Beheer van VIB's voor producten die niet langer in gebruik zijn

Het archiveren van Veiligheidsinformatiebladen voor producten die niet langer in gebruik zijn, is cruciaal voor de historische blootstellingsanalyse en naleving.

Probeer het gratis
Move to archive image

VIB's voor ongebruikte producten archiveren

U moet VIB's voor producten die niet langer in gebruik zijn verplaatsen naar het VIB-archief.

Het behouden van VIB-records voor een decennium na gebruik

In overeenstemming met wettelijke verplichtingen is het essentieel om een kopie van de Veiligheidsinformatiebladen (VIB's) voor elk product gedurende 10 jaar na het stopzetten van het gebruik te bewaren.

Bulkactie naar archief

Voor het efficiënte beheer van meerdere VIB's die gearchiveerd moeten worden, maakt u gebruik van de bulkbewerkingsfunctie.

Hoe het VIB-archief werkt

VIB's voor ongebruikte producten archiveren

Producten die niet langer in gebruik zijn vormen een unieke uitdaging; hoewel ze niet actief worden gehanteerd, blijft de informatie over hun veiligheid, hantering en potentiële gevaren belangrijk, vooral voor historische blootstelling en naleving van regelgeving.

Waarom archiveren?

Het archiveren van VIB's voor producten die niet meer in actief gebruik zijn, dient verschillende belangrijke doelen:

  • Regelgevingsnaleving: Zelfs als een product niet langer in gebruik is, kan het zijn dat historische gegevens moeten worden geraadpleegd om te voldoen aan wettelijke vereisten of om te reageren op vragen over gezondheid en veiligheid.
  • Veiligheidsbeheer: Als er vragen ontstaan over eerdere blootstelling aan een chemische stof, bieden gearchiveerde VIB's een belangrijke referentie voor veiligheidsfunctionarissen, medisch personeel en regelgevende instanties.
  • Efficiënt informatiebeheer: Door uw actieve VIB-bibliotheek gestroomlijnd en relevant te houden, verbetert u de efficiëntie van het beheer van veiligheidsinformatie. Archivering helpt bij het scheiden van actuele gegevens van historische gegevens, waardoor het gemakkelijker wordt om te navigeren en te beheren.
  • Gearchiveerde veiligheidsinformatiebladen zijn uitgesloten van de telling van actieve veiligheidsinformatiebladen, en SDS Manager brengt alleen kosten in rekening voor actieve veiligheidsinformatiebladen die momenteel worden gebruikt.

Hoe VIB's te archiveren en gearchiveerde VIB's te vinden

1.

VIB naar archief verplaatsen

Om een Veiligheidsinformatieblad naar het VIB-archief te verplaatsen, selecteert u eenvoudig de optie 'Verplaats naar archief' op het VIB.

2.

Bulkactie naar archief

Voor het efficiënte beheer van meerdere VIB's die gearchiveerd moeten worden, maakt u gebruik van de bulkbewerkingsfunctie.

Meer informatie
3.

Een VIB verwijderen uit uw bibliotheek

Om een Veiligheidsinformatieblad (VIB) permanent uit uw bibliotheek te verwijderen, selecteert u de optie 'Permanent verwijderen'. Deze actie moet worden gereserveerd voor gevallen waarin een VIB per ongeluk aan uw bibliotheek is toegevoegd of wanneer u een alternatieve archiveringsoplossing hebt die voldoet aan de 10-jarige archiefvereiste. Gebruik deze optie met voorzichtigheid om naleving te waarborgen en de integriteit van uw VIB-beheersysteem te behouden.

4.

Het archiveren ongedaan maken

Binnen de archieflijst kunt u de optie 'Archiveren ongedaan maken' selecteren voor elk Veiligheidsinformatieblad (VIB). Deze actie herstelt het VIB naar zijn oorspronkelijke locatie in uw bibliotheek, waardoor het archiveringsproces effectief wordt teruggedraaid. Deze functie zorgt voor flexibiliteit in uw VIB-beheer, zodat u eenvoudig correcties kunt aanbrengen in per ongeluk gearchiveerde documenten.

5.

