A medida que las regulaciones evolucionan y las expectativas de seguridad en el trabajo aumentan, el papel de los gerentes de salud y seguridad es más crucial que nunca. Uno de los pilares fundamentales de la seguridad química es la gestión adecuada de las Fichas de Datos de Seguridad (FDS). Pero mantener el cumplimiento en 2025 no se trata sólo de recopilar documentos, sino de garantizar que sean precisos, accesibles y formen parte de una cultura de seguridad proactiva.
Por qué es importante el cumplimiento de las FDS
Una Ficha de Datos de Seguridad (FDS) es mucho más que un simple documento: es una herramienta legal y técnica esencial para gestionar los riesgos químicos, proteger a los trabajadores y garantizar el cumplimiento de la normativa de seguridad laboral tanto de la UE como de España. Según los Reglamentos REACH y CLP, que implementan el Sistema Globalmente Armonizado (SGA) en la UE, las FDS son obligatorias para todas las sustancias y mezclas peligrosas.
El cumplimiento adecuado de las FDS ayuda a los trabajadores a comprender los riesgos de las sustancias que manipulan, proporciona instrucciones claras para el uso seguro y las acciones de emergencia, y respalda su programa de comunicación de peligros. En España, organismos reguladores como el INSST (Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo) y las Inspecciones de Trabajo y Seguridad Social supervisan activamente el cumplimiento de la normativa de seguridad química.
Por eso hemos creado la lista de verificación definitiva para el cumplimiento de las FDS. Si es responsable de la seguridad química en su lugar de trabajo, esta es su hoja de ruta hacia unas operaciones más seguras y con mayor cumplimiento normativo.
1. Presencia de FDS para todas las sustancias químicas
Cada producto químico peligroso en su lugar de trabajo, ya sea en uso o almacenado, debe tener una FDS. Este es el primer paso y el más esencial para el cumplimiento de la normativa. Si un producto llega sin ella, póngase en contacto con el proveedor inmediatamente. También puede utilizar nuestra Herramienta gratuita de búsqueda de FDS para encontrar la FDS que necesita.
2. Las FDS están actualizadas
Cuando reciba una nueva FDS, compruebe siempre la fecha de revisión para asegurarse de que refleja la versión más reciente. La normativa y las fórmulas pueden cambiar, por lo que es importante confirmar que se está trabajando con la información más reciente. Si la FDS no está actualizada o no muestra una fecha de revisión clara, póngase en contacto con su proveedor para obtener aclaraciones o una versión actualizada. Mantenerse al día favorece el cumplimiento y protege a su equipo.
3. Versiones de FDS archivadas
Es importante mantener registros de las versiones anteriores de las fichas de datos de seguridad, especialmente si la formulación de un producto ha cambiado con el tiempo o si el producto ya no se utiliza in situ. En España, mantener las FDS archivadas es esencial para cumplir la normativa europea, así como las normativas nacionales. La mejor práctica consiste en conservar las FDS durante todo el tiempo que la sustancia peligrosa esté presente y durante un periodo de tiempo razonable después para documentar cualquier posible exposición de los empleados. Archivar las versiones antiguas de las FDS garantiza que su empresa pueda proporcionar la documentación necesaria durante las inspecciones, auditorías o investigaciones sobre la exposición de los empleados. Almacene estos registros de forma segura, ya sea físicamente o preferiblemente a través de un sistema digital de gestión de FDS, para que estén accesibles cuando se necesiten.
4. Idioma correcto
Las fichas de datos de seguridad deben estar disponibles en un idioma que sus empleados puedan entender. En España, esto significa que las FDS deben facilitarse en español. Los empresarios son responsables de garantizar que toda la información de seguridad se comunique claramente a su plantilla. Si en su equipo hay empleados que hablan principalmente otros idiomas, es una buena práctica proporcionar las FDS en esos idiomas para garantizar su plena comprensión. La comunicación clara de la información sobre peligros no es sólo una buena práctica, sino también un requisito legal para proteger la salud y la seguridad de los empleados.
5. Digital or Physical Access Provided
Las FDS deben ser de fácil acceso para los empleados, especialmente en el punto de uso. Ya se trate de tener copias impresas cerca de los puestos de trabajo o de utilizar un sistema de códigos QR que enlace con archivos digitales, la clave es que los trabajadores puedan encontrar y leer los documentos sin demora. La accesibilidad es una parte esencial del cumplimiento de la normativa.
6. Formación de los empleados en FDS
No basta con tener las FDS a mano, hay que formar a los empleados para que las entiendan y las utilicen. Esto incluye reconocer la información sobre peligros, seguir los procedimientos de manipulación segura y saber qué hacer en caso de emergencia. La formación debe impartirse durante la incorporación al puesto de trabajo, cuando se introducen nuevos productos químicos y como parte de los cursos periódicos de actualización sobre seguridad.
7. Revisión rutinaria de la biblioteca de FDS
Una buena práctica consiste en revisar su colección de FDS cada 6 o 12 meses. Esto garantiza que todos los documentos siguen estando actualizados y en consonancia con su inventario de sustancias químicas. También le ayuda a identificar productos obsoletos o sustancias químicas que ya no se utilizan. Las revisiones periódicas son una de las formas más sencillas de estar preparado para las auditorías. Asegúrese de marcar la última fecha de revisión.
Su lista de comprobación para el cumplimiento de las FDS
Para simplificar el cumplimiento de las FDS, hemos creado una lista de comprobación exhaustiva. Tanto si está actualizando su programa de seguridad química como si se está preparando para una auditoría, esta lista de comprobación le mantendrá organizado y en cumplimiento de la normativa. Descargue la imagen siguiente para consultarla rápidamente.
Cumplimiento es Cultura
El cumplimiento de las FDS no se trata solo de cumplir con los requisitos legales, sino de crear un lugar de trabajo más seguro y confiable donde los empleados se sientan valorados y protegidos. Mantener las FDS precisas, actualizadas y de fácil acceso ayuda a los equipos a responder rápidamente a los derrames, elegir el equipo de protección adecuado y tomar decisiones inteligentes durante las emergencias. Cuando todos comprenden cómo usar estos documentos, la seguridad se convierte en una responsabilidad compartida, no solo en una tarea de gestión. Un sistema de FDS bien gestionado demuestra su compromiso con la salud, la seguridad y una cultura de cuidado.
Cómo puede ayudar SDS Manager
SDS Manager está diseñado para ayudar a los responsables de seguridad a cumplir con sus responsabilidades en materia de FDS mediante herramientas que se ajustan a la lista de verificación anterior.
- Acceso multilingüe y códigos QR: Proporcione FDS en varios idiomas con acceso móvil instantáneo mediante códigos QR.
- Actualizaciones automáticas de FDS: Manténgase siempre conforme con las últimas versiones de FDS, obtenidas automáticamente de los fabricantes.
- Acceso con un clic a la información de seguridad: La información de seguridad es accesible instantáneamente, con detalles de peligros, íconos de EPP, información de primeros auxilios, precauciones contra derrames accidentales y más. Además, se puede generar un Resumen de información de seguridad para brindar a los empleados la orientación esencial al manipular productos químicos.
- Generar etiquetas para contenedores secundarios: Genere etiquetas para contenedores secundarios en 15 tamaños. Las etiquetas incluyen códigos QR, códigos H y P cruciales e iconos de PPE.
Comenzar es fácil
Tanto si crea su biblioteca de FDS desde cero como si actualiza su sistema actual para un mejor cumplimiento en 2025, SDS Manager simplifica el proceso y le facilita el trabajo. Así puede dar el siguiente paso hacia una seguridad química optimizada:
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