Distribuzzjoni Awtomatizzata tal-Folji tad-Dejta tas-Sigurtà lill-Klijenti

Il-Folji tad-Dejta tas-Sigurtà (SDS) jitqassmu awtomatikament abbażi tal-kodiċi tal-prodott fl-ERP (SKU / ERP ID) u l-indirizz elettroniku tar-riċevitur.

• L-integrazzjoni ssir permezz ta’ sejħa webhook sempliċi miżjuda mas-sistema ERP tiegħek. Din is-sejħa tattiva l-API send_sds ta’ SDS Manager billi tuża l-SKU/ERP ID u l-email. Is-sistemi ERP moderni kollha jappoġġjaw funzjonalità ta’ webhook jew sejħiet API, u dan jagħmel l-implimentazzjoni sempliċi.
• Meta SDS tintbagħat, jinħoloq awtomatikament abbonament ġdid għal aġġornamenti ta’ reviżjoni f’SDS Manager, biex jiġi żgurat li r-riċevitur jirċievi kwalunkwe verżjoni riveduta matul it-12-il xahar li ġejjin.
• Spiss, SDS tkun marbuta ma’ diversi SKU. Meta diversi SKU jaqsmu l-istess SDS, id-dokument jinħażen darba biss fid-database tal-SDS u jiġi marbut mal-prodotti kollha rilevanti.
• Biex jiġu evitati emails ripetuti, is-sistema timblokka t-tibgħid mill-ġdid tal-istess SDS lill-istess riċevitur f’perjodu konfigurabbli (eż. 12-il xahar).
• Jekk klijent jerġa’ jixtri l-istess prodott f’dan il-perjodu, l-SDS ma tintbagħatx mill-ġdid, iżda l-abbonament jiġi estiż awtomatikament għal 12-il xahar mid-data tax-xiri l-ġdida.
• Prattika rakkomandata: Nirrakkomandaw li żżomm flag HAS_SAFETY_DATA_SHEET fis-sistema ERP tiegħek biex tillimita s-sejħiet API biss għall-prodotti li jeħtieġu tqassim ta’ SDS.

Dan jiżgura konformità regolatorja filwaqt li jnaqqas komunikazzjoni bla bżonn.

Il-klijenti li jirċievu SDS jiġu abbonati awtomatikament biex jirċievu aġġornamenti futuri.

• Meta verżjoni ġdida ta’ SDS titgħabba, id-dokument aġġornat jintbagħat awtomatikament bl-email lir-riċevituri kollha abbonati.
• In-notifiki jintbagħtu sa 12-il xahar mill-aktar xiri reċenti tal-klijent. It-tul taż-żmien huwa konfigurabbli.

Bħala parti mill-onboarding, SDS Manager jista’ jgħin fit-twaqqif ta’ abbonamenti ġodda għal aġġornamenti ta’ reviżjoni għal klijenti li xtraw prodotti regolati fl-aħħar sena—biex tiġi żgurata konformità immedjata mill-ewwel jum.

Jekk diġà żżomm librerija di SDS, id-dokumenti kollha eżistenti jistgħu jiġu importati f’SDS Manager.

• Jekk jeżistu mappings ta’ SKU/ERP ID, SDS Manager jgħin fl-importazzjoni u l-konnessjoni di din id-dejta.
• Wara l-migrazzjoni, it-tqassim tal-SDS jista’ jiġi ġestit kompletament permezz tal-API, billi jkun hemm bżonn biss l-SKU u l-email tar-riċevitur.

Iva. Kull email mibgħuta b’SDS aġġornata tinkludi link biex wieħed jirtira mill-abbonament.

Ir-riċevituri jistgħu jagħżlu li:

• Jirtiraw mill-aġġornamenti relatati mal-SDS speċifika inkluża fl-email, jew
• Jirtiraw minn notifiki kollha ta’ aġġornamenti di SDS.

SDS Manager jappoġġja integrazzjoni bla xkiel ma’ sistemi di e-commerce biex jiżgura li l-listi online jibqgħu konformi u aġġornati.

• Esportazzjonijiet XLS bl-ingrossa jinkludu links tal-PDF tal-SDS, dikjarazzjonijiet di periklu (H), dikjarazzjonijiet di prekawzjoni (P), u pittogrammi GHS, u dan jippermetti aġġornamenti faċli tal-paġni tal-prodotti b’informazzjoni kritika tas-sigurtà.
• L-istess dejta hija disponibbli wkoll permezz ta’ API għal sinkronizzazzjoni f’ħin reali mal-ħanut online jew database tal-prodotti tiegħek.

Iva. DirectSDS huwa mfassal biex jappoġġja konformità mal-GDPR u ġestjoni sigura tad-dejta personali.

Meta tuża DirectSDS, il-klijenti jridu jinkludu lil SDS Manager bħala sieħeb di sub-processing fid-dokumentazzjoni GDPR tagħhom u jiżguraw li l-Ftehim dwar l-Ipproċessar tad-Dejta (DPA) u l-miżuri di konformità interna meħtieġa jkunu fis-seħħ, skont ir-rekwiżiti tal-GDPR.

Id-dejta kollha pproċessata minn DirectSDS hija:

• Maħżuna u trażmessa b’mod sigur
• Immaniġġjata skont politiki stretti di protezzjoni tad-dejta u kontroll tal-aċċess
• Ipproċessata biss għall-għan tat-tqassim tal-SDS u l-konformità

L-infrastruttura u s-sistema di ġestjoni tas-sigurtà tal-informazzjoni di SDS Manager huma ċċertifikati ISO 27001, u dan jiżgura standards internazzjonalment rikonoxxuti għas-sigurtà tad-dejta, il-ġestjoni tar-riskju u l-kontrolli operattivi.

Il-fornituri spiss jibagħtu SDS aġġornati bl-email. SDS Manager jista’ jipproċessa u jintegra dawn id-dokumenti awtomatikament fil-librerija tal-SDS tiegħek:

• Aqsam l-indirizz email inbound di SDS Manager mal-fornituri biex SDS li jaslu jiddaħħlu direttament fis-sistema.
• SDS Manager jaqra u janalizza kull dokument awtomatikament:
  • Jekk l-SDS hