatiskt.

Om säkerhetsdatabladet inte redan finns i ditt system måste det kopplas till rätt ERP ID eller SKU innan det kan distribueras med en ERP-referens. Dessa säkerhetsdatablad placeras i ”Inbox från leverantörer”, där du snabbt kan tilldela korrekt ERP ID/SKU och göra säkerhetsdatabladet tillgängligt för utskick.

För att säkerställa att inget missas kan du aktivera e-postaviseringar för att bli meddelad när inkommande säkerhetsdatablad kräver tilldelning av ERP ID eller SKU.

Denna process säkerställer att alla nya säkerhetsdatablad är korrekt kopplade, spårbara till ditt ERP-system och redo för regeluppfyllande distribution.

Om webhook-anropet för att skicka säkerhetsdatablad görs för ett ERP ID eller SKU som inte har något säkerhetsdatablad kopplat till sig kommer begäran att misslyckas och registreras i API-felloggen. Denna logg ger en fullständig översikt över alla misslyckade anrop för att skicka säkerhetsdatablad och gör det enkelt att identifiera produkter som saknar motsvarande säkerhetsdatablad.

Vi rekommenderar att API för att skicka säkerhetsdatablad endast anropas för produkter som måste ha ett säkerhetsdatablad.

Som bästa praxis bör du upprätthålla en HAS_SAFETY_DATA_SHEET-flagga i ditt ERP-system. Detta gör att du kan begränsa API-anrop till endast de produkter som kräver distribution av säkerhetsdatablad, vilket minskar fel och onödiga API-anrop.

Varje säkerhetsdatablad i SDS Manager har en permanent PDF-länk som alltid pekar på den senaste versionen av säkerhetsdatabladet. När en ny revision publiceras uppdateras samma länk automatiskt till den senaste versionen – så inga ändringar krävs på din e-handelsplattform när säkerhetsdatablad uppdateras.

Du har två flexibla sätt att lägga till dessa länkar på dina produktsidor:

• XLS-export: Du kan exportera ditt bibliotek med säkerhetsdatablad som en XLS-fil som innehåller dina ERP ID eller SKU tillsammans med motsvarande permanenta länkar till säkerhetsdatablad. Denna fil kan användas för massimport eller uppdatering i ditt e-handels- eller produktstyrningssystem.
• API-integration: SDS Manager tillhandahåller även ett API som gör det möjligt att hämta den permanenta länken till säkerhetsdatablad programmatiskt med hjälp av ditt ERP ID eller SKU. Detta är idealiskt för realtidsintegrationer där din e-handelsplattform dynamiskt hämtar korrekt och uppdaterad länk till säkerhetsdatablad för varje produkt.

Båda metoderna säkerställer att dina kunder alltid har tillgång till korrekta och aktuella säkerhetsdatablad utan manuell hantering.

SDS Manager tillhandahåller en färdig sökwidget som enkelt kan bäddas in på din webbplats med hjälp av en iframe. Denna widget gör det möjligt för besökare att snabbt och intuitivt söka bland dina säkerhetsdatablad.

I SDS Manager kan du organisera säkerhetsdatablad efter platser och styra vilka platser som exponeras via sökwidgeten på webbplatsen. Detta gör det möjligt att:

• Publicera endast utvalda säkerhetsdatablad på din webbplats
• Behålla interna eller begränsade säkerhetsdatablad tillgängliga i systemet utan att göra dem synliga för webbplatsens besökare

Sökwidgeten stöder även flera språk, vilket gör att du kan anpassa språket till din webbplats och erbjuda en lokaliserad upplevelse för dina kunder.

Denna lösning gör det enkelt att erbjuda självbetjäningsåtkomst till säkerhetsdatablad samtidigt som du behåller full kontroll över synlighet och innehåll.

Varje säkerhetsdatablad i SDS Manager har en permanent länk till säkerhetsdatabladet som alltid pekar på den senaste versionen av dokumentet. Denna länk kan enkelt omvandlas till en QR-kod och skrivas ut på fraktdokument, följesedlar, fakturor eller kvitton. De flesta moderna ERP- och e-handelsystem stöder generering av QR-koder från URL:er direkt på dokument.

Du har två flexibla sätt att göra den permanenta länken till säkerhetsdatablad tillgänglig för din ERP- eller e-handelsplattform:

• XLS-export: Exportera ditt bibliotek med säkerhetsdatablad som en XLS-fil som innehåller dina ERP ID eller SKU tillsammans med motsvarande permanenta länkar till säkerhetsdatablad. Denna fil kan användas för massimport eller uppdateringar, vilket gör det möjligt för ditt system att generera QR-koder för rätt säkerhetsdatablad på varje fraktdokument.
• API-integration: SDS Manager tillhandahåller även ett API som gör det möjligt att hämta den permanenta länken till säkerhetsdatablad programmatiskt med hjälp av ett ERP ID eller SKU. Detta är idealiskt för realtidsintegrationer där din ERP- eller e-handelsplattform dynamiskt hämtar korrekt och alltid uppdaterad länk till säkerhetsdatablad och visar den som en QR-kod på fraktdokument.

Ja. SDS Manager gör det möjligt att anpassa innehållet och layouten i de e-postmeddelanden som skickas till dina kunder vid distribution av säkerhetsdatablad. Du kan lägga till din företagslogotyp, anpassa e-posttexten och anpassa designen efter din varumärkesidentitet.

Du kan även skapa separata e-postmallar för olika språk eller marknader, vilket säkerställer enhetlig varumärkesprofil och tydlig kommunikation i alla regioner där du är verksam.

SDS Manager stöder fullt ut land- och språkspecifik distribution av säkerhetsdatablad för internationella beställningar. Webhook-anropet för att skicka säkerhetsdatablad inkluderar parametrar för land och språk, vilket säkerställer att rätt säkerhetsdatablad skickas baserat på kundens plats och föredraget språk.

Om du hanterar flera versioner av säkerhetsdatablad för samma produkt – anpassade för olika marknader eller språk – gör dessa parametrar det möjligt för SDS Manager att automatiskt välja och skicka rätt säkerhetsdatablad för varje beställning.

Utöver detta erbjuder SDS Manager en lösning för att skapa säkerhetsdatablad som automatiskt kan översätta säkerhetsdatablad till över 35 språk, vilket hjälper dig att effektivt stödja globala marknader samtidigt som du uppfyller lokala regelkrav.

Ja. SDS Manager erbjuder en lösning för att skapa säkerhetsdatablad kallad ExactSDS som automatiskt kan översätta säkerhetsdatablad till över 35 språk, vilket stödjer internationella kunder och regelkrav.

För att aktivera detta måste ett säkerhetsdatablad i EU-format importeras till ExactSDS och användas som huvuddokument. EU-formatet krävs eftersom det innehåller mer omfattande regulatorisk information och kan omvandlas till andra regionala format, såsom säkerhetsdatablad i USA-format. Det omvända är inte möjligt, eftersom säkerhetsdatablad i USA-format vanligtvis saknar viss information som krävs enligt EU-regelverk.

När ett säkerhetsdatablad i EU-format finns i systemet kan ExactSDS översätta det i realtid till säkerhetsdatablad som uppfyller kraven i mer än 35 länder, inklusive alla nödvändiga lokala språk – såsom kinesiska och japanska.

Detta tillvägagångssätt gör det möjligt att underhålla ett enda auktoritativt säkerhetsdatablad samtidigt som globala marknader effektivt stöds med korrekta och lokaliserade säkerhetsdatablad.