Η αποτελεσματική διαχείριση των δελτίων δεδομένων ασφαλείας (SDS) είναι κάτι περισσότερο από μια απλή διοικητική εργασία. Αποτελεί βασικό μέρος της διατήρησης των χώρων εργασίας ασφαλών και συμμορφούμενων. Με τους κανονισμούς να εξελίσσονται και τον όγκο των χημικών δεδομένων να αυξάνεται, η ύπαρξη του κατάλληλου λογισμικού για τη διαχείριση των δελτίων δεδομένων ασφαλείας γίνεται όλο και πιο σημαντική.
Εάν εξετάζετε το ενδεχόμενο χρήσης νέου λογισμικού διαχείρισης δελτίων δεδομένων ασφαλείας το 2025, παρακάτω θα βρείτε δέκα χαρακτηριστικά που αξίζει να δώσετε προτεραιότητα.
1. Ενσωματωμένη κανονιστική συμμόρφωση και ενημερώσεις
Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να ελέγξετε είναι αν το λογισμικό παραμένει ευθυγραμμισμένο με τους ελληνικούς και ευρωπαϊκούς κανονισμούς χημικής ασφάλειας. Αυτό περιλαμβάνει τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς CLP και REACH της ΕΕ και την εθνική εφαρμογή αυτών των νόμων από φορείς όπως το ελληνικό Υπουργείο Περιβάλλοντος και Ενέργειας. Το λογισμικό που αντικατοπτρίζει αυτόματα τις ενημερώσεις αυτών των κανονισμών συμβάλλει στη μείωση του κινδύνου μη συμμόρφωσης χωρίς να χρειάζεται να παρακολουθείτε χειροκίνητα τις αλλαγές.
2. Εύκολη και ακριβής λειτουργία αναζήτησης
Η γρήγορη πρόσβαση στο σωστό δελτίο δεδομένων ασφαλείας μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά, ειδικά σε καταστάσεις υψηλής πίεσης. Το καλό λογισμικό θα πρέπει να σας επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση χρησιμοποιώντας μια σειρά φίλτρων, όπως το όνομα του προϊόντος, τον αριθμό CAS ή τον κατασκευαστή, ώστε να μπορείτε να εντοπίζετε ακριβώς το έγγραφο που χρειάζεστε χωρίς να κοσκινίζετε άσχετα αποτελέσματα.
3. Πρόσβαση μέσω κινητού και διαθεσιμότητα εκτός σύνδεσης
Οι χώροι εργασίας δεν βρίσκονται πάντα σε γραφεία με ισχυρές συνδέσεις στο διαδίκτυο. Είτε κάποιος βρίσκεται στο εργοστάσιο, είτε στο πεδίο, είτε εργάζεται εξ αποστάσεως, θα πρέπει να είναι σε θέση να ανασύρει τα δελτία δεδομένων ασφαλείας όταν χρειάζεται. Ένα εργαλείο με κινητή πρόσβαση και λειτουργία εκτός σύνδεσης προσθέτει ένα επίπεδο πρακτικότητας που είναι όλο και πιο απαραίτητο.
4. Ενσωμάτωση με υφιστάμενα συστήματα
Οι περισσότεροι οργανισμοί χρησιμοποιούν ήδη εργαλεία για τη διαχείριση αποθεμάτων, τη συμμόρφωση προς την EHS ή τον προγραμματισμό επιχειρησιακών πόρων. Εάν το λογισμικό σας για το δελτίο δεδομένων ασφαλείας μπορεί να ενσωματωθεί με αυτά, απλοποιεί τις ροές εργασίας και μειώνει τη διπλή διαχείριση των δεδομένων. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τη διατήρηση της συνέπειας και της ακρίβειας των δεδομένων απογραφής.
5. Έγκαιρες ειδοποιήσεις και ειδοποιήσεις
Οι κανονιστικές ενημερώσεις ή οι αναθεωρήσεις των δελτίων δεδομένων ασφαλείας συχνά συνοδεύονται από προθεσμίες. Το λογισμικό που μπορεί να στέλνει ειδοποιήσεις ή υπενθυμίσεις, είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε εντός της πλατφόρμας, μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι δεν θα χαθούν σημαντικές αλλαγές. Αυτού του είδους η λειτουργία έχει να κάνει λιγότερο με κουδούνια και σφυρίχτρες και περισσότερο με τη διατήρηση της οργάνωσης και της συμμόρφωσης.
