Denne guide er til virksomheder med flere lokationer (anlæg, bygninger, afdelinger eller lagerområder), som allerede har SDS-filer, der skal importeres.
- Opret dine lokationer
- Importér de SDS-filer, du allerede har
- Opdater de importerede SDS'er til den nyeste version
- Tilføj SDS'er fra vores database med over 30 millioner sikkerhedsdatablade
- Giv dine medarbejdere adgang med QR-kodeplakater
- Invitér de personer, der skal administrere dit SDS-bibliotek
- Tjek dine SDS'er for begrænsede kemikalier
- Udskriv etiketter til sekundære beholdere
- Udskriv SDS-bindere, hvis du vil have papirkopier (valgfrit)
Trin 1: Opret dine lokationer
Med lokationer kan du organisere dine SDS'er efter anlæg, bygning, afdeling eller lagerområde. Du kan give en administrator rettigheder til kun nogle lokationer og lave en QR-kodeplakat til hver lokation, så medarbejderne der kun ser deres egne SDS'er.
Klik på Lokationer i menuen til venstre. Brug Tilføj placering til en ny lokation på øverste niveau og knappen + i en række til at tilføje en underlokation under den. Du kan have så mange niveauer, du har brug for. Tallet efter hvert navn er antallet af SDS'er på den lokation.
Ligger dine SDS-filer i mapper, kan du springe dette trin over: importér dem som en ZIP-fil i trin 2, så bliver mapperne til lokationer.
Læs mere: Hvordan opretter jeg et hierarki af lokationer, der passer til vores virksomhedsstruktur?
Trin 2: Importér de SDS-filer, du allerede har
Gå til Oversigt, åbn fanen Importer sikkerhedsdatabladfiler, og træk dine PDF-, ZIP- eller RAR-filer ind, eller klik på Gennemse filer. SDS Manager læser hver fil og tilføjer den til dit bibliotek, fuldt søgbar, uden at du skal skrive noget. Efter uploaden vælger du, hvilken lokation SDS'erne skal på.
Er dine filer organiseret i mapper? Komprimér hele mappen til én ZIP-fil, og upload den. SDS Manager genskaber dine mapper som lokationer.
Filer, der ikke kan læses, vises under Opgaver → Produkter, der afventer SDS, hvor der kan findes en bedre kopi. Har du en produktliste eller en papirmappe i stedet for filer? Se de andre faner på Oversigt og Sådan tilføjer du sikkerhedsdatablade til dit SDS-bibliotek.
Læs mere: Hvordan importerer jeg vores nuværende filbaserede SDS-bibliotek?
Trin 3: Opdater de importerede SDS'er til den nyeste version
Leverandører udsender en ny revision af et SDS hvert et til tre år, og du skal bruge den nyeste. SDS Manager tjekker leverandørernes websteder for nye revisioner. Tallet ved Opdateringer i menuen til venstre viser, hvor mange SDS'er i dit bibliotek der findes i en nyere version.
Klik på Opdateringer for at se dem. Brug Opgrader til ny version på ét SDS eller Opgrader alle sikkerhedsdatablade til nyeste version. Vil du lade SDS Manager gøre det for dig, så slå Opdater automatisk sikkerhedsdatablad til nye versioner til.
Læs mere: Administrer SDS-opdateringer: opgrader SDS'er til den nyeste version og Hvordan fungerer revisionsopdateringen?
Trin 4: Tilføj SDS'er fra vores database med over 30 millioner sikkerhedsdatablade
Gå til Oversigt, skriv et produktnavn, en leverandør, et CAS-nr., UFI-nr. eller EU-nummer i Søg i SDS-databasen, og vælg det rigtige SDS, så bliver det tilføjet til dit bibliotek. Med de andre faner kan du scanne stregkoder, scanne en papirmappe, importere en produktliste eller tage billeder af produktetiketter.
Læs mere: Sådan tilføjer du sikkerhedsdatablade til dit SDS-bibliotek og Hvordan tilføjer jeg et SDS til flere lokationer på én gang?
Trin 5: Giv dine medarbejdere adgang med QR-kodeplakater
Medarbejdere behøver ikke en brugerkonto. Sæt en QR-kodeplakat op, hvor der bruges kemikalier: når den scannes med en hvilken som helst telefon, åbnes dit SDS-bibliotek skrivebeskyttet. Klik på QR-adgang i menuen til venstre, klik på en plakat og derefter på Udskriv QR-plakat. Forhåndsvis sikkerhedsdatabladbiblioteket for denne kode viser, hvad dine medarbejdere vil se.
Én plakat kan give adgang til hele biblioteket, eller du kan lave én plakat pr. lokation, så medarbejderne kun ser SDS'erne der, hvor de arbejder.
Læs mere: Sådan finder medarbejdere et SDS og Hvordan får vores medarbejdere adgang til vores SDS-bibliotek ved at scanne en QR-kodeplakat?
Trin 6: Invitér de personer, der skal administrere dit SDS-bibliotek
Opret kun brugerkonti til de personer, der tilføjer og vedligeholder SDS'er; de fleste medarbejdere har kun brug for QR-koden. Klik på Mere → Brugeradministration → Tilføj bruger. Indtast navn og e-mail, vælg en rolle (for eksempel Admin adgang til personer, der vedligeholder SDS'er, og Medarbejder til personer, der kun slår dem op), og klik på Send invitation.
Vælg Tilpas adgang i stedet for Adgang til alle SDS'er for at give en bruger en rolle på kun nogle lokationer, for eksempel Admin på ét anlæg.
Læs mere: Hvordan inviterer/tilføjer jeg nye brugere i SDS Manager? og Kan jeg give personer forskellige roller på en lokation?
Trin 7: Tjek dine SDS'er for begrænsede kemikalier
SDS Manager læser CAS- og EF-numrene i punkt 3 i dine SDS'er og tjekker dem mod mere end 100 lister over begrænsede stoffer, for eksempel California Proposition 65, REACH-kandidatlisten (SVHC) og OSHA-listen over særligt farlige kemikalier. Klik på Compliance i menuen til venstre for at se de SDS'er, der indeholder et listet stof, og substituér produkterne, hvor det er nødvendigt. Filtrér efter Regulering eller lokation, eller eksportér listen til Excel.
Læs mere: Hvordan tjekker jeg, om nogle af de produkter, vi bruger, indeholder begrænsede kemikalier?
Trin 8: Udskriv etiketter til sekundære beholdere
Når du hælder et kemikalie over i en mindre beholder, skal den beholder også have en etiket. Klik på ikonet Udskriv etiket ved et SDS for at lave en etiket med produktnavnet, piktogrammer, faresætninger og sikkerhedssætninger samt en QR-kode, der åbner SDS'et.
Læs mere: Sådan laver du etiketter til sekundære beholdere til farlige kemikalier
Trin 9: Udskriv SDS-bindere, hvis du vil have papirkopier (valgfrit)
Åbn SDS Admin, vælg lokationen, klik på knappen … øverst til højre, og vælg Generer SDS Binder. Du får én PDF-fil med alle SDS'erne på den lokation, klar til udskrivning.
Læs mere: Få offline adgang til dine SDS'er: udskriv en SDS-binder
Mere, du kan gøre
Klar til at gå live?
Før du fortæller dine medarbejdere om SDS-biblioteket, så gå tjeklisten til go-live igennem.