安全データシート（SDS）の管理方法

安全データシートとは何か

SDSは、特定の化学品について、危険有害性、取扱い方法、保管、緊急時の対応手順などを詳しく示した文書です。しかし、単に所持しているだけでは不十分で、整理、更新、共有するための仕組みが必要です。

計画がない場合、次のような重大な問題が発生します。
「秒単位が重要」な問題： 化学品の飛散などの緊急時に、乱雑なファイルを探している時間はありません。
情報の陳腐化： 古い安全情報を使うことは危険であり、法令違反になる可能性があります。
規制当局による罰則： SDSが欠落していたり、すぐに提示できない場合、監督官庁から是正指導や罰則を受ける可能性があります。

本ガイドでは、職場の法令遵守を維持し、チームに正しい情報を提供するためのSDS管理方法を分かりやすく解説します。

ステップ1：在庫の棚卸し

シートを整理する前に、保管している化学品を正確に把握する必要があります。これは単なる確認ではなく、在庫全体の体系的な見直しです。

「不要物」を取り除く： 調査によると、多くのコレクションの約5％は重複しています。これらを特定し、正しい1つのファイルに統合することで、管理が容易になります。
7年ルール： すべての文書の日付を確認してください。7年以上前のSDSは情報が古い可能性が高く、供給者から最新のものに差し替える必要があります。
削除せず保管： 古い、または差し替えられたSDSは廃棄せず、必ず保管してください。過去に使用した化学品の記録として、安全面および法的観点から重要です。

ステップ2：SDSを最新の状態に保つ

化学情報は、供給者が新しい知見を得ることで変化します。供給者は重要な新情報を把握した場合、SDSを更新する義務がありますが、必ずしも通知されるとは限りません。

主体的に対応： 受け身にならず、少なくとも年に1回は供給者に更新の有無を確認してください。
優先順位付け： 使用頻度の高い化学品から確認を始めましょう。調査では、見直し時に差し替えが必要なのは全体の約17％にとどまることが示されています。
日付の確認： JIS Z 7253 に基づく最新のGHS様式に適合しているか、作成日や改訂日を確認してください。

ステップ3：最適な保管方法を選ぶ

緊急時には、作業者が数秒でSDSにアクセスできなければなりません。適切な保管方法の選択が重要です。一般的に、次の3つの方法があります。

従来型の紙ファイル

黄色や赤色のバインダーに印刷したSDSを保管し、休憩室や洗眼設備付近などの共用場所に設置します。

利点： 停電や通信障害があっても使用でき、誰でもすぐに手に取れます。
欠点： 更新のたびに印刷と差し替えが必要で、長期的には汚損や紛失が起こりやすく、緊急時に探しにくくなります。

電子ファイル（デジタルフォルダ）

PDFを社内PC、タブレット、共有ドライブなどに保存します。

利点： 物理的な保管スペースが不要で、検索機能により迅速に探せます。
欠点： 機器や通信に依存し、最新版かどうかの判断が難しい場合があります。

デジタル管理システム

デジタル管理システムは、SDS管理を静的な書類から動的な安全ツールへと変革します。多くの企業が手作業の管理から移行しています。

利点：
常時アクセス可能で検索性が高い： どこからでもSDSにアクセスでき、緊急時の情報取得が迅速です。
自動更新による法令遵守： 規制や供給者情報の変更が即時反映され、常に最新版を共有できます。
リスク低減と安全性向上： 迅速な対応により事故を防止できます。
監査・報告が容易： 監査や報告書作成を短時間で行えます。

欠点：
サブスクリプション費用： 継続的な費用が発生しますが、作業時間の削減で相殺されることが一般的です。
技術依存： 端末や通信が必要ですが、オフライン対応機能を備えたシステムもあります。

デジタル管理への移行

信頼性の高いクラウド型ソリューションを求める企業にとって、SDS Managerは有力な選択肢です。法令対応の負担を軽減し、安全管理に集中できます。

ステップ4：誰でもすぐに見つけられるようにする

事故時に探す時間はありません。化学品の系統や使用場所ごとに整理し、容器ラベル、在庫リスト、SDSの名称を一致させてください。

ステップ5：全員がアクセスできるようにする

最も重要なのは、すべての従業員がいつでもSDSを確認できることです。

常時・全場所で： すべての作業場所に配置してください。
デジタルと紙の併用： 電子管理を基本としつつ、停電や緊急時に備えて紙のバックアップを用意します。

ステップ6：教育と記録

SDSを持つだけでは不十分です。読み方を理解する教育が必要です。
教育実施日や文書更新、事故の記録を詳細に残し、新しい化学品導入時には必ず再教育を行ってください。

結論

SDS管理は、検査対応や罰則回避のためだけではありません。日々化学品を扱う人を守るためのものです。整理され、最新で、すぐに利用できるSDSは、安全で自信を持った作業を支えます。

よくある質問

SDSはどのくらいの頻度で更新が必要ですか？
供給者は重要な新情報が判明した場合、速やかに更新する義務があります。事業者は少なくとも年1回、自社のSDSを見直すことが推奨されます。

電子データだけで保管してもよいですか？
日本の労働安全衛生法では、労働者が容易にSDSへアクセスできることが求められています。パスワードなどの障壁がないことが重要で、緊急時に備えて紙の保管も推奨されます。

古いSDSは保管する必要がありますか？
はい。削除せず保管してください。特定の化学品については、曝露記録を長期間（例：30年）保存することが求められる場合があります。