6. Εργαλεία αναφοράς και ανάλυσης
Τα χαρακτηριστικά αναφοράς μπορούν να βοηθήσουν στην παρακολούθηση της χρήσης του δελτίου δεδομένων ασφαλείας, στην παρακολούθηση των προσπαθειών συμμόρφωσης ή στην προετοιμασία για ελέγχους. Αν και δεν χρειάζεται κάθε ομάδα βαθιά ανάλυση, η πρόσβαση σε βασικές αναφορές, όπως ποια δελτία δεδομένων ασφαλείας έχουν ενημερωθεί ή ποια προϊόντα χρησιμοποιούνται συχνότερα, μπορεί να υποστηρίξει την καλύτερη λήψη αποφάσεων.
7. Ρόλοι χρηστών και έλεγχος πρόσβασης
Διαφορετικοί χρήστες χρειάζονται διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης. Ένας εργαζόμενος πρώτης γραμμής μπορεί να χρειάζεται μόνο να βλέπει τα δελτία δεδομένων ασφαλείας, ενώ ένας διευθυντής EHS μπορεί να χρειάζεται δικαιώματα επεξεργασίας. Ο έλεγχος των δικαιωμάτων των χρηστών διατηρεί το σύστημα ασφαλές και ευκολότερα διαχειρίσιμο, ιδίως σε μεγαλύτερες ομάδες.
8. Επεκτασιμότητα για μεταβαλλόμενες ανάγκες
Εάν η εταιρεία σας μεγαλώνει, το σύστημα διαχείρισης του δελτίου δεδομένων ασφαλείας θα πρέπει να μπορεί να μεγαλώνει μαζί της. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να υποστηρίζει περισσότερους χρήστες, να διαχειρίζεται περισσότερα έγγραφα και να διατηρεί τις επιδόσεις του με την πάροδο του χρόνου. Είναι καλή ιδέα να επιλέγετε λογισμικό που μπορεί να προσαρμόζεται καθώς οι δραστηριότητές σας επεκτείνονται ή μετατοπίζονται.
9. Άμεση πρόσβαση των εργαζομένων μέσω κωδικών QR
Σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, ο χρόνος είναι κρίσιμος. Τα συστήματα που επιτρέπουν την άμεση πρόσβαση στα δελτία δεδομένων ασφαλείας μέσω στρατηγικά τοποθετημένων αφισών με κωδικούς QR σε όλο το εργοτάξιο διευκολύνουν τους εργαζόμενους να ανακτήσουν γρήγορα τις πληροφορίες που χρειάζονται, χωρίς καθυστέρηση ή σύγχυση.
10. Δημιουργία δευτερεύουσας ετικέτας εμπορευματοκιβωτίων
Η κανονιστική συμμόρφωση δεν σταματά στην πρόσβαση στα δελτία δεδομένων ασφαλείας, η σωστή επισήμανση των δευτερευόντων δοχείων είναι επίσης σημαντική. Αναζητήστε εργαλεία που μπορούν να δημιουργήσουν συμμορφούμενες δευτερεύουσες ετικέτες με κωδικούς κινδύνου, εικονίδια ΜΑΠ και κωδικούς QR, συμβάλλοντας στην ενίσχυση της ασφάλειας σε κάθε στάδιο του χειρισμού χημικών ουσιών.
Γιατί το SDS Manager είναι το κατάλληλο εργαλείο για το 2025
Εάν αναζητάτε ένα λογισμικό διαχείρισης SDS που να ελέγχει όλα τα πεδία, το SDS Manager ξεχωρίζει ως ολοκληρωμένη λύση. Είναι κατασκευασμένο με γνώμονα τη συμμόρφωση, προσφέρει προηγμένη αναζήτηση και πρόσβαση από κινητά, ενσωματώνεται απρόσκοπτα με τα υπάρχοντα συστήματά σας, παρέχει ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο και πολλά άλλα. Είτε είστε μια μικρή επιχείρηση είτε ένας πολυεθνικός οργανισμός, το SDS Manager κλιμακώνεται μαζί σας και προσφέρει την υποστήριξη που χρειάζεστε για να παραμείνετε συμμορφούμενοι και αποτελεσματικοί.
Η έναρξη είναι εύκολη
- Επικοινωνήστε μαζί μας για δωρεάν υποστήριξη εγκατάστασης
- Ανακαλύψτε χαρακτηριστικά σχεδιασμένα με γνώμονα τις προκλήσεις σας
- Κλείστε μια διαβούλευση 1:1 για να συζητήσετε τις μοναδικές ανάγκες συμμόρφωσης
Κάντε το πρώτο βήμα προς μια πιο έξυπνη διαχείριση των δελτίων δεδομένων ασφαλείας: Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή σας σήμερα!