Hvernig á að stjórna öryggisgagnablöðum

Hvað er öryggisupplýsing

SDS er skjal sem listar hættur, meðferðarleiðbeiningar og neyðaraðgerðir fyrir tiltekin efni. En að eiga þau eingöngu er ekki nóg; þú þarft kerfi til að skipuleggja, uppfæra og deila þeim.
Án áætlunar muntu mæta stórum vandamálum:

• "Vandamálið „Sekúndur telja“: Í neyðarástandi, eins og efnaúði, geturðu ekki eytt tíma í að grafa í röskunarfílum.
• Útgengin upplýsingar: Að nota gömul öryggisráð getur verið hættuleg eða ólögleg.
• Reglugerðarbætur: Skoðunarmenn geta gefið miklar sektir ef blöðin vantar eða eru erfið að finna.

Þessi leiðsögn skiptir niður hvernig þú stjórnar öryggisupplýsingum þínum á áhrifaríkan hátt til að halda vinnustaðnum í samræmi og liðinu upplýstum.

Skref 1: Inventaríuskoðun

Áður en þú skipuleggur blöðin þarfðu að vita nákvæmlega hvað er á hillum þínum. Þetta er meira en fljótleg sýn; þetta er kerfisbundin hreinsun á öllu inventaríu þínu.

Fjarlægðu „raskið“: Rannsóknir sýna að um 5% flestra safna eru raunverulega tvíföld. Auðkenndu þessi og sameina í eitt eintak réttar skráar til að auðvelda ferðina um bókasafnið þitt.
7 ára reglan: Athugaðu dagsetningar á hverju skjali. Ef blað er eldri en 7 ár er líklega útgengið og þarf að skipta út með fersku útgáfu frá birgja.
Skjaldeilda, ekki eyða: Þegar þú finnur gamalt eða skipt út blað, varpaðu því ekki. Skjaldeilda það. Þetta tryggir varanlega skrá yfir það sem var notað áður af öryggis- og lögfræðilegum ástæðum.

Skref 2: Haltu blöðunum uppfærðum

Efnaupplýsingar breytast þegar birgir læra nýtt. Birgir verða að uppfæra SDS sína innan 90 daga eftir að finna verulegar nýjar upplýsingar, en þeir eru ekki skyldugir að tilkynna þér.

• Vertu virkur: Bíddu ekki; biðjið birgja um uppfærslur að minnsta kosti einu sinni á ári.
• Forgangsröðun: Byrjaðu á efnum sem þú notar mest. Rannsóknir sýna að aðeins um 17% blaðanna þurfa venjulega að skipta út við yfirlit, svo þjónn á aðalvörum þínum sparar tíma.
• Athugaðu dagsetningu: Gakktu úr skugga um að undirbúningsdagsetningar séu eftir júní 2015 til að uppfylla nútíma GHS staðla.

Skref 3: Veldu besta geymsluhættina

Starfsmenn verða að geta fundið SDS á sekúndum í neyð. Rétt geymsluaðferð er lykillinn. Miðað við stærð liðsins og efni, eru þrjár aðal leiðir:

Hefðbundnir pappírssamningar

Þetta eru prentaðar blöð geymd í skær gulri eða rauðri möppu, venjulega sett í miðsvæði eins og kaffistofu eða nálægt augnaskoli.

Kostir: Áreiðanleg. Vinna jafnvel þótt rafmagn fari, internet detti út eða tölva hruni. Gefa líkamlega öryggisafrit sem hver getur tekið án tækis.
Gallar: Erfitt að viðhalda. Hvert uppfærsla krefst prentunar og handvirkrar skiptingar. Með tímanum verða möppur óhrein, síður missa og safnið svo þykkt að ómögulegt er að finna tiltekið blað hratt í kreppu.

E-möppur (Stafræn möppur)

Þetta er safn PDF skráa vistað á fyrirtækjatölvu, spjaldi eða sameiginlegri drifi eins og Google Drive eða fyrirtækjaintraneti.
Kostir: Taka ekki líkamlegt hillurými. Einnig mun hraðari leit með „Ctrl+F“ til að finna tilteknar lykilorð, efnanöfn eða hættusymbol.
Gallar: Algjörlega háð tækni. Ef Wi-Fi er slæmt, þjónn fellur eða rafhlöðu klárast, missir liðið aðgang að lífsbjargandi upplýsingum. Að vista PDF eingöngu segir ekki til um hvort skjalið hafi verið skipt út með nýrri útgáfu.

