Cách quản lý Phiếu dữ liệu an toàn

Phiếu An toàn Hóa chất là gì

SDS là một tài liệu liệt kê các mối nguy hiểm, hướng dẫn xử lý và các bước khẩn cấp cho các loại hóa chất cụ thể. Tuy nhiên, chỉ sở hữu chúng thôi là chưa đủ; bạn cần một hệ thống để tổ chức, cập nhật và chia sẻ chúng.

Nếu không có kế hoạch, bạn sẽ đối mặt với các vấn đề lớn:

• Vấn đề "Từng giây đều đáng quý": Trong trường hợp khẩn cấp, chẳng hạn như bị hóa chất văng vào người, bạn không thể lãng phí thời gian để lục lọi các tệp hồ sơ lộn xộn.
• Thông tin lỗi thời: Sử dụng các lời khuyên an toàn cũ có thể gây nguy hiểm hoặc vi phạm pháp luật.
• Tiền phạt quy định: Thanh tra có thể phạt nặng nếu các phiếu an toàn bị thiếu hoặc khó tìm.

Hướng dẫn này sẽ phân tích cách quản lý Phiếu An toàn Hóa chất hiệu quả để giữ cho nơi làm việc của bạn tuân thủ quy định và đội ngũ của bạn luôn được thông tin đầy đủ.

Bước 1: Kiểm kê kho bãi

Trước khi có thể sắp xếp các phiếu an toàn, bạn phải biết chính xác những gì đang có trên kệ của mình. Đây không chỉ là một cái nhìn lướt qua; đó là một cuộc tổng dọn dẹp có hệ thống đối với toàn bộ kho hàng của bạn.

• Loại bỏ "Sự bừa bộn": Nghiên cứu cho thấy khoảng 5% trong hầu hết các bộ sưu tập thực chất là các bản sao. Hãy xác định và hợp nhất chúng thành một tệp duy nhất và chính xác để giúp thư viện của bạn dễ dàng điều hướng hơn.
• Quy tắc 7 năm: Kiểm tra ngày tháng trên mọi tài liệu. Nếu một phiếu cũ hơn 7 năm, nó có khả năng đã lỗi thời và cần được thay thế bằng phiên bản mới từ nhà cung cấp.
• Lưu trữ, đừng xóa: Khi bạn tìm thấy một phiếu cũ hoặc đã được thay thế, đừng chỉ vứt nó đi. Bạn phải lưu trữ nó. Điều này đảm bảo bạn có hồ sơ vĩnh viễn về những gì đã được sử dụng trong quá khứ vì lý do an toàn và pháp lý.

Bước 2: Luôn cập nhật các phiếu an toàn

Thông tin hóa chất thay đổi khi các nhà cung cấp tìm hiểu thêm những điều mới. Nhà cung cấp phải cập nhật SDS của họ trong vòng 90 ngày kể từ khi tìm thấy thông tin mới quan trọng, nhưng họ không bắt buộc phải thông báo cho bạn.

• Chủ động: Đừng chờ đợi họ; hãy yêu cầu nhà cung cấp cập nhật ít nhất mỗi năm một lần.
• Ưu tiên: Bắt đầu với các hóa chất bạn sử dụng thường xuyên nhất. Nghiên cứu cho thấy chỉ khoảng 17% các phiếu thường cần được thay thế trong một đợt đánh giá, vì vậy việc tập trung vào các sản phẩm chính sẽ giúp tiết kiệm thời gian.
• Kiểm tra ngày: Đảm bảo ngày chuẩn bị là sau tháng 6 năm 2015 để đáp ứng các tiêu chuẩn GHS hiện đại.

Bước 3: Chọn cách tốt nhất để lưu trữ chúng

Công nhân phải có khả năng tìm thấy SDS trong vòng vài giây khi xảy ra tình huống khẩn cấp. Chọn đúng phương pháp lưu trữ là chìa khóa để thực hiện điều đó. Tùy thuộc vào quy mô đội ngũ và loại hóa chất bạn sử dụng, bạn thường có ba cách chính để lưu trữ các phiếu của mình:

Sổ tay giấy truyền thống

Đây là các bản in được giữ trong một sổ tay màu vàng hoặc đỏ rực rỡ, thường được đặt ở khu vực trung tâm như phòng nghỉ hoặc gần trạm rửa mắt.

