Automatiserad distribution av Säkerhetsdatablad till kunder

Karty charakterystyki są automatycznie dystrybuowane na podstawie kodu produktu ERP (SKU / ERP ID) i adresu e-mail odbiorcy.

• Integracja odbywa się poprzez proste wywołanie webhook dodane do systemu ERP. Powoduje to uruchomienie interfejsu API SDS Manager send_sds przy użyciu kodu SKU/ERP ID i adresu e-mail. Wszystkie nowoczesne systemy ERP obsługują funkcję webhook lub wywołania API, co sprawia, że wdrożenie jest proste.
• Po wysłaniu karty charakterystyki w SDS Manager automatycznie tworzona jest nowa subskrypcja aktualizacji, dzięki czemu odbiorca otrzyma każdą zaktualizowaną wersję w ciągu najbliższych 12 miesięcy.
• Karty charakterystyki są często powiązane z wieloma kodami SKU. Gdy kilka kodów SKU ma tę samą kartę charakterystyki, dokument jest przechowywany raz w bazie danych kart charakterystyki i powiązany ze wszystkimi odpowiednimi produktami.
• Aby zapobiec wysyłaniu zbędnych wiadomości e-mail, system blokuje wielokrotne wysyłanie tej samej karty SDS do tego samego odbiorcy w konfigurowalnym przedziale czasowym (np. 12 miesięcy).
• Jeśli klient ponownie kupi ten sam produkt w tym przedziale czasowym, karta SDS nie zostanie ponownie wysłana, ale subskrypcja zostanie automatycznie przedłużona do 12 miesięcy od daty nowego zakupu.
• Najlepsza praktyka: Zalecamy utrzymywanie flagi HAS_SAFETY_DATA_SHEET w systemie ERP, aby ograniczyć wywołania API tylko do produktów, które wymagają dystrybucji kart charakterystyki.

Zapewnia to zgodność z przepisami, jednocześnie minimalizując niepotrzebną komunikację.

Klienci, którzy otrzymują kartę charakterystyki, są automatycznie subskrybowani, aby otrzymywać przyszłe aktualizacje.

• Po przesłaniu nowej wersji karty charakterystyki substancji niebezpiecznej (SDS) zaktualizowany dokument jest automatycznie wysyłany pocztą elektroniczną do wszystkich subskrybentów.
• Powiadomienia są wysyłane przez okres do 12 miesięcy od ostatniego zakupu klienta. Okres ten można konfigurować.

W ramach wdrażania SDS Manager może pomóc w skonfigurowaniu subskrypcji aktualizacji nowych wersji dla klientów, którzy w ciągu ostatniego roku zakupili produkty podlegające regulacjom, zapewniając natychmiastową zgodność z przepisami od pierwszego dnia.

Jeśli posiadasz już bibliotekę kart charakterystyki, wszystkie istniejące dokumenty można zaimportować do SDS Manager.

• Jeśli istnieją przyporządkowania SKU/ERP ID, SDS Manager pomoże w importowaniu i łączeniu tych danych.
• Po migracji dystrybucją kart charakterystyki można w pełni zarządzać za pośrednictwem API, podając jedynie identyfikator SKU i adres e-mail odbiorcy.

Tak. Każda wiadomość e-mail wysłana z aktualną kartą charakterystyki zawiera link do rezygnacji z subskrypcji.

Odbiorcy mogą wybrać:

• Rezygnację z aktualizacji dotyczących konkretnej karty charakterystyki zawartej w wiadomości e-mail lub
• Rezygnację z wszystkich powiadomień o aktualizacjach kart charakterystyki.

SDS Manager obsługuje płynną integrację z systemami e-commerce, aby zapewnić zgodność i aktualność ofert online.

• Eksport zbiorczy do pliku XLS zawiera linki do plików PDF z kartami charakterystyki, zwroty wskazujące rodzaj zagrożenia (H), zwroty wskazujące środki ostrożności (P) oraz piktogramy GHS, co umożliwia łatwą aktualizację stron produktów o kluczowe informacje dotyczące bezpieczeństwa.
• Te same dane są dostępne za pośrednictwem API w celu synchronizacji w czasie rzeczywistym ze sklepem internetowym lub bazą danych produktów.

Tak. DirectSDS został zaprojektowany tak, aby wspierać zgodność z RODO i bezpieczne przetwarzanie danych osobowych.

Korzystając z DirectSDS, klienci muszą wymienić SDS Manager jako partnera podwykonawcę w swojej dokumentacji RODO i zapewnić, że wymagana umowa o przetwarzaniu danych (DPA) i wewnętrzne środki zgodności są wdrożone, zgodnie z wymogami RODO.

