Kaip valdyti saugos duomenų lapus (SDS)

Kas yra saugos duomenų lapas

SDS yra dokumentas, kuriame pateikiama informacija apie konkrečios cheminės medžiagos pavojus, tvarkymo instrukcijas ir avarines priemones. Tačiau vien tik turėjimas nepakanka; reikia sistemos, kad juos organizuotumėte, atnaujintumėte ir dalintumėtės.

Be plano susidursite su didelėmis problemomis:
„Sekundės svarbu“ problema: Avarijos metu, pvz., cheminio produkto išsiliejimo atveju, negalite leisti laiko ieškodami netvarkingų failų.
Pasenusi informacija: Naudojant seną saugos informaciją gali kilti pavojus arba būti pažeidžiami įstatymai.
Teisinės sankcijos: Inspektoriai gali skirti dideles baudas, jei jūsų SDS trūksta arba jo sunku rasti.

Šiame vadove išsamiai paaiškinama, kaip efektyviai valdyti savo saugos duomenų lapus, kad jūsų darbo vieta būtų teisės aktų atitinkanti, o komanda – informuota.

1 žingsnis: Inventoriaus peržiūra

Prieš tvarkant lapus, turite tiksliai žinoti, kas yra jūsų lentynose. Tai daugiau nei paprasta apžvalga; tai viso inventoriaus sisteminis patikrinimas.

„Šlamštas“ šalinimas: Tyrimai rodo, kad apie 5 % kolekcijų yra pasikartojantys dokumentai. Juos identifikuokite ir sujunkite į vieną teisingą failą, kad biblioteka būtų lengviau valdoma.
7 metų taisyklė: Patikrinkite kiekvieno dokumento datą. Jei lapas senesnis nei 7 metai, tikėtina, kad jis pasenęs, ir jį reikia pakeisti nauja versija iš tiekėjo.
Archyvuoti, ne naikinti: Radę seną arba pakeistą lapą, jo neišmeskite. Jį reikia archyvuoti. Tai užtikrina nuolatinį naudojimo įrašą saugumo ir teisinių priežasčių tikslais.

2 žingsnis: Laikykite lapus atnaujintus

Cheminių medžiagų informacija keičiasi, kai tiekėjai gauna naujų duomenų. Tiekėjai privalo atnaujinti SDS per 90 dienų nuo reikšmingos naujos informacijos gavimo, tačiau jie nebūtinai informuoja jus.

Būkite proaktyvūs: Nekaukite, patikrinkite savo tiekėjus bent kartą per metus.
Prioritetai: Pradėkite nuo dažniausiai naudojamų cheminių medžiagų. Tyrimai rodo, kad per peržiūrą tik apie 17 % lapų paprastai reikia atnaujinti, todėl sutelkti dėmesį į pagrindinius produktus taupo laiką.
Patikrinkite datą: Įsitikinkite, kad parengimo datos yra po 2015 m. birželio mėn., kad atitiktų šiuolaikinius GHS standartus.

3 žingsnis: Pasirinkite geriausią saugojimo būdą

Darbuotojai turi greitai rasti SDS avarijos metu. Tinkamas saugojimo metodas yra raktas į tai. Pagal komandos dydį ir naudojamas chemines medžiagas paprastai yra trys pagrindiniai būdai:

Tradiciniai popieriniai aplankai

Spausdinti lapai laikomi ryškiai geltonu ar raudonu aplanku, dažniausiai centrinėje vietoje, pvz., poilsio kambaryje ar šalia praplovos stoties.

Privalumai: Patikimi. Veikia net išjungus elektros energiją ar internetą. Fizinė kopija, kurią gali paimti bet kas.
Trūkumai: Kiekvieną kartą atnaujinant lapą reikia jį spausdinti ir pakeisti rankiniu būdu. Laikui bėgant aplankai gali nešvarintis, puslapiai dingti, o kolekcija gali tapti per stora, kad būtų galima greitai rasti konkretų lapą.

Elektroniniai aplankai (PDF)

PDF failai saugomi įmonės kompiuteryje, planšetėje ar bendroje laikmenoje (pvz., Google Drive ar intranete).

Privalumai: Nepaklauso fizinės vietos. Greitai galima ieškoti naudojant „Ctrl+F“.
Trūkumai: Visiškai priklauso nuo technologijų. Prastai veikiant tinklui ar įrenginiui, prieiga gali būti prarasta.

Skaitmeninės valdymo sistemos

Skaitmeninės sistemos transformuoja SDS tvarkymą iš statinių dokumentų į dinamišką saugumo įrankį. Dauguma modernių įmonių pereina nuo rankinio valdymo.

Privalumai:

• Visada prieinama ir paieškos galimybė: Prieiga iš bet kurio įrenginio, bet kur – laboratorijoje, objekte ar namų biure.
• Automatiniai atnaujinimai: Visi mato naujausią versiją, sumažinant klaidas dėl pasenusių duomenų.
• Rizikos mažinimas ir saugumo didinimas: Greita prieiga avarijų metu padeda išvengti nelaimingų atsitikimų.
• Audito ir ataskaitų lengvumas: Ataskaitas galima sugeneruoti akimirksniu.

Trūkumai:

• Prenumeratos kaina: Nuolatinė programinės įrangos kaina, tačiau dažniausiai atsveriama sutaupytu darbu.
• Technologinė priklausomybė: Reikalingas įrenginys ir ryšys, nors kai kurios sistemos palaiko neprisijungus.

Skaitmeninės valdymo sistemos pritaikymas

Patikimiausias debesų sprendimas – SDS Manager. Ji sumažina teisės aktų atitikties stresą ir leidžia saugos vadovams daugiau dėmesio skirti darbuotojų mokymui ir pavojų prevencijai.

4 žingsnis: Padarykite juos lengvai surandamus

Avarijos atveju nėra laiko ieškoti. SDS grupuokite pagal cheminių medžiagų šeimas arba pagal naudojimo vietą. Naudokite nuoseklius pavadinimus, kad etiketės atitiktų inventoriaus sąrašą ir SDS.

5 žingsnis: Užtikrinkite prieigą visiems

Visi darbuotojai turi turėti galimybę bet kada matyti SDS, be slaptažodžių ar raktų.

Visur, visada: Kopijas laikykite visose darbo vietose.
Skaitmeninė ir popierinė: Naudokite elektroninius aplankus greitai paieškai, bet visada turėkite popierinę kopiją avarijų atvejams.

6 žingsnis: Mokykite ir dokumentuokite

Turėti lapus – tik pusė darbo; komanda turi žinoti, kaip juos skaityti.
Registruokite visus mokymus, dokumentų atnaujinimus ir darbo vietos incidentus. Naujo cheminio produkto įvedimo metu vykdykite trumpus atnaujinimo kursus.

Išvada

SDS valdymas nėra tik patikros praėjimas ar baudos išvengimas. Tai – darbuotojų saugumas. Tvarkingi, atnaujinti ir lengvai pasiekiami SDS suteikia komandai įrankius saugiai dirbti.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kaip dažnai reikia atnaujinti SDS?
Tiekėjai turi atnaujinti dokumentus per 90 dienų nuo svarbios naujos informacijos gavimo. Patariama savo kolekciją peržiūrėti bent kartą per metus.

Ar galima laikyti tik elektronines kopijas?
Taip, tačiau darbuotojai turi turėti neribotą prieigą, todėl patariama turėti popierinius aplankus kaip atsarginę kopiją.

Ar reikia saugoti senus SDS?
Taip. Archyvuokite juos, nes daugelis teisės aktų reikalauja saugoti cheminės medžiagos poveikio įrašus bent 30 metų.