• Ưu điểm: Chúng rất tin cậy. Chúng hoạt động ngay cả khi mất điện, mất internet hoặc máy tính bị hỏng. chúng cung cấp một bản sao vật lý mà bất kỳ ai cũng có thể lấy mà không cần thiết bị.
• Nhược điểm: Chúng khó bảo trì. Mỗi khi một phiếu được cập nhật, bạn phải in ra và thay thế thủ công. Theo thời gian, sổ tay có thể bị bẩn, các trang có thể bị mất và bộ sưu tập có thể trở nên quá dày đến mức không thể tìm thấy một phiếu cụ thể một cách nhanh chóng trong lúc khủng hoảng.

Sổ tay điện tử (Thư mục số)

Đây là một bộ sưu tập các tệp PDF được lưu trên máy tính công ty, máy tính bảng hoặc ổ đĩa dùng chung như Google Drive hoặc mạng nội bộ của công ty.

• Ưu điểm: Chúng không chiếm bất kỳ không gian vật lý nào trên kệ. Chúng cũng nhanh hơn nhiều khi tìm kiếm bằng chức năng "Ctrl+F" để tìm các từ khóa cụ thể, tên hóa chất hoặc biểu tượng nguy hiểm.
• Nhược điểm: Chúng hoàn toàn phụ thuộc vào công nghệ. Nếu Wi-Fi chập chờn, máy chủ gặp sự cố hoặc thiết bị hết pin, đội ngũ của bạn sẽ mất quyền truy cập vào thông tin cứu mạng. Hơn nữa, việc chỉ lưu một bản PDF không cho bạn biết liệu tài liệu đó đã được thay thế bằng phiên bản mới hơn chưa.

Hệ thống quản lý kỹ thuật số

Hệ thống quản lý kỹ thuật số đã cách mạng hóa an toàn tại nơi làm việc bằng cách biến một đống giấy tờ tĩnh thành một công cụ năng động, cứu sống con người. Hầu hết các công ty hiện đại đang chuyển dần khỏi các sổ tay thủ công vì cách làm cũ không thể theo kịp tốc độ nhanh chóng của các quy định về hóa chất và sự thay đổi của chuỗi cung ứng.

• Ư ưu điểm:
  • Luôn có thể truy cập và tìm kiếm: Truy cập SDS từ bất kỳ thiết bị nào, ở bất kỳ đâu: phòng thí nghiệm, công trường hoặc văn phòng tại nhà. Không còn việc phải đi tìm hồ sơ trong các tình huống khẩn cấp; tìm kiếm tức thì giúp tìm thông tin nhanh chóng.
  • Cập nhật tự động để tuân thủ: Các thay đổi đối với quy định hoặc cập nhật dữ liệu của nhà cung cấp sẽ được cập nhật ở mọi nơi cùng một lúc. Mọi người đều nhìn thấy phiên bản mới nhất, giúp giảm sai sót từ các phiếu lỗi thời.
  • Giảm rủi ro và tăng cường an toàn: Truy cập nhanh khi có sự cố tràn đổ hoặc tiếp xúc giúp ngăn ngừa tai nạn. Theo dõi kho hàng và lập kế hoạch ứng phó chủ động để giảm thiểu sự cố.
  • Kiểm toán và báo cáo dễ dàng hơn: Xuất báo cáo hoặc thực hiện kiểm toán trong vài giây. Chứng minh sự tuân thủ với các cơ quan quản lý bằng các dấu vết dữ liệu sạch sẽ, có thể truy xuất nguồn gốc.
• Nhược điểm:
  • Chi phí đăng ký: Không giống như sổ tay vật lý, có một khoản chi phí duy trì cho phần mềm. Tuy nhiên, điều này thường được bù đắp bởi hàng giờ lao động được tiết kiệm từ việc cập nhật thủ công.
  • Phụ thuộc vào công nghệ: Việc truy cập yêu cầu thiết bị và kết nối, mặc dù các hệ thống hàng đầu cung cấp bộ nhớ đệm ngoại tuyến để đảm bảo dữ liệu luôn có sẵn ngay cả khi không có Wi-Fi.

