Güvenlik Bilgi Formlarını Nasıl Yönetilir

Güvenlik Bilgi Formu Nedir?

GBF, belirli kimyasallar için tehlikeleri, taşıma talimatlarını ve acil durum adımlarını listeleyen bir belgedir. Ancak bunlara sahip olmak tek başına yeterli değildir; bunları düzenlemek, güncellemek ve paylaşmak için bir sisteme ihtiyacınız vardır.

Bir planınız olmazsa büyük sorunlarla karşılaşırsınız:

• "Saniyelerin Önemi" Sorunu: Kimyasal sıçraması gibi bir acil durumda, düzensiz dosyalar arasında vakit kaybetmeyi göze alamazsınız.
• Güncelliğini Yitirmiş Bilgiler: Eski güvenlik tavsiyelerini kullanmak tehlikeli veya yasa dışı olabilir.
• Mevzuat Cezaları: Formlarınız eksikse veya bulunması zorsa müfettişler ağır cezalar kesebilir.

Bu kılavuz, iş yerinizin mevzuata uygun kalmasını ve ekibinizin bilgilendirilmesini sağlamak için Güvenlik Bilgi Formlarınızı nasıl etkili bir şekilde yöneteceğinizi açıklamaktadır.

1. Adım: Envanter Taraması

Formlarınızı düzenlemeden önce raflarınızda tam olarak ne olduğunu bilmelisiniz. Bu sadece hızlı bir bakıştan daha fazlasıdır; tüm envanterinizin sistematik bir temizliğidir.

• "Kalabalığı" Kaldırın: Araştırmalar, çoğu koleksiyonun yaklaşık %5'inin aslında kopyalardan oluştuğunu gösteriyor. Bunları tanımlayın ve kütüphanenizin kullanımını kolaylaştırmak için tek bir doğru dosyada birleştirin.
• 7 Yıl Kuralı: Her belgenin tarihini kontrol edin. Eğer bir form 7 yıldan eskiyse, muhtemelen güncelliğini yitirmiştir ve tedarikçiden alınacak yeni bir versiyonla değiştirilmesi gerekir.
• Arşivleyin, Silmeyin: Eski veya değiştirilmiş bir form bulduğunuzda onu hemen çöpe atmayın. Arşivlemeniz gerekir. Bu, güvenlik ve yasal nedenlerle geçmişte nelerin kullanıldığına dair kalıcı bir kayda sahip olmanızı sağlar.

2. Adım: Formlarınızı Güncel Tutun

Tedarikçiler yeni şeyler öğrendikçe kimyasal bilgileri değişir. Tedarikçiler, önemli yeni bilgiler bulduktan sonra 90 gün içinde GBF'lerini güncellemelidir, ancak sizi bilgilendirmeye zorunlu değillerdir.

• Proaktif Olun: Onları beklemeyin; tedarikçilerinizden yılda en az bir kez güncelleme isteyin.
• Önceliklendirin: En sık kullandığınız kimyasallarla başlayın. Araştırmalar, bir inceleme sırasında formların genellikle sadece %17'sinin değiştirilmesi gerektiğini gösteriyor, bu nedenle ana ürünlerinize odaklanmak zaman kazandırır.
• Tarihi Kontrol Edin: Modern GHS standartlarını karşılamak için hazırlama tarihlerinin Haziran 2015 sonrası olduğundan emin olun.

3. Adım: Saklamak İçin En İyi Yolu Seçin

Çalışanlar, bir acil durum sırasında saniyeler içinde bir GBF bulabilmelidir. Doğru saklama yöntemini seçmek bunu başarmanın anahtarıdır. Ekibinizin büyüklüğüne ve kullandığınız kimyasallara bağlı olarak, formlarınızı saklamak için genellikle üç ana yolunuz vardır:

Geleneksel Kağıt Klasörler

Bunlar, genellikle dinlenme odası veya göz yıkama istasyonu gibi merkezi bir alana yerleştirilen, parlak sarı veya kırmızı bir klasörde tutulan basılı formlardır.

• Artıları: Güvenilirdirler. Elektrik kesilse, internet gitse veya bilgisayar çökse bile çalışırlar. Herkesin bir cihaza ihtiyaç duymadan alabileceği fiziksel bir yedek sağlarlar.
• Eksileri: Bakımları zordur. Bir form her güncellendiğinde, onu yazdırmanız ve manuel olarak değiştirmeniz gerekir. Zamanla klasörler kirlenebilir, sayfalar kaybolabilir ve koleksiyon o kadar kalınlaşabilir ki bir kriz anında belirli bir formu hızlıca bulmak imkansız hale gelebilir.

E-Klasörler (Dijital Klasörler)

Bu, bir şirket bilgisayarına, tablete veya Google Drive ya da şirket içi ağ gibi paylaşılan bir sürücüye kaydedilmiş PDF dosyaları koleksiyonudur.

• Artıları: Fiziksel raf alanı kaplamazlar. Belirli anahtar kelimeleri, kimyasal adlarını veya tehlike sembollerini bulmak için "Ctrl+F" işlevini kullanarak arama yapmak çok daha hızlıdır.
• Eksileri: Tamamen teknolojiye güvenirler. Wi-Fi zayıfsa, sunucunuz çökerse veya bir cihazın şarjı biterse, ekibiniz hayati bilgilere erişimi kaybeder. Ayrıca, bir PDF'yi sadece kaydetmek, o belgenin daha yeni bir versiyonla değiştirilip değiştirilmediğini size söylemez.

Dijital Yönetim Sistemleri

Dijital yönetim sistemleri, statik bir kağıt yığınını dinamik, hayat kurtaran bir araca dönüştürerek iş yeri güvenliğinde devrim yaratmıştır. Modern şirketlerin çoğu manuel klasörlerden uzaklaşıyor çünkü eski yöntem kimyasal düzenlemelerin ve tedarik zinciri değişikliklerinin hızlı temposuna ayak uyduramıyor.

