La gestión eficaz de las fichas de datos de seguridad (FDS) es algo más que una tarea administrativa. Es una parte clave para mantener los lugares de trabajo seguros y conformes. Con la evolución de las normativas y el aumento de la cantidad de datos sobre sustancias químicas, disponer del software adecuado para gestionar las FDS es cada vez más importante.
Si está considerando un nuevo software de gestión de FDS en 2025, aquí tiene diez características que merece la pena priorizar.
1. Cumplimiento normativo y actualizaciones integradas
Una de las cosas más importantes que hay que comprobar es si el software cumple la normativa nacional española sobre seguridad química y la legislación europea sobre seguridad. Esto incluye mantenerse alineado con las leyes del Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST) y los Reglamentos CLP y REACH de la UE. El software que refleja automáticamente estas actualizaciones ayuda a reducir el riesgo de incumplimiento sin tener que realizar un seguimiento manual de los cambios.
2. Funciones de búsqueda sencillas y precisas
Acceder rápidamente a la FDS correcta puede suponer una gran diferencia, especialmente en situaciones de mucha presión. Un buen software debe permitirle buscar utilizando una serie de filtros, como el nombre del producto, el número CAS o el fabricante, para que pueda localizar el documento exacto que necesita sin tener que rebuscar entre resultados irrelevantes.
3. Acceso móvil y disponibilidad sin conexión
Los lugares de trabajo no siempre están en escritorios con buenas conexiones a Internet. Tanto si alguien se encuentra en el taller como si está sobre el terreno o trabajando a distancia, debe poder consultar las FDS cuando lo necesite. Una herramienta con acceso móvil y funcionalidad offline añade una capa de practicidad cada vez más necesaria.
4. Integración con los sistemas existentes
La mayoría de las organizaciones ya utilizan herramientas para la gestión de inventarios, el cumplimiento de la normativa sobre medio ambiente, salud y seguridad o la planificación de recursos empresariales. Si su software SDS puede integrarse con ellas, simplificará los flujos de trabajo y reducirá la doble manipulación de datos. Resulta especialmente útil para mantener la coherencia y precisión de los datos de inventario.
5. Notificaciones y alertas oportunas
Las actualizaciones normativas o las revisiones de las FDS suelen conllevar plazos. El software que puede enviar alertas o recordatorios, ya sea por correo electrónico o dentro de la plataforma, puede ayudar a garantizar que los cambios importantes no se pasen por alto. Este tipo de función no tiene tanto que ver con campanas y silbatos como con mantenerse organizado y cumplir la normativa.
6. Herramientas de informes y análisis
Las funciones de generación de informes pueden ayudar a realizar un seguimiento del uso de SDS, supervisar los esfuerzos de cumplimiento o prepararse para auditorías. Aunque no todos los equipos necesitarán análisis exhaustivos, tener acceso a informes básicos, como qué FDS se han actualizado o qué productos se utilizan con más frecuencia, puede ayudar a tomar mejores decisiones.
7. Roles de usuario y control de acceso
Los distintos usuarios necesitan diferentes niveles de acceso. Es posible que un trabajador de primera línea sólo necesite ver las FDS, mientras que un responsable de medio ambiente, salud y seguridad podría necesitar derechos de edición. El control de los permisos de usuario garantiza la seguridad del sistema y facilita su gestión, sobre todo en equipos grandes.
8. Escalabilidad para necesidades cambiantes
Si su empresa crece, su sistema de gestión de SDS debe poder crecer con ella. Esto significa admitir más usuarios, gestionar más documentos y mantener el rendimiento a lo largo del tiempo. Es una buena idea elegir un software que pueda ajustarse a medida que sus operaciones se expanden o cambian.
9. Acceso instantáneo de los empleados mediante códigos QR
En situaciones de emergencia, el tiempo es fundamental. Los sistemas que permiten el acceso instantáneo a las FDS a través de carteles con códigos QR colocados estratégicamente en el lugar de trabajo facilitan que los empleados recuperen rápidamente la información que necesitan, sin retrasos ni confusiones.
10. Generación de etiquetas para envases secundarios
El cumplimiento de la normativa no se limita al acceso a las FDS, también es importante etiquetar correctamente los recipientes secundarios. Busque herramientas que puedan generar etiquetas secundarias conformes con la normativa con códigos de peligro, iconos de EPI y códigos QR, que ayuden a reforzar la seguridad en cada fase de la manipulación de sustancias químicas.
Por qué SDS Manager es la herramienta adecuada para 2025
Si busca un software de gestión de FDS que cumpla todos los requisitos, SDS Manager destaca como una solución completa. Se ha creado teniendo en cuenta el cumplimiento de la normativa, ofrece búsquedas avanzadas y acceso móvil, se integra a la perfección con los sistemas existentes, emite alertas en tiempo real y mucho más. Tanto si se trata de una pequeña empresa como de una multinacional, SDS Manager se adapta a sus necesidades y le ofrece la asistencia que necesita para cumplir la normativa y ser eficiente.
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