Sự chuyển dịch sang Quản lý kỹ thuật số

Đối với các doanh nghiệp muốn có giải pháp dựa trên đám mây đáng tin cậy nhất, SDS Manager là lựa chọn hàng đầu. Nó loại bỏ sự căng thẳng của việc tuân thủ bằng cách thực hiện những công việc nặng nhọc thay bạn. Các hệ thống kỹ thuật số thu hẹp khoảng cách đó ngay lập tức. Sự chuyển dịch này cho phép các quản lý an toàn thôi không còn là "người lưu trữ giấy tờ" mà thay vào đó tập trung vào việc đào tạo nhân viên và phòng ngừa nguy hiểm thực tế.

Bước 4: Giúp chúng dễ dàng được tìm thấy

Nếu tai nạn xảy ra, không ai có thời gian để tìm kiếm. Bạn cần một hệ thống có ý nghĩa đối với tất cả mọi người.

Để giữ mọi thứ ngăn nắp, hãy nhóm các SDS của bạn một cách logic theo họ hóa chất hoặc theo khu vực cụ thể mà chúng được sử dụng, chẳng hạn như nhà bếp hoặc nhà kho. Điều quan trọng là phải sử dụng tên nhất quán để nhãn trên chai khớp với cả danh sách kiểm kê và chính bản SDS đó.

Bằng cách dán nhãn bộ sưu tập một cách rõ ràng, nhân viên có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin họ cần bằng cách tìm kiếm theo tên sản phẩm, loại nguy hiểm hoặc vị trí lưu trữ.

Bước 5: Đảm bảo mọi người đều có thể truy cập chúng

Quy tắc quan trọng nhất là mọi nhân viên phải có thể xem các phiếu này bất cứ lúc nào mà không cần hỏi quản lý mật khẩu hoặc chìa khóa.

• Mọi nơi, mọi lúc: Giữ các bản sao ở tất cả các địa điểm làm việc.
• Kỹ thuật số và Vật lý: Sử dụng các thư mục điện tử để tìm kiếm nhanh là một việc làm thông minh, nhưng hãy luôn giữ các sổ tay vật lý như một bản dự phòng cho các trường hợp mất điện hoặc khẩn cấp.

Bước 6: Đào tạo và Ghi chép

Có các phiếu an toàn mới chỉ là một nửa trận chiến; nhóm của bạn cần biết cách đọc chúng.

Để giữ cho nơi làm việc của bạn an toàn và sẵn sàng cho việc kiểm tra, hãy giữ một nhật ký chi tiết về tất cả các ngày đào tạo và ghi chép mọi cập nhật tài liệu hoặc sự cố tại nơi làm việc. Việc thực hiện các khóa đào tạo nhắc lại nhanh chóng bất cứ khi nào một hóa chất mới được đưa vào sử dụng sẽ đảm bảo rằng an toàn luôn được ưu tiên hàng đầu và nhóm của bạn đã sẵn sàng cho các loại hóa chất họ đang sử dụng.

Kết luận

Cuối cùng, việc quản lý Phiếu An toàn Hóa chất không chỉ là để vượt qua một cuộc kiểm tra hay tránh một khoản tiền phạt. Đó là về những người làm việc với những hóa chất đó mỗi ngày. Khi bạn giữ các SDS của mình ngăn nắp, cập nhật và dễ tiếp cận, bạn đang cung cấp cho nhóm của mình các công cụ họ cần để làm việc tự tin và an toàn. Một hệ thống tốt hoạt động thầm lặng phía sau, nhưng nó luôn sẵn sàng vào khoảnh khắc ai đó cần đến. Điều đó tạo nên tất cả sự khác biệt.

Câu hỏi thường gặp

Tôi cần cập nhật SDS bao lâu một lần? Nhà cung cấp phải cập nhật các phiếu trong vòng 90 ngày kể từ khi có thông tin quan trọng mới. Bạn nên tự mình đánh giá lại bộ sưu tập hàng năm để nắm bắt các bản cập nhật này.

Tôi có thể chỉ giữ các bản sao điện tử không? Bạn có thể, nhưng OSHA yêu cầu không được có rào cản (như mật khẩu) để truy cập chúng. Khuyến nghị cao nhất là nên có các sổ tay vật lý như một bản dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp.

Tôi có cần giữ lại các SDS cũ không? Có. Hãy lưu trữ chúng thay vì xóa bỏ. Nhiều quy định yêu cầu bạn phải giữ hồ sơ về việc tiếp xúc với hóa chất trong ít nhất 30 năm.