• Artıları:
  • Her Zaman Erişilebilir ve Aranabilir: GBF'ye her yerden, her cihazdan erişin: laboratuvar, saha veya ev ofis. Acil durumlarda dosyalar arasında avlanmaya son; anında arama bilgiyi hızlıca bulur.
  • Uyumluluk İçin Otomatik Güncellemeler: Düzenlemelerdeki değişiklikler veya tedarikçi veri güncellemeleri her yerde aynı anda gerçekleşir. Herkes en son sürümü görür, güncelliğini yitirmiş formlardan kaynaklanan hataları azaltır.
  • Riskleri Azaltır ve Güvenliği Artırır: Dökülme veya maruz kalma durumlarında hızlı erişim kazaları önler. Daha az olay için envanteri takip edin ve müdahaleleri proaktif olarak planlayın.
  • Daha Kolay Denetimler ve Raporlama: Saniyeler içinde raporlar alın veya denetimler yürütün. Temiz, izlenebilir veri yolları ile düzenleyicilere uyumluluğu kanıtlayın.
• Eksileri:
  • Abonelik Maliyeti: Fiziksel bir klasörün aksine, yazılım için devam eden bir maliyet vardır. Ancak bu, genellikle manuel güncellemelerde harcanan iş gücü tasarrufu ile dengelenir.
  • Teknoloji Bağımlılığı: Erişim bir cihaz ve bağlantı gerektirir, ancak üst düzey sistemler Wi-Fi olmasa bile verilerin kullanılabilir olmasını sağlamak için çevrimdışı önbelleğe alma sunar.

Dijital Yönetime Geçiş

En güvenilir bulut tabanlı çözümü isteyen işletmeler için SDS Manager en iyi seçimdir. Zor işi sizin yerinize yaparak uyumluluk stresini ortadan kaldırır. Dijital sistemler bu boşluğu anında kapatır. Bu geçiş, güvenlik yöneticilerinin "evrak dosyalayıcı" olmaktan çıkıp asıl çalışan eğitimine ve tehlike önlemeye odaklanmalarını sağlar.

4. Adım: Bulunmalarını Kolaylaştırın

Bir kaza olursa kimsenin arama yapacak vakti yoktur. Herkes için mantıklı olan bir sisteme ihtiyacınız var.

İşleri düzenli tutmak için GBF'lerinizi kimyasal ailesine göre veya mutfak ya da depo gibi kullanıldıkları belirli alana göre mantıksal olarak gruplandırın. Şişe üzerindeki etiketin hem envanter listenizle hem de GBF'nin kendisiyle eşleşmesi için tutarlı isimler kullanmak hayati önem taşır.

Koleksiyonunuzu net bir şekilde etiketleyerek, çalışanlar ürün adına, tehlike türüne veya saklama konumuna göre arama yaparak ihtiyaç duydukları bilgileri hızlıca bulabilirler.

5. Adım: Herkesin Erişebildiğinden Emin Olun

En önemli kural şudur: Her çalışan, bir yöneticiden şifre veya anahtar istemeden bu formları istediği zaman görebilmelidir.

• Her Yerde, Her Zaman: Tüm çalışma yerlerinde kopyalar bulundurun.
• Dijital ve Fiziksel: Hızlı arama için elektronik klasörler kullanmak akıllıcadır, ancak elektrik kesintileri veya acil durumlar için her zaman fiziksel klasörleri yedek olarak bulundurun.

6. Adım: Eğitin ve Belgeleyin

Formlara sahip olmak savaşın sadece yarısıdır; ekibinizin bunları nasıl okuyacağını bilmesi gerekir.

İş yerinizi güvenli ve denetime hazır tutmak için tüm eğitim tarihlerinin ayrıntılı bir günlüğünü tutun ve her belge güncellemesini veya iş yeri olayını belgeleyin. Yeni bir kimyasal eklendiğinde hızlı tazeleme kursları düzenlemek, güvenliğin her zaman ön planda kalmasını ve ekibinizin halihazırda kullandıkları kimyasallara karşı hazırlıklı olmasını sağlar.

Sonuç

Günün sonunda, Güvenlik Bilgi Formlarını yönetmek sadece bir denetimi geçmek veya ceza almaktan kaçınmakla ilgili değildir. Bu, her gün o kimyasallarla çalışan insanla ilgilidir. GBF'lerinizi düzenli, güncel ve erişilebilir tuttuğunuzda, ekibinize güvenle ve güvenli bir şekilde çalışmaları için ihtiyaç duydukları araçları vermiş olursunuz. İyi bir sistem arka planda sessizce çalışır, ancak birinin ihtiyacı olduğu anda hazırdır. Tüm farkı yaratan budur.

Sıkça Sorulan Sorular

GBF'lerimi ne sıklıkla güncellemem gerekiyor? Tedarikçiler, önemli yeni bilgilerden sonraki 90 gün içinde formları güncellemelidir. Bu güncellemeleri yakalamak için kendi koleksiyonunuzu yıllık olarak gözden geçirmelisiniz.

Sadece elektronik kopyalar tutabilir miyim? Tutabilirsiniz, ancak düzenlemeler (OSHA gibi) bunlara erişim için hiçbir engel (şifre gibi) olmamasını şart koşar. Acil durumlar için fiziksel klasörlerin yedek olarak bulundurulması şiddetle tavsiye edilir.

Eski GBF'leri saklamam gerekiyor mu? Evet. Onları silmek yerine arşivleyin. Birçok düzenleme, kimyasal maruz kalma kayıtlarını en az 30 yıl boyunca saklamanızı gerektirir.