Wszystkie dane przetwarzane przez DirectSDS są:

• Bezpiecznie przechowywane i przesyłane
• Przetwarzane zgodnie z rygorystycznymi zasadami ochrony danych i kontroli dostępu
• Przetwarzane wyłącznie w celu dystrybucji kart charakterystyki i zapewnienia zgodności

Infrastruktura i zarządzanie bezpieczeństwem informacji SDS Manager posiadają certyfikat ISO 27001, co gwarantuje zgodność z międzynarodowymi standardami bezpieczeństwa danych, zarządzania ryzykiem i kontroli operacyjnej.

Dostawcy często wysyłają zaktualizowane karty charakterystyki pocztą elektroniczną. SDS Manager może automatycznie przetwarzać i integrować te dokumenty z biblioteką kart charakterystyki:

• Podaj dostawcom adres e-mailowy SDS Manager, aby przychodzące karty charakterystyki były dodawane bezpośrednio do systemu.
• SDS Manager automatycznie odczytuje i analizuje każdy dokument:
  • Jeśli karta charakterystyki jest nowszą wersją istniejącego dokumentu, zastępuje ona starą wersję i powiadamia wszystkich klientów subskrybujących tę kartę charakterystyki.
  • Jeśli jest to nowy SDS, można ręcznie lub za pośrednictwem API przypisać prawidłowy identyfikator SKU/ERP.

Usprawnia to obsługę SDS, aktualizuje bibliotekę i zapewnia, że klienci są zawsze informowani.

Gdy dostawca wysyła kartę charakterystyki (SDS) na adres e-mailowy SDS Manager, system automatycznie przetwarza plik.

Jeśli karta SDS nie znajduje się jeszcze w systemie, musi zostać powiązana z prawidłowym identyfikatorem ERP lub SKU, zanim będzie mogła zostać dystrybuowana z odniesieniem do ERP. Karty SDS są umieszczane w folderze „Skrzynka odbiorcza od dostawców”, gdzie można szybko przypisać odpowiedni identyfikator ERP/SKU i udostępnić kartę SDS do wysłania.

Aby mieć pewność, że nic nie zostanie pominięte, można włączyć powiadomienia e-mailowe, które będą wysyłane za każdym razem, gdy przychodzące pliki SDS wymagają przypisania identyfikatora ERP lub SKU.

Proces ten gwarantuje, że wszystkie nowe karty charakterystyki są prawidłowo powiązane, można je prześledzić w systemie ERP i są gotowe do dystrybucji zgodnej z przepisami.

Jeśli webhook send_sds zostanie wywołany dla identyfikatora ERP lub numeru SKU, który nie ma powiązanej karty charakterystyki, żądanie zakończy się niepowodzeniem i zostanie zapisane w dzienniku błędów API. Dziennik ten zawiera pełny przegląd wszystkich nieudanych wywołań send_sds i pozwala łatwo zidentyfikować produkty, dla których brakuje odpowiednich plików SDS.

Zalecamy wywoływanie API send_sds tylko dla produktów, które wymagają karty charakterystyki.

Najlepszą praktyką jest utrzymywanie flagi HAS_SAFETY_DATA_SHEET w systemie ERP. Pozwala to ograniczyć wywołania API tylko do tych produktów, które wymagają dystrybucji kart charakterystyki, zmniejszając liczbę błędów i niepotrzebnych żądań API.

Każda karta charakterystyki w SDS Manager ma stały link PDF, który zawsze kieruje do najnowszej wersji karty charakterystyki. Po opublikowaniu nowej wersji ten sam link automatycznie aktualizuje się do najnowszej wersji, więc nie trzeba wprowadzać żadnych zmian na platformie e-commerce po aktualizacji plików SDS.

Istnieją dwa elastyczne sposoby dodawania tych linków do stron produktów:

• Eksport do formatu XLS: Bibliotekę kart charakterystyki można wyeksportować jako plik XLS zawierający identyfikatory ERP lub numery SKU wraz z odpowiednimi stałymi linkami do kart charakterystyki. Plik ten można wykorzystać do zbiorczego importu lub aktualizacji w systemie e-commerce lub systemie zarządzania produktami.
• Integracja API: SDS Manager zapewnia również API, które umożliwia programowe wyszukiwanie stałego linku SDS przy użyciu identyfikatora ERP lub SKU. Jest to idealne rozwiązanie dla integracji w czasie rzeczywistym, gdzie platforma e-commerce dynamicznie pobiera prawidłowy, aktualny link SDS dla każdego produktu.

Oba podejścia zapewniają klientom stały dostęp do prawidłowych i najnowszych kart charakterystyki bez konieczności ręcznej aktualizacji.

SDS Manager zapewnia gotowy widget wyszukiwania, który można łatwo osadzić na stronie internetowej za pomocą iframe. Widget ten umożliwia odwiedzającym szybkie i intuicyjne przeszukiwanie kart charakterystyki.

