Wie man Sicherheitsdatenblätter verwaltet

Was ist ein Sicherheitsdatenblatt?

Ein SDB ist ein Dokument, das Gefahrenhinweise, Handhabungsvorschriften und Notfallmaßnahmen für spezifische Chemikalien auflistet. Doch der bloße Besitz reicht nicht aus; Sie benötigen ein System, um diese zu organisieren, zu aktualisieren und zugänglich zu machen.

Ohne einen konkreten Plan riskieren Sie schwerwiegende Probleme:

• Das „Sekunden-Problem“: Bei einem Notfall, etwa einem Chemikalienspritzer, darf keine Zeit mit dem Durchsuchen ungeordneter Unterlagen verschwendet werden.
• Veraltete Informationen: Die Anwendung veralteter Sicherheitsratschläge kann gefährlich oder gar rechtswidrig sein.
• Behördliche Strafen: Arbeitsinspektoren können hohe Geldstrafen verhängen, wenn SDB fehlen oder nur schwer auffindbar sind.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Sicherheitsdatenblätter effektiv verwalten, um die Compliance in Ihrem Betrieb zu gewährleisten und Ihr Team bestmöglich zu informieren.

Schritt 1: Bestandsaufnahme und Begehung

Bevor Sie Ihre Unterlagen ordnen können, müssen Sie genau wissen, was sich in Ihren Regalen befindet. Das ist mehr als nur ein kurzer Blick; es ist eine systematische Bereinigung Ihres gesamten Inventars.

• „Ballast“ abwerfen: Erfahrungen zeigen, dass etwa 5 % der meisten Sammlungen aus Duplikaten bestehen. Identifizieren Sie diese und führen Sie sie in einer einzigen, korrekten Datei zusammen, um Ihre Bibliothek übersichtlicher zu gestalten.
• Die 7-Jahre-Regel: Überprüfen Sie das Datum jedes Dokuments. Wenn ein Blatt älter als 7 Jahre ist, ist es höchstwahrscheinlich veraltet und muss durch eine aktuelle Version des Lieferanten ersetzt werden.
• Archivieren statt Löschen: Wenn Sie ein altes oder ersetztes Blatt finden, werfen Sie es nicht einfach weg. Sie müssen es archivieren. Dies stellt sicher, dass Sie aus Sicherheitsgründen und zur rechtlichen Absicherung eine dauerhafte Dokumentation darüber haben, was in der Vergangenheit verwendet wurde.

Schritt 2: Halten Sie Ihre SDB auf dem neuesten Stand

Informationen über Chemikalien ändern sich, sobald Lieferanten neue Erkenntnisse gewinnen. Lieferanten müssen ihre SDB innerhalb von 90 Tagen nach Bekanntwerden wesentlicher neuer Informationen aktualisieren – sie sind jedoch nicht verpflichtet, Sie proaktiv darüber zu informieren.

• Werden Sie selbst aktiv: Warten Sie nicht ab; fordern Sie mindestens einmal pro Jahr Aktualisierungen von Ihren Lieferanten an.
• Prioritäten setzen: Beginnen Sie mit den Chemikalien, die Sie am häufigsten verwenden. Untersuchungen zeigen, dass bei einer Überprüfung meist nur etwa 17 % der Blätter ersetzt werden müssen. Wenn Sie sich auf Ihre Hauptprodukte konzentrieren, sparen Sie wertvolle Zeit.
• Datum prüfen: Stellen Sie sicher, dass das Erstellungsdatum nach Juni 2015 liegt, um den modernen GHS-Standards zu entsprechen.

Schritt 3: Die richtige Aufbewahrungsmethode wählen

Mitarbeiter müssen im Ernstfall in der Lage sein, ein SDB innerhalb von Sekunden zu finden. Die Wahl der richtigen Aufbewahrungsmethode ist entscheidend, um dies zu gewährleisten. Je nach Teamgröße und Art der verwendeten Chemikalien gibt es im Wesentlichen drei Möglichkeiten:

Klassische Papierordner Hierbei handelt es sich um ausgedruckte Blätter in einem auffälligen gelben oder roten Ordner, der meist an einem zentralen Ort – etwa im Pausenraum oder in der Nähe einer Augendusche – platziert wird.

