Questa guida ti accompagna nella configurazione della tua libreria di schede di sicurezza (SDS) in SDS Manager. I passaggi 1–8 preparano la libreria per i tuoi dipendenti. I passaggi 9–11 sono facoltativi. In SDS Manager trovi questa guida in Guide e assistenza nel Pannello.

Guide più brevi per la tua situazione:

• Più posizioni, con file SDS da importare
• Più posizioni, senza file SDS
• Una sola posizione, con file SDS da importare
• Una sola posizione, senza file SDS

1. Crea le tue posizioni
2. Importa i file SDS che hai già
3. Aggiorna all'ultima versione le SDS che hai importato
4. Aggiungi SDS dal nostro database di oltre 30 milioni di schede di sicurezza
5. Dai accesso ai tuoi dipendenti con i poster con codice QR
6. Invita le persone che gestiranno la tua libreria SDS
7. Controlla se le tue SDS contengono sostanze chimiche soggette a restrizione
8. Stampa le etichette per contenitori secondari
9. Stampa i raccoglitori SDS se vuoi copie cartacee (facoltativo)
10. Valuta il rischio delle tue sostanze chimiche (facoltativo)
11. Crea procedure di lavoro con valutazione del rischio (facoltativo)

Passaggio 1: Crea le tue posizioni

Le posizioni ti permettono di organizzare le SDS per sede, edificio, reparto o area di stoccaggio. Puoi dare a un amministratore diritti solo su alcune posizioni e creare un poster con codice QR per ogni posizione, in modo che i dipendenti di quella posizione vedano solo le proprie SDS.

Fai clic su Posizioni nel menu a sinistra. Usa Aggiungi posizione per una nuova posizione di primo livello e il pulsante + su una riga per aggiungere una posizione secondaria sotto di essa. Puoi avere tutti i livelli che ti servono. Il numero dopo ogni nome è il numero di SDS in quella posizione.

Se i tuoi file SDS sono organizzati in cartelle, puoi saltare questo passaggio: importali come file ZIP nel passaggio 2 e le cartelle diventano posizioni.

Per saperne di più: Come posso creare una gerarchia di posizioni che corrisponda alla struttura della nostra azienda?

Passaggio 2: Importa i file SDS che hai già

Nel Pannello, apri la scheda Importa file di Schede di Sicurezza e trascina i tuoi file PDF, ZIP o RAR, oppure fai clic su Sfoglia file. SDS Manager legge ogni file e lo aggiunge alla tua libreria, completamente ricercabile, senza che tu debba digitare nulla. Dopo il caricamento scegli in quale posizione vanno le SDS.

I tuoi file sono organizzati in cartelle? Comprimi l'intera cartella in un unico file ZIP e caricalo. SDS Manager ricrea le tue cartelle come posizioni.

I file che non possono essere letti sono elencati in Attività → Prodotti in attesa della scheda dati di sicurezza, dove si può trovare una copia migliore. Hai un elenco prodotti o un raccoglitore cartaceo invece dei file? Consulta le altre schede nel Pannello e Come aggiungere schede di sicurezza alla tua libreria SDS.

Per saperne di più: Come importo la nostra attuale libreria di SDS in formato file?

Passaggio 3: Aggiorna all'ultima versione le SDS che hai importato

I fornitori pubblicano una nuova revisione di una SDS ogni uno-tre anni e devi usare la più recente. SDS Manager controlla i siti web dei fornitori per trovare nuove revisioni. Il numero su Aggiorn. nel menu a sinistra indica quante SDS della tua libreria hanno una versione più recente.

Fai clic su Aggiorn. per vederle. Usa Upgrade alla nuova versione su una singola SDS, oppure Aggiorna tutte le SDS all'ultima versione. Per lasciare che sia SDS Manager a farlo per te, attiva Aggiorna automaticamente la Scheda di Sicurezza alle nuove versioni.

Per saperne di più: Gestisci aggiornamenti SDS: aggiornare le SDS all'ultima versione e Come funziona l'aggiornamento delle revisioni?

Passaggio 4: Aggiungi SDS dal nostro database di oltre 30 milioni di schede di sicurezza

Nel Pannello, digita un nome di prodotto, un fornitore, un n. CAS, un n. UFI o un numero CE in Cerca nel database SDS, scegli la SDS giusta e verrà aggiunta alla tua libreria. Le altre schede ti permettono di scansionare codici a barre, scansionare un raccoglitore cartaceo, importare un elenco prodotti o fotografare le etichette dei prodotti.

Per saperne di più: Come aggiungere schede di sicurezza alla tua libreria SDS e Come posso aggiungere una SDS a più posizioni in un'unica operazione?