W ramach SDS Manager można organizować karty charakterystyki według lokalizacji i kontrolować, które lokalizacje są widoczne za pośrednictwem widgetu wyszukiwania na stronie internetowej. Umożliwia to:

• Publikowanie tylko wybranych kart charakterystyki na stronie internetowej
• Przechowywanie wewnętrznych lub zastrzeżonych kart charakterystyki w systemie bez udostępniania ich odwiedzającym stronę internetową

Widżet wyszukiwania obsługuje również wiele języków, co pozwala dopasować język strony internetowej i zapewnić klientom lokalizację.

Rozwiązanie to ułatwia oferowanie samoobsługowego dostępu do kart charakterystyki, zachowując pełną kontrolę nad widocznością i treścią.

Każda karta charakterystyki w SDS Manager ma stały link SDS, który zawsze odsyła do najnowszej wersji dokumentu. Link ten można łatwo przekształcić w kod QR i wydrukować na dokumentach wysyłkowych, dowodach dostawy, fakturach lub paragonach. Większość nowoczesnych systemów ERP i eCommerce obsługuje generowanie kodów QR z adresów URL bezpośrednio w dokumentach.

Istnieją dwa elastyczne sposoby udostępnienia stałego linku SDS platformie ERP lub eCommerce:

• Eksport XLS: Wyeksportuj bibliotekę SDS jako plik XLS zawierający identyfikatory ERP lub SKU wraz z odpowiednimi stałymi linkami SDS. Plik ten może być wykorzystany do zbiorczego importu lub aktualizacji, umożliwiając systemowi generowanie kodów QR dla odpowiednich kart charakterystyki w każdym dokumencie wysyłkowym.
• Integracja API: SDS Manager zapewnia również API, które umożliwia programowe wyszukiwanie stałego linku do karty charakterystyki przy użyciu identyfikatora ERP lub numeru SKU. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku integracji w czasie rzeczywistym, gdzie platforma ERP lub eCommerce dynamicznie pobiera prawidłowy, zawsze aktualny link do karty charakterystyki i renderuje go jako kod QR na dokumentach wysyłkowych.

Tak. SDS Manager umożliwia dostosowanie treści i układu wiadomości e-mail wysyłanych do klientów podczas dystrybucji kart charakterystyki. Można dodać logo firmy, dostosować tekst wiadomości e-mail i dostosować wygląd do tożsamości marki.

Można również tworzyć oddzielne szablony wiadomości e-mail dla różnych języków lub rynków, zapewniając spójny branding i jasną komunikację we wszystkich regionach, w których firma prowadzi działalność.

SDS Manager w pełni obsługuje dystrybucję kart charakterystyki dostosowaną do kraju i języka w przypadku zamówień międzynarodowych. Webhook send_sds zawiera parametry dotyczące kraju i języka, zapewniając wysłanie odpowiedniej karty charakterystyki w oparciu o lokalizację klienta i preferowany język.

Jeśli utrzymujesz wiele wersji kart charakterystyki dla tego samego produktu — obejmujących różne rynki lub języki — parametry te pozwalają SDS Manager automatycznie wybrać i wysłać odpowiednią kartę charakterystyki dla każdego zamówienia.

Ponadto SDS Manager oferuje rozwiązanie do tworzenia kart charakterystyki, które może automatycznie tłumaczyć karty charakterystyki na ponad 35 języków, pomagając w skutecznym wspieraniu rynków globalnych przy zachowaniu zgodności z lokalnymi wymogami regulacyjnymi.

Tak. SDS Manager oferuje rozwiązanie do tworzenia kart charakterystyki o nazwie ExactSDS, które może automatycznie tłumaczyć karty charakterystyki na ponad 35 języków, wspierając międzynarodowych klientów i wymogi regulacyjne.

Aby to umożliwić, należy zaimportować do ExactSDS jeden arkusz SDS w formacie UE i użyć go jako dokumentu głównego. Format UE jest wymagany, ponieważ zawiera bardziej kompleksowe informacje regulacyjne i można go konwertować na inne formaty regionalne, takie jak arkusz SDS w formacie amerykańskim. Odwrotna konwersja nie jest możliwa, ponieważ arkusze SDS w formacie amerykańskim zazwyczaj nie zawierają niektórych danych wymaganych zgodnie z przepisami UE.

Gdy karta charakterystyki w formacie UE jest dostępna w systemie, ExactSDS może ją natychmiast przetłumaczyć na karty charakterystyki zgodne z wymogami ponad 35 krajów, obejmujące wszystkie wymagane języki lokalne, w tym chiński i japoński.

Takie podejście pozwala na utrzymanie jednej autorytatywnej karty charakterystyki, jednocześnie skutecznie wspierając rynki globalne dzięki dokładnym, zlokalizowanym kartom charakterystyki.