• Vorteile: Sie sind absolut zuverlässig. Sie funktionieren auch bei Stromausfall, ohne Internetverbindung oder bei einem Computerabsturz. Sie bieten ein physisches Backup, auf das jeder ohne technisches Gerät sofort zugreifen kann.
• Nachteile: Der Wartungsaufwand ist hoch. Jedes Mal, wenn ein Blatt aktualisiert wird, muss es händisch ausgedruckt und ausgetauscht werden. Mit der Zeit können Ordner verschmutzen, Seiten können verloren gehen und die Sammlung kann so umfangreich werden, dass es in einer Krisensituation unmöglich ist, ein bestimmtes Blatt schnell zu finden.

E-Binder (Digitale Ordner)

Hierbei handelt es sich um eine Sammlung von PDF-Dateien, die auf einem Firmenrechner, einem Tablet oder einem freigegebenen Laufwerk – wie etwa Google Drive oder dem Firmen-Intranet – gespeichert sind.

• Vorteile: Sie nehmen keinen Platz im Regal weg. Zudem lassen sie sich wesentlich schneller durchsuchen; mithilfe der „Strg+F“-Funktion können spezifische Schlagwörter, Chemikaliennamen oder Gefahrensymbole in Sekundenschnelle gefunden werden.
• Nachteile: Sie sind vollständig von der Technik abhängig. Wenn das WLAN instabil ist, der Server ausfällt oder einem Gerät der Akku ausgeht, verliert Ihr Team den Zugriff auf lebenswichtige Informationen. Zudem lässt sich durch das reine Abspeichern eines PDFs nicht automatisch erkennen, ob das Dokument bereits durch eine neuere Version ersetzt wurde.

Digitale Managementsysteme

Digitale Verwaltungssysteme haben die Arbeitssicherheit revolutioniert, indem sie einen statischen Stapel Papier in ein dynamisches, lebensrettendes Werkzeug verwandelt haben. Die meisten modernen Unternehmen verabschieden sich von der manuellen Ordnerverwaltung, da die alte Methode schlichtweg nicht mit der Schnelllebigkeit chemischer Regulierungen und Änderungen in der Lieferkette mithalten kann.

Vorteile:

• Jederzeit verfügbar und durchsuchbar: Greifen Sie von jedem Gerät und von überall auf SDB zu – egal ob im Labor, auf der Baustelle oder im Homeoffice. In Notfällen entfällt das mühsame Suchen in Akten; die Sofortsuche liefert Informationen in Sekundenschnelle.
• Automatische Compliance-Updates: Änderungen an Vorschriften oder Datenaktualisierungen der Lieferanten werden überall gleichzeitig übernommen. Jeder Mitarbeiter sieht die aktuellste Version, was Fehler durch veraltete Blätter minimiert.
• Risikominimierung und erhöhte Sicherheit: Der schnelle Zugriff bei Verschüttungen oder Kontakt mit Chemikalien beugt Unfällen vor. Verfolgen Sie Ihren Bestand und planen Sie Notfallmaßnahmen proaktiv, um die Zahl der Zwischenfälle zu senken.
• Einfachere Audits und Berichterstattung: Erstellen Sie Berichte oder führen Sie Audits in Sekundenschnelle durch. Belegen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gegenüber Behörden mit sauberen, nachvollziehbaren Datenprotokollen.

Nachteile:

• Abonnementkosten: Im Gegensatz zu einem physischen Ordner fallen für die Software laufende Kosten an. Diese werden jedoch meist durch die massiven Zeiteinsparungen bei der manuellen Wartung kompensiert.
• Technologieabhängigkeit: Der Zugriff erfordert ein Endgerät und eine Verbindung. Erstklassige Systeme bieten jedoch ein Offline-Caching an, um sicherzustellen, dass die Daten auch ohne WLAN verfügbar bleiben.

Der Wechsel zum digitalen Management

Für Unternehmen, die eine absolut zuverlässige, cloudbasierte Lösung suchen, ist der SDS Manager die erste Wahl. Er nimmt Ihnen den Stress der Compliance-Verpflichtungen ab, indem er die mühsame Verwaltungsarbeit für Sie erledigt.