Geautomatiseerd versiebeheer en archivering

Bij het updaten van een Veiligheidsinformatieblad (VIB) naar een recentere versie, verplaatst ons systeem automatisch de vorige versie naar het archief. In de archieflijst is gedetailleerde informatie gemakkelijk beschikbaar, inclusief de nieuwere VIB-versie die het gearchiveerde document vervangt, samen met de specifieke datum van deze overgang.

6.

Gearchiveerde VIB's voor bijgewerkte VIB's openen

Wanneer een Veiligheidsinformatieblad (VIB) wordt bijgewerkt en een nieuwere versie de oudere vervangt, wordt de oudere versie naadloos naar het archief verplaatst voor bewaring. Om de gearchiveerde versie van het bijgewerkte VIB te openen en te bekijken, gebruikt u eenvoudig de link 'Toon vervangen VIB'.

7.

Zoeken en filteren in het VIB-archief

De integratie van geavanceerde zoek- en filteropties vereenvoudigt het proces van het vinden van specifieke Veiligheidsinformatiebladen in uw VIB-archief.

Andere functies die u misschien leuk vindt

Een up-to-date Veiligheidsinformatieblad-bibliotheek onderhouden

SDS Manager zoekt proactief op duizenden websites van leveranciers naar updates van Veiligheidsinformatiebladen en waarschuwt u voor eventuele nieuwe versies die in uw bibliotheek worden gedetecteerd.

Chemische Nalevingsdashboard

Verbeter uw beheer van Veiligheidsinformatiebladen met ons uitgebreide Chemische Nalevingsdashboard.

Afstemmingsfunctie

Houd uw Veiligheidsinformatieblad-bibliotheek actueel door actieve producten te registreren en Veiligheidsinformatiebladen te archiveren voor items die niet langer in gebruik zijn.

Bulkbewerkingen

De bulkbewerkingsfunctie maakt acties mogelijk zoals het overdragen, dupliceren, archiveren en goedkeuren van meerdere Veiligheidsinformatiebladen tegelijkertijd.

Heeft u vragen?

Het archiveren van VIB's verwijst naar het proces van het opslaan van oudere of vervangen versies van Veiligheidsinformatiebladen in een aangewezen archiefgedeelte. Dit wordt gedaan om te voldoen aan wettelijke vereisten en om een georganiseerde en actuele bibliotheek van actieve VIB-documenten te behouden.

Het archiveren van VIB's is cruciaal om verschillende redenen:

  • Naleving van de regelgeving: Veel rechtsgebieden vereisen dat VIB's gedurende een bepaalde periode, vaak tot 10 jaar, worden bewaard, zelfs nadat het product niet meer in gebruik is.
  • Historische referentie: Gearchiveerde VIB's kunnen worden geraadpleegd voor informatie over vroegere chemische handelingen en gezondheids- en veiligheidsbeoordelingen.
  • Documentintegriteit: Het helpt om de actieve VIB-bibliotheek actueel en beheersbaar te houden door verouderde documenten naar het archief te verplaatsen.

Ja, SDS Manager staat toe dat een archiefoperatie ongedaan wordt gemaakt. U kunt de optie 'Archief ongedaan maken' gebruiken in de archieflijst, waardoor het VIB wordt hersteld naar de oorspronkelijke locatie in uw actieve bibliotheek.

Wanneer een VIB wordt bijgewerkt, wordt de vorige versie gearchiveerd. Om een gearchiveerd VIB te vinden dat gerelateerd is aan een nieuwere versie, klikt u op de link 'Toon vervangen VIB'. Dit maakt het gemakkelijk om toegang te krijgen tot historische versies van een VIB.

De bewaartermijn van een VIB in het archief varieert afhankelijk van wettelijke vereisten, vaak wordt aanbevolen om deze minimaal 10 jaar te bewaren nadat het product niet meer in gebruik is. Het is echter verstandig om te overleggen met juridische of nalevingsexperts in uw rechtsgebied of industrie om te voldoen aan alle toepasselijke vereisten.

Klaar om te beginnen?

Plan een demo met een van onze specialisten en krijg ongeëvenaarde controle over uw veiligheidsinformatiebladen
Starten gratis proefperiodeOf
30 dagen gratis proefperiode. Geen creditcard nodig.