Het efficiënt beheren van veiligheidsinformatiebladen (VIB's) is meer dan een administratieve taak. Het is een belangrijk onderdeel om werkplekken veilig en compliant te houden. Nu de regelgeving evolueert en de hoeveelheid chemische gegevens toeneemt, wordt het steeds belangrijker om de juiste software te hebben om VIB's te beheren.
Als u overweegt om in 2025 nieuwe software voor VIB-beheer aan te schaffen, zijn hier tien functies die de moeite waard zijn om prioriteit aan te geven.
1. Ingebouwde regelnaleving en updates
Een van de belangrijkste dingen om te controleren is of de software in lijn blijft met de Nederlandse en Europese regelgeving voor chemische veiligheid. Nederland volgt de REACH- en CLP-regelgeving van de Europese Unie, die het Globally Harmonized System (GHS) implementeert voor de indeling en etikettering van chemische stoffen. Toezicht en handhaving worden in Nederland uitgevoerd door de Nederlandse Arbeidsinspectie. Software die automatisch updates van deze regelgeving weergeeft, helpt het risico op niet-naleving te verkleinen zonder dat wijzigingen handmatig moeten worden bijgehouden.
2. Gemakkelijke en nauwkeurige zoekfunctie
Snel toegang krijgen tot het juiste VIB kan een groot verschil maken, vooral in situaties met hoge druk. Goede software moet je in staat stellen om te zoeken met behulp van een aantal filters, zoals productnaam, CAS-nummer of fabrikant, zodat je precies het document vindt dat je nodig hebt zonder door irrelevante resultaten te moeten zoeken.
3. Mobiele toegang en offline beschikbaarheid
Werkplekken bevinden zich niet altijd aan bureaus met sterke internetverbindingen. Of iemand nu op de werkvloer, in het veld of op afstand werkt, hij of zij moet toch in staat zijn om VIB's op te vragen wanneer dat nodig is. Een tool met mobiele toegang en offline functionaliteit voegt een praktische laag toe die steeds noodzakelijker wordt.
4. Integratie met bestaande systemen
De meeste organisaties gebruiken al tools voor voorraadbeheer, EHS-compliance of enterprise resource planning. Als je VIB software daarmee kan integreren, vereenvoudigt dat de workflows en vermindert het dubbel gebruik van gegevens. Dit is vooral nuttig om de voorraadgegevens consistent en nauwkeurig te houden.
5. Tijdige kennisgevingen en waarschuwingen
Regelgevingsupdates of VIB-herzieningen gaan vaak gepaard met deadlines. Software die waarschuwingen of herinneringen kan versturen, via e-mail of binnen het platform, kan ervoor zorgen dat belangrijke wijzigingen niet worden gemist. Bij dit soort functies gaat het niet zozeer om toeters en bellen, maar meer om georganiseerd blijven en aan de regels voldoen.
6. Rapportage- en analysetools
Rapportagefuncties kunnen helpen bij het bijhouden van VIB-gebruik, het monitoren van compliance-inspanningen of het voorbereiden op audits. Hoewel niet elk team diepgaande analyses nodig heeft, kan toegang tot basisrapporten, zoals welke VIB's zijn bijgewerkt of welke producten het meest worden gebruikt, helpen om betere beslissingen te nemen
7. Gebruikersrollen en toegangscontrole
Verschillende gebruikers hebben verschillende toegangsniveaus nodig. Een eerstelijnsmedewerker hoeft misschien alleen VIB's te bekijken, terwijl een EHS-manager misschien bewerkingsrechten nodig heeft. Controle over gebruikersrechten houdt het systeem veilig en makkelijker te beheren, vooral in grotere teams.
8. Schaalbaarheid voor veranderende behoeften
Als je bedrijf groeit, moet je VIB-beheersysteem mee kunnen groeien. Dit betekent dat het meer gebruikers moet ondersteunen, meer documenten moet kunnen verwerken en ook na verloop van tijd goed moet blijven presteren. Het is een goed idee om software te kiezen die zich kan aanpassen als uw activiteiten uitbreiden of verschuiven.
9. Directe toegang voor medewerkers via QR-codes
In noodsituaties is tijd cruciaal. Systemen die onmiddellijke toegang tot VIB's mogelijk maken via strategisch geplaatste QR-codeposters op de werkplek maken het voor werknemers gemakkelijker om snel de informatie te vinden die ze nodig hebben, zonder vertraging of verwarring.
10. Genereren van secundaire containerlabels
Naleving van de regelgeving houdt niet op bij de toegang tot VIB's, een juiste etikettering van secundaire verpakkingen is ook belangrijk. Zoek naar tools die conforme secundaire labels kunnen genereren met gevarencodes, PBM-pictogrammen en QR-codes, om de veiligheid in elke fase van de omgang met chemische stoffen te verbeteren.
Waarom SDS Manager de juiste tool is voor 2025
Als u op zoek bent naar een VIB-beheersoftware die aan alle eisen voldoet, dan is SDS Manager een complete oplossing. Het is gebouwd met naleving in gedachten, biedt geavanceerde zoekfuncties en mobiele toegang, integreert naadloos met uw bestaande systemen, levert real-time waarschuwingen en nog veel meer. Of u nu een klein bedrijf of een multinational bent, SDS Manager schaalt met u mee en biedt de ondersteuning die u nodig hebt om compliant en efficiënt te blijven.
Gemakkelijk aan de slag
- Neem contact met ons op voor gratis installatie ondersteuning
- Ontdek functies die zijn ontworpen met uw uitdagingen in gedachten
- Boek een 1:1-consultatie om uw unieke naleving behoeften te bespreken
Zet de eerste stap naar slimmer beheer van veiligheidsinformatiebladen: Start vandaag nog uw gratis proefversie!