Digitale Systeme schließen diese Lücke sofort. Dieser Wandel ermöglicht es Sicherheitsfachkräften, sich von der Rolle des „Aktenverwalters“ zu lösen und sich stattdessen auf die tatsächliche Mitarbeiterunterweisung und die Gefahrenprävention zu konzentrieren.

Schritt 4: Sorgen Sie für Auffindbarkeit

Wenn ein Unfall passiert, hat niemand Zeit zum Suchen. Sie benötigen ein System, das für jeden logisch nachvollziehbar ist. Um die Übersicht zu behalten, gruppieren Sie Ihre SDB sinnvoll nach Chemikalienfamilien oder nach den spezifischen Einsatzbereichen, wie etwa Küche oder Lager. Es ist essenziell, einheitliche Bezeichnungen zu verwenden, damit das Etikett auf der Flasche sowohl mit Ihrer Inventarliste als auch mit dem SDB selbst übereinstimmt.

Durch eine klare Kennzeichnung Ihrer Sammlung können Mitarbeiter die benötigten Informationen schnell finden – sei es durch die Suche nach Produktname, Gefahrenart oder Lagerort.

Schritt 5: Den Zugriff für alle sicherstellen

Die wichtigste Regel lautet: Jeder Mitarbeiter muss diese Blätter jederzeit einsehen können, ohne einen Vorgesetzten nach einem Passwort oder einem Schlüssel fragen zu müssen.

• Überall und jederzeit: Halten Sie Kopien an allen Arbeitsorten bereit.
• Digital und Physisch: Es ist ratsam, elektronische Ordner für die schnelle Suche zu nutzen, aber führen Sie zur Sicherheit immer physische Ordner als Backup für Stromausfälle oder Notfälle.

Schritt 6: Unterweisen und Dokumentieren

Die Blätter griffbereit zu haben, ist nur die halbe Miete; Ihr Team muss auch wissen, wie man sie liest. Um Ihren Betrieb sicher und bereit für eine Inspektion zu halten, führen Sie ein detailliertes Protokoll über alle Unterweisungstermine und dokumentieren Sie jede Aktualisierung sowie jeden Vorfall am Arbeitsplatz. Kurze Auffrischungskurse bei der Einführung neuer Chemikalien stellen sicher, dass die Sicherheit im Bewusstsein bleibt und Ihr Team auf den Umgang mit den aktuell verwendeten Stoffen vorbereitet ist.

Fazit

Letzten Endes geht es bei der Verwaltung von Sicherheitsdatenblättern nicht nur darum, eine Inspektion zu bestehen oder eine Geldstrafe zu vermeiden. Es geht um die Menschen, die tagtäglich mit diesen Chemikalien arbeiten. Wenn Sie Ihre SDB organisiert, aktuell und zugänglich halten, geben Sie Ihrem Team die notwendigen Werkzeuge an die Hand, um sicher und selbstbewusst arbeiten zu können.

Ein gutes System arbeitet unbemerkt im Hintergrund, ist aber genau in dem Moment bereit, in dem jemand es braucht. Das ist es, was den entscheidenden Unterschied macht.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie oft muss ich meine SDB aktualisieren?

Lieferanten müssen die Blätter innerhalb von 90 Tagen nach Bekanntwerden wesentlicher neuer Informationen aktualisieren. Sie sollten Ihre eigene Sammlung jährlich überprüfen, um diese Aktualisierungen rechtzeitig zu erfassen.

Kann ich ausschließlich elektronische Kopien aufbewahren?

Ja, das ist möglich. Die gesetzlichen Vorgaben (in Österreich etwa durch das ASchG) verlangen jedoch, dass es keine Barrieren (wie Passwörter oder fehlende Berechtigungen) beim Zugriff gibt. Es wird dringend empfohlen, physische Ordner als Backup für Notfälle oder Stromausfälle bereitzuhalten.

Muss ich alte SDB aufbewahren?

Ja. Archivieren Sie diese, anstatt sie zu löschen. Viele Vorschriften verlangen, dass Aufzeichnungen über die Exposition gegenüber Chemikalien mindestens 30 Jahre lang aufbewahrt werden, um etwaige Spätfolgen nachweisen zu können.