Gestión de FDS para productos que ya no están en uso

Archivar las Fichas de Datos de Seguridad de productos que ya no están en uso es fundamental para el análisis histórico de exposiciones y el cumplimiento normativo.

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Archivando Fichas de Datos de Seguridad de productos no utilizados

Debería mover las FDS de productos que ya no están en uso al archivo de la Biblioteca de FDS

Manteniendo los registros de FDS durante una década después del uso

Adherirse a los mandatos reglamentarios es esencial para conservar una copia de las Fichas de Datos de Seguridad (FDS) de cada producto durante un período de 10 años tras el cese de su uso.

Operación en masa para archivar

Para una gestión eficiente de varias FDS que requieren archivo, utilice la función de Operación en Masa.

Cómo funciona el archivo de FDS

Archivando FDS de productos no utilizados

Los productos que ya no están en uso presentan un desafío único; aunque no se manipulan activamente, la información relacionada con su seguridad, manejo y peligros potenciales sigue siendo significativa, especialmente para la exposición histórica y el cumplimiento normativo.

¿Por qué archivar?

Archivar las FDS de productos que ya no están en uso activo sirve para varios propósitos clave:

  • Cumplimiento Normativo: Incluso si un producto ya no está en uso, los datos históricos pueden necesitar ser consultados para cumplir con los requisitos regulatorios o para responder a preguntas de salud y seguridad.
  • Gestión de Seguridad: Si surge alguna pregunta sobre la exposición pasada a un químico, las FDS archivadas proporcionan una referencia vital para los oficiales de salud y seguridad, el personal médico y los organismos regulatorios.
  • Gestión Eficiente de la Información: Mantener su biblioteca activa de FDS organizada y relevante mejora la eficiencia de la gestión de información de seguridad. El archivo ayuda a separar los datos actuales de los datos históricos, lo que facilita la navegación y la gestión.
  • Las Fichas de datos de seguridad archivadas están excluidas del recuento de Fichas de datos de seguridad activas, y SDS Manager solo cobra por las Fichas de datos de seguridad activas que están en uso.

Cómo archivar FDS y encontrar FDS que han sido archivadas

1.

Mover FDS al archivo

Para mover una Ficha de Datos de Seguridad al archivo de la Biblioteca de FDS, simplemente seleccione la opción "Mover al archivo" en la FDS

2.

Operación en masa para archivar

Para una gestión eficiente de varias FDS que requieren archivo, utilice la función de Operación en Masa.

Saber más
3.

Eliminar una FDS de su Biblioteca

Para eliminar permanentemente una Ficha de Datos de Seguridad (FDS) de su biblioteca, seleccione la opción "Eliminar permanentemente". Esta acción debe reservarse para los casos en los que una FDS se haya agregado por error a su biblioteca o cuando haya establecido una solución alternativa de archivo que cumpla con el requisito de archivo de 10 años. Utilice esta opción con precaución para garantizar el cumplimiento y mantener la integridad de su sistema de gestión de FDS.

4.

Revertir una operación de archivo

Dentro de la lista de archivos, tiene la opción de seleccionar "Deshacer archivo" para cualquier Ficha de Datos de Seguridad (FDS). Esta acción restaurará la FDS a su ubicación original en su biblioteca, revirtiendo efectivamente el proceso de archivo. Esta función asegura flexibilidad en la gestión de sus FDS, permitiendo la corrección fácil de cualquier documento archivado por error.

5.

Gestión automatizada de versiones y archivo

Al actualizar una Ficha de Datos de Seguridad (FDS) a una iteración más reciente, nuestro sistema reubica automáticamente la versión anterior en el archivo. Dentro de la lista de archivos, está disponible información detallada que muestra la nueva versión de la FDS que reemplaza al documento archivado, junto con la fecha específica de esta transición.

6.

Acceder a las FDS archivadas para FDS actualizadas

Siempre que una Ficha de Datos de Seguridad (FDS) se actualiza y una nueva versión reemplaza a una anterior, la versión anterior se mueve sin problemas al archivo para su conservación. Para acceder y ver la versión archivada de la FDS actualizada, simplemente utilice el enlace "Mostrar FDS reemplazada" que se proporciona.

7.

Búsqueda y filtrado en el archivo de FDS

La integración de opciones avanzadas de búsqueda y filtrado simplifica el proceso de encontrar Fichas de Datos de Seguridad específicas dentro de su archivo de FDS.

Otras características que te podrían interesar

Mantener una biblioteca de FDS actualizada

SDS Manager busca de manera proactiva en miles de sitios web de proveedores para obtener actualizaciones de Fichas de Datos de Seguridad, alertándote sobre cualquier nueva versión detectada en tu biblioteca.

Panel de cumplimiento químico

Eleva la gestión de Fichas de Datos de Seguridad con nuestro completo panel de cumplimiento químico.

Función de reconciliación

Mantén actualizada tu biblioteca de Fichas de Datos de Seguridad registrando productos activos y archivando aquellas que ya no se utilizan.

Operaciones masivas

La función de operaciones masivas permite transferir, duplicar, archivar y aprobar múltiples Fichas de Datos de Seguridad de manera simultánea.

¿Tienes preguntas?

El archivado de Fichas de Datos de Seguridad se refiere al proceso de almacenar versiones más antiguas o sustituidas de Fichas de Datos de Seguridad en una sección designada de archivo. Esto se hace para asegurar el cumplimiento con los requisitos regulatorios y mantener una biblioteca de Fichas de Datos de Seguridad organizada y actualizada.

Archivar las Fichas de Datos de Seguridad es crucial por varias razones:

  • Cumplimiento Normativo: Muchas jurisdicciones requieren la retención de las Fichas de Datos de Seguridad por un cierto período, a menudo hasta 10 años, incluso después de que el producto ya no esté en uso.
  • Referencia Histórica: Las Fichas de Datos de Seguridad archivadas pueden ser referenciadas para obtener información sobre prácticas pasadas de manejo de productos químicos y evaluaciones de salud y seguridad.
  • Integridad Documental: Ayuda a mantener la biblioteca de Fichas de Datos de Seguridad activa actualizada y manejable al mover los documentos obsoletos al archivo.

Sí, SDS Manager permite la reversión de una operación de archivo. Puedes usar la opción "Deshacer Archivo" dentro de la lista de archivo, lo que restaurará las Fichas de Datos de Seguridad a su ubicación original en tu biblioteca activa.

Cuando una Fichas de Datos de Seguridad se actualiza, la versión anterior se archiva. Para encontrar una Fichas de Datos de Seguridad archivada relacionada con una versión más nueva, haz clic en el enlace "Mostrar Fichas de Datos de Seguridad reemplazada". Esto permite acceder fácilmente a versiones históricas de una Fichas de Datos de Seguridad.

El tiempo que una Ficha de Datos de Seguridad debe permanecer en el archivo varía según los requisitos normativos, a menudo se recomienda que sea al menos 10 años después de que se haya dejado de usar el producto. Sin embargo, es recomendable consultar con expertos legales o de cumplimiento en su jurisdicción o industria para asegurarse de cumplir con todos los requisitos aplicables.

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