Kā pārvaldīt drošības datu lapas (SDS)

Kas ir drošības datu lapa

SDS ir dokuments, kas uzskaita konkrētās ķīmiskās vielas bīstamības, rīkošanās instrukcijas un ārkārtas darbības. Taču vien tikai tās iegūšana nav pietiekama; nepieciešama sistēma to organizēšanai, atjaunināšanai un kopīgošanai.

Bez plāna var rasties nopietnas problēmas:

• “Sekundes ir svarīgas” problēma: ārkārtas situācijā, piemēram, ķīmiskā vielas izšļakstīšanās gadījumā, nav laika meklēt neorganizētus failus.
• Novecojusi informācija: vecas drošības instrukcijas var būt bīstamas vai nelikumīgas.
• Regulatīvās soda naudas: inspektori var uzlikt lielas naudas sodus, ja jūsu SDS trūkst vai to ir grūti atrast.

Šis ceļvedis izskaidro, kā efektīvi pārvaldīt savas drošības datu lapas, lai jūsu darba vieta būtu atbilstoša likumdošanai un jūsu komanda informēta.

1. solis: Inventāra pārskats

Pirms organizēt lapas, jums jāzina, kas tieši atrodas plauktos. Tas nav tikai īss pārskats; tas ir sistemātisks visa inventāra pārskatīšanas process.

• “Sakārtojiet putru”: Pētījumi rāda, ka aptuveni 5 % kolekcijas dokumentu ir dublēti. Identificējiet tos un apvienojiet vienā pareizā failā, lai bibliotēka būtu vieglāk pārvaldāma.
• 7 gadu noteikums: Pārbaudiet katra dokumenta datumu. Ja lapa ir vecāka par 7 gadiem, tā, visticamāk, ir novecojusi un jāaizstāj ar jaunu piegādātāja versiju.
• Arhivēt, nevis dzēst: Atrodot vecu vai aizvietotu lapu, to nedrīkst izmest. Jāarhivē, lai būtu pastāvīgs ieraksts par pagātnē izmantoto, drošības un juridisku iemeslu dēļ.

2. solis: Uzturiet lapas atjauninātas

Ķīmisko vielu informācija mainās, kad piegādātāji atklāj jaunas lietas. Piegādātājiem jāatjaunina savas SDS 90 dienu laikā pēc būtiskas jaunas informācijas saņemšanas, taču viņiem nav pienākuma jūs informēt.

• Esiet proaktīvi: Nelietojiet tikai gaidīt; pārbaudiet piegādātājus vismaz reizi gadā.
• Prioritātes: Sāciet ar ķīmiskajām vielām, kuras visbiežāk izmantojat. Pētījumi rāda, ka tikai aptuveni 17 % lapu parasti jāaizstāj pārskatīšanas laikā, tāpēc koncentrēšanās uz galvenajiem produktiem ietaupa laiku.
• Pārbaudiet datumu: Pārliecinieties, ka sagatavošanas datumi ir pēc 2015. gada jūnija, lai atbilstu mūsdienu GHS standartiem.

3. solis: Izvēlieties labāko uzglabāšanas veidu

Darbiniekiem ārkārtas situācijā SDS jāspēj atrast sekundēs. Pareiza uzglabāšanas metode ir būtiska. Atkarībā no komandas lieluma un izmantotajām ķīmiskajām vielām parasti ir trīs galvenie veidi:

Tradicionālie papīra aplankumi
Drukāti dokumenti, kas glabāti spilgti dzeltenā vai sarkanā aplankā, parasti centrālā vietā, piemēram, atpūtas telpā vai acu skalošanas stacijas tuvumā.

• Priekšrocības: Uzticami. Darbojas pat elektroenerģijas vai interneta zuduma gadījumā. Fiziska rezerves kopija, ko var paņemt ikviens.
• Trūkumi: Grūti uzturēt. Katru reizi, kad lapa tiek atjaunināta, jādrukā un jāaizstāj manuāli. Laika gaitā aplanki var kļūt netīri, lapas pazust, un kolekcija var kļūt pārāk bieza, lai krīzes situācijā ātri atrastu konkrētu lapu.

E-aplankumi (digitālie faili)
PDF faili tiek saglabāti uzņēmuma datorā, planšetdatorā vai koplietotā diskā (piemēram, Google Drive vai intranets).

• Priekšrocības: Neaizņem fizisko vietu. Ļoti ātri meklējami, izmantojot “Ctrl+F” pēc atslēgvārdiem, ķīmisko vielu nosaukumiem vai bīstamības simboliem.
• Trūkumi: Pilnībā atkarīgi no tehnoloģijām. Vāja Wi-Fi vai servera darbības traucējumi var liegt piekļuvi svarīgai informācijai. Vienkārši PDF saglabāšana nenorāda, vai dokuments ir aizstāts ar jaunāku versiju.

Digitālās pārvaldības sistēmas

Digitālās sistēmas pārveido SDS no statiska dokumentu krājuma par dinamisku, dzīvību glābjošu instrumentu. Lielākā daļa modernu uzņēmumu pāriet no manuālajiem aplankiem, jo vecā metode nespēj sekot ķīmisko normatīvu un piegādes ķēžu ātrajai mainībai.

Priekšrocības:

• Vienmēr pieejams un meklējams: Piekļuve SDS no jebkuras ierīces, jebkur – laboratorijā, objektā vai mājās.
• Automātiski atjauninājumi atbilstībai: Normatīvu izmaiņas vai piegādātāja datu atjauninājumi redzami visiem.
• Samazina riskus un palielina drošību: Ātra piekļuve noplūdes vai kontakta gadījumos novērš negadījumus.
• Viegla audita un pārskatu sagatavošana: Ataskaites vai audits sekundēs; pierāda atbilstību ar izsekojamiem datiem.

Trūkumi:

• Abonēšanas izmaksas: Atšķirībā no fiziska aplanka, ir regulāras programmatūras izmaksas, taču tās bieži kompensē ietaupītais darbs.
• Tehnoloģiju atkarība: Nepieciešama ierīce un interneta savienojums, lai gan augstākās klases sistēmas piedāvā bezsaistes kešošanu.

Pāreja uz digitālo pārvaldību

Uzņēmumiem, kas vēlas uzticamāko mākoņrisinājumu, SDS Manager ir labākā izvēle. Tā samazina atbilstības stresu, veicot smagāko darbu jūsu vietā.
Digitālās sistēmas uzreiz pārtrauc plaisu. Šī pāreja ļauj drošības vadītājiem pārstāt būt “papīra kārtotājiem” un koncentrēties uz reālu darbinieku apmācību un bīstamību novēršanu.

4. solis: Padariet lapas viegli atrodamas

Ja notiek negadījums, nav laika meklēt. SDS sakārtojiet loģiski pēc ķīmisko vielu grupām vai konkrētās izmantošanas vietas, piemēram, virtuvē vai noliktavā. Izmantojiet konsekventus nosaukumus, lai etiķete atbilstu gan inventāra sarakstam, gan SDS.

5. solis: Nodrošiniet piekļuvi visiem

Svarīgākais noteikums – katram darbiniekam jāpiekļūst šīm lapām jebkurā laikā, neprasot vadītāja atļauju vai atslēgu.

• Visur un vienmēr: Saglabājiet kopijas visās darba vietās.
• Digitāls un fizisks: Elektroniskie aplankumi ļauj ātri meklēt, taču vienmēr glabājiet fiziskos aplankus kā rezerves risinājumu ārkārtas situācijās.

6. solis: Apmāciet un dokumentējiet

Lapu turēšana ir tikai puse darba; komanda jāzina, kā tās lasīt.
Lai saglabātu darba vietu drošu un gatavu inspekcijai, uzturiet detalizētu apmācību žurnālu un dokumentējiet katru dokumenta atjauninājumu vai darba vietas incidentu. Jaunās ķīmiskās vielas ieviešanas laikā rīkojiet īsus atsvaidzināšanas kursus.

Secinājums

SDS pārvaldība nav tikai inspekcijas iziešana vai soda izvairīšanās. Tas ir par darbinieku, kurš strādā ar šīm ķīmiskajām vielām katru dienu, drošību. Sakārtotas, atjauninātas un viegli pieejamas SDS nodrošina komandai rīkus drošai un pārliecinātai darbībai.

Laba sistēma darbojas klusi fonā, bet ir gatava brīdī, kad kādam tā nepieciešama. Tas padara visu atšķirību.

Biežāk uzdotie jautājumi

Cik bieži jāatjaunina SDS?
Piegādātājiem jāatjaunina lapas 90 dienu laikā pēc būtiskas jaunās informācijas saņemšanas. Jums jāveic savas kolekcijas pārskatīšana vismaz reizi gadā.

Vai drīkst tikai elektroniski saglabāt kopijas?
Jā, taču darbiniekiem jāpiekļūst bez ierobežojumiem, tāpēc ieteicams turēt fiziskos aplankus kā rezerves ārkārtas situācijām.

Vai jāuzglabā vecās SDS?
Jā. Arhivējiet tās, nevis dzēsiet. Daudzi normatīvi prasa ķīmisko vielu iedarbības ierakstu glabāšanu vismaz 30 gadus.