Gestion des Fiches de Données de Sécurité pour les produits non utilisés

L'archivage des fiches de données de sécurité pour les produits qui ne sont plus utilisés est essentiel pour l'analyse historique de l'exposition et la conformité.

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Archivage des FDS de produits non utilisés

Vous devez déplacer les Fiches de Données de Sécurité des produits qui ne sont plus utilisés vers l'Archive de la Bibliothèque FDS.

Conservation des archives FDS pendant une décennie après usage

Conformément aux exigences réglementaires, il est essentiel de conserver une copie des Fiches de Données de Sécurité (FDS) pour chaque produit pendant une période de 10 ans après l'arrêt de son utilisation.

Opération en masse pour archiver

Pour une gestion efficace de plusieurs FDS nécessitant l'archivage, utilisez la fonctionnalité d'opération en masse.

Comment fonctionne l'archive FDS

Archivage des FDS de produits non utilisés

Les produits qui ne sont plus utilisés présentent un défi unique ; bien qu'ils ne soient plus manipulés activement, les informations relatives à leur sécurité, leur manipulation et leurs dangers potentiels restent importantes, notamment pour les expositions passées et la conformité réglementaire.

Pourquoi archiver ?

L'archivage des FDS de produits qui ne sont plus en utilisation active répond à plusieurs objectifs clés :

  • Conformité réglementaire : Même si un produit n'est plus utilisé, les données historiques peuvent être nécessaires pour se conformer aux exigences réglementaires ou répondre aux questions de sécurité et de santé.
  • Gestion de la sécurité : En cas de question concernant une exposition passée à un produit chimique, les FDS archivées fournissent une référence essentielle pour les agents de sécurité, le personnel médical et les autorités réglementaires.
  • Gestion efficace de l'information : Maintenir votre bibliothèque FDS active simplifiée et pertinente améliore l'efficacité de la gestion des informations de sécurité. L'archivage permet de séparer les données actuelles des données historiques, facilitant ainsi la navigation et la gestion.

Comment archiver les FDS et retrouver les FDS archivées

1.

Déplacer les FDS vers l'archive

Pour déplacer une Fiche de Données de Sécurité vers l'archive de la bibliothèque FDS, sélectionnez simplement l'option « Déplacer vers l'archive » sur la FDS.

2.

Opération en masse pour archiver

Pour une gestion efficace de plusieurs FDS nécessitant l'archivage, utilisez la fonctionnalité d'opération en masse.

En savoir plus
3.

Suppression d'une FDS de votre bibliothèque

Pour supprimer définitivement une Fiche de Données de Sécurité (FDS) de votre bibliothèque, sélectionnez l'option « Supprimer définitivement ». Cette action doit être réservée aux cas où une FDS a été ajoutée par erreur à votre bibliothèque ou lorsque vous avez mis en place une solution alternative d'archivage conforme à l'exigence de 10 ans. Utilisez cette option avec précaution pour garantir la conformité et préserver l'intégrité de votre système de gestion des FDS.

4.

Annulation d'une opération d'archivage

Dans la liste des archives, vous avez la possibilité de sélectionner « Annuler l'archivage » pour toute Fiche de Données de Sécurité (FDS). Cette action restaurera la FDS à son emplacement d'origine dans votre bibliothèque, annulant ainsi le processus d'archivage. Cette fonctionnalité offre une flexibilité dans la gestion de vos FDS, permettant de corriger facilement les documents archivés par erreur.

5.

Gestion automatique des versions et archivage

Lors de la mise à jour d'une Fiche de Données de Sécurité (FDS) vers une version plus récente, notre système déplace automatiquement l'ancienne version vers l'archive. Dans la liste des archives, des informations détaillées sont disponibles, montrant la nouvelle version de la FDS qui remplace le document archivé, ainsi que la date précise de cette transition.

6.

Accéder aux FDS archivées pour les FDS mises à jour

Chaque fois qu'une Fiche de Données de Sécurité (FDS) est mise à jour et qu'une nouvelle version remplace une ancienne, cette dernière est automatiquement déplacée vers l'archive pour être conservée en toute sécurité. Pour accéder à la version archivée de la FDS mise à jour, utilisez simplement le lien « Afficher les FDS remplacées » fourni.

7.

Recherche et filtrage dans l'archive FDS

L'intégration de fonctionnalités avancées de recherche et de filtrage simplifie le processus de recherche de Fiches de Données de Sécurité spécifiques dans votre archive FDS.

Autres fonctionnalités que vous pourriez aimer

Maintenir une bibliothèque à jour de Fiches de Données de Sécurité

SDS Manager recherche de manière proactive sur des milliers de sites Web de fournisseurs pour les mises à jour des Fiches de Données de Sécurité, vous alertant de toute nouvelle version détectée dans votre bibliothèque.

Tableau de bord de la conformité chimique

Élevez la gestion de vos Fiches de Données de Sécurité (FDS) avec notre tableau de bord complet de conformité chimique.

Fonction de réconciliation

Gardez votre bibliothèque de Fiches de Données de Sécurité à jour en enregistrant les produits actifs et en archivant les Fiches de Données de Sécurité des articles qui ne sont plus utilisés.

Opérations en masse

La fonctionnalité d'opérations en masse permet des actions telles que le transfert, la duplication, l'archivage et l'approbation de plusieurs Fiches de Données de Sécurité simultanément.

Vous avez des questions ?

L'archivage des FDS consiste à stocker les anciennes versions ou les versions remplacées des Fiches de Données de Sécurité dans une section d'archive désignée. Cela permet de respecter les exigences réglementaires et de maintenir une bibliothèque organisée et actuelle des documents FDS actifs.

L'archivage des FDS est crucial pour plusieurs raisons :

  • Conformité réglementaire : De nombreuses juridictions exigent la conservation des FDS pendant une période donnée, souvent jusqu'à 10 ans, même après l'arrêt de l'utilisation du produit.
  • Référence historique : Les FDS archivées peuvent être consultées pour des informations sur les pratiques passées de manipulation des produits chimiques et les évaluations de la santé et de la sécurité.
  • Intégrité des documents : Cela aide à maintenir la bibliothèque FDS active à jour et gérable en déplaçant les documents obsolètes vers l'archive.

Oui, SDS Manager permet d'annuler une opération d'archivage. Vous pouvez utiliser l'option "Annuler l'archivage" dans la liste d'archives qui restaurera la FDS à son emplacement d'origine dans votre bibliothèque active.

Lorsqu'une FDS est mise à jour, la version précédente est archivée. Pour trouver une FDS archivée liée à une version plus récente, cliquez sur le lien "Afficher la FDS remplacée". Cela permet un accès facile aux versions historiques d'une FDS.

La durée de conservation d'une FDS dans l'archive varie selon les exigences réglementaires, souvent recommandée d'être d'au moins 10 ans après l'arrêt de l'utilisation du produit. Cependant, il est conseillé de consulter des experts juridiques ou en conformité dans votre juridiction ou votre secteur pour vous assurer de respecter toutes les exigences applicables.

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