Stafræn stjórnkerfi

Stafræn kerfi hafa gert byltingu í vinnustaðöruggi með því að breyta stöðugum pappírshlöðunni í dynamic lífsbjargartæki. Flestar nútíma fyrirtæki yfirgefa handvirkar möppur þar sem gamli hátturinn getur ekki haldið í takt við hraðan efnareglugerða og birgðakeðju breytinga.
Kostir:

• Alltaf aðgengilegt og leitsætt: Aðgangur að SDS frá hvaða tæki sem er, hvar sem er: labb, staður eða heimaskrifstofa. Engin leit í neyð; strax leit finnur upplýsingar hratt.
• Sjálfvirkar uppfærslur fyrir samræmi: Breytingar á reglugerðum eða birgjuupplýsingum uppfærast alls staðar í senn. Allir sjá nýjustu útgáfuna, minnka villur frá gömlum blöðum.
• Minnka áhættu og auka öryggi: Fljótur aðgangur við úthellingar eða mengun kemur í veg fyrir slysi. Rekja inventarí og skipuleggja svör proaktíft fyrir færri atvik.
• Auðveldari skoðanir og skýrslur: Dragðu skýrslur eða keyrið skoðanir á sekúndum. Sannið samræmi við eftirlitsmenn með hreinum, rekjanlegum gögnaleiðum.
  Gallar:
• áskriftarkostnaður: Ólíkt líkamlegum möppum er stöðugur kostnaður við hugbúnaðinn. Hins vegar vega þetta yfir tími sem sparast við handvirkar uppfærslur.
• Tækniháð: Aðgangur krefst tækis og tengingar, þótt fremstu kerfi bjóði upp á offline skyndiminni til að tryggja gögn án Wi-Fi.

Yfir í stafræna stjórnun

Fyrir fyrirtæki sem vilja áreiðanlegasta skýjabundna lausnina er SDS Manager valinn. Það fjarlægir streitu samræmis með því að gera þunga vinnuna fyrir þig.
Stafræn kerfi brúa bilið strax. Þessi breyting leyfir öryggisstjórum að yfirgefa „pappírsskrifara“ og einblína á raunverulega starfsmannamenntun og hættuminnkun.

Skref 4: Gerðu þau auðfinnaleg

Ef slysið kemur, er enginn tími til að leita. Þú þarft kerfi sem gerir sens fyrir öllum.
Til að halda skipulagi, hópaðu SDS rökrétt eftir efnategundum eða tilteknum notkunarsvæðum eins og eldhúsi eða vörugeymslu. Mikilvægt að nota samræmd nöfn þannig að merki á flöskunni passi við inventarílista og SDS sjálft.

Með skýrum merkingum geta starfsmenn fljótt fundið upplýsingarnar sem þarf með leit að vöruheiti, hættutegundum eða geymslustað.

Skref 5: Tryggðu aðgang fyrir alla

Mikilvægasta reglan er að hver starfsmaður geti séð þessi blöð hvenær sem er án þess að biðja um lykilorð eða lykil frá yfirmanni.
Hvar sem er, hvenær sem er: Geymdu afrit á öllum vinnusvæðum.
Stafrænt og líkamlegt: Skynsamlegt að nota rafrænar möppur fyrir hröð leit, en geymdu alltaf líkamlegar möppur sem öryggi við rafmagnsbilun eða neyð.

Skref 6: Mennta og skjaldeilda

Að eiga blöðin er bara helmingur bardagans; liðið þarf að vita hvernig á að lesa þau.
Til að halda vinnustaðnum öruggum og tilbúnum skoðunum, haltu ítarlegum skráningu yfir allar menntunardagsetningar og skjaldeildaðu hverri uppfærslu skjala eða atviki á vinnustað. Keyrið skjóta endurmenntunarkórs þegar ný efni eru kynnt til að tryggja að öryggið sé forgangsröð og liðið undirbúið fyrir efni sem notuð eru núna.

Niðurstaða

Í lok dags er stjórnun öryggisupplýsinga ekki bara um að lína skoðun eða forðast sekt. Það snýst um manninn sem vinnur með þessi efni á hverjum degi. Þegar þú heldur SDS skipulögðum, uppfærðum og aðgengilegum gefurðu liðinu verkfærin sem það þarf til að vinna örugglega og sjálfsörugglega.

Gott kerfi vinnur kyrrlega í bakgrunni en er tilbúið þegar einhver þarf á því að halda. Það gerir alla muninn.

Algengar spurningar

Hversu oft þarf ég að uppfæra SDS-blöðin mín?

Birgjar verða að uppfæra blöðin innan 90 daga frá því að nýjar mikilvægar upplýsingar berast. Þú ættir að fara yfir eigið safn árlega til að

greina þessar uppfærslur.Get ég bara geymt rafræn eintök?

Þú mátt það, en OSHA krefst þess að engar hindranir (eins og lykilorð) hindri aðgang að þeim. Mjög er mælt með að hafa pappírsmöppur sem afrit til neyðartilfella.

Þarf ég að geyma gamlar SDS-blöð?

Já. Skráðu þær í geymslu í stað þess að eyða þeim. Margar reglugerðir krefjast þess að þú geymir skrár um efnaútsetningu í að minnsta kosti 30 ár.