Passaggio 5: Dai accesso ai tuoi dipendenti con i poster con codice QR

I dipendenti non hanno bisogno di un account utente. Affiggi un poster con codice QR dove vengono usate le sostanze chimiche: scansionandolo con qualsiasi telefono si apre la tua libreria SDS in sola lettura. Fai clic su Accesso QR nel menu a sinistra, fai clic su un poster, poi su Stampa poster QR. Anteprima della biblioteca delle schede di sicurezza per questo codice mostra ciò che vedranno i tuoi dipendenti.

Un poster può dare accesso all'intera libreria, oppure puoi creare un poster per ogni posizione, in modo che i dipendenti vedano solo le SDS del luogo in cui lavorano.

Per saperne di più: Come i dipendenti trovano una SDS e Come possono i nostri dipendenti accedere alla nostra libreria SDS scansionando un poster con codice QR?

Passaggio 6: Invita le persone che gestiranno la tua libreria SDS

Crea account utente solo per le persone che aggiungono e gestiscono le SDS; alla maggior parte dei dipendenti basta il codice QR. Fai clic su Altro → Gestione utenti → Aggiungi utente. Inserisci il nome e l'e-mail, scegli un ruolo (ad esempio Amministratore per chi gestisce le SDS, Personale per chi le consulta soltanto) e fai clic su Invia invito.

Scegli Personalizza l'accesso invece di Accesso a tutte le SDS per dare a un utente un ruolo solo su alcune posizioni, ad esempio Amministratore in una sede.

Per saperne di più: Come invito/aggiungo nuovi utenti in SDS Manager? e Posso assegnare ruoli diversi alle persone in una posizione?

Passaggio 7: Controlla se le tue SDS contengono sostanze chimiche soggette a restrizione

SDS Manager legge i numeri CAS e CE nella sezione 3 delle tue SDS e li confronta con oltre 100 liste di sostanze soggette a restrizione, ad esempio la California Proposition 65, l'elenco delle sostanze candidate REACH (SVHC) e l'elenco OSHA delle sostanze chimiche altamente pericolose. Fai clic su Conformità nel menu a sinistra per vedere le SDS che contengono una sostanza elencata e sostituisci i prodotti dove necessario. Filtra per Regolamentazione o per posizione, oppure esporta l'elenco in Excel.

Per saperne di più: Come posso verificare se uno dei prodotti che usiamo contiene sostanze chimiche soggette a restrizione?

Passaggio 8: Stampa le etichette per contenitori secondari

Quando travasi una sostanza chimica in un contenitore più piccolo, anche quel contenitore ha bisogno di un'etichetta. Fai clic sull'icona Stampa etichetta su una SDS per creare un'etichetta con il nome del prodotto, i pittogrammi, le indicazioni di pericolo e i consigli di prudenza, e un codice QR che apre la SDS.

Per saperne di più: Come creare etichette per contenitori secondari per sostanze chimiche pericolose

Passaggio 9: Stampa i raccoglitori SDS se vuoi copie cartacee (facoltativo)

Apri SDS Admin, scegli la posizione, fai clic sul pulsante … in alto a destra e seleziona Genera raccoglitore SDS. Ottieni un unico file PDF con tutte le SDS di quella posizione, pronto da stampare.

Per saperne di più: Accedi alle tue SDS offline: stampa un raccoglitore SDS

Passaggio 10: Valuta il rischio delle tue sostanze chimiche (facoltativo)

Fai clic su Rischio nel menu a sinistra, poi su Crea valutazione del rischio e scegli la SDS. Descrivi come usi il prodotto: a cosa serve, come, per quanto tempo, con quale frequenza, in che quantità e chi è a rischio. Puoi anche dirlo a voce con Inizia a parlare. Suggerimento IA propone poi i pericoli, i PPE e le misure di controllo in base alla SDS. Controllali, regola le valutazioni e fai clic su Approva.

Per saperne di più: Come creare una valutazione del rischio di una sostanza chimica?

Passaggio 11: Crea procedure di lavoro con valutazione del rischio (facoltativo)

Una procedura di lavoro descrive un'attività in cui si usano sostanze chimiche, ad esempio "Sgrassaggio di parti dei freni". Fai clic su Procedure nel menu a sinistra, poi su Aggiungi analisi dei rischi sul lavoro, e inserisci il nome, la frequenza con cui si svolge il lavoro e una descrizione. Poi compila le schede: le posizioni e gli utenti, le SDS usate e i pericoli chimici con le relative valutazioni, i PPE e le misure di controllo. Fai clic su Approva quando la procedura è completa.

Per saperne di più: Come posso usare SDS Manager per documentare le procedure di lavoro per le sostanze chimiche pericolose?

Pronto per il go-live?

Prima di presentare la libreria SDS ai tuoi dipendenti, segui la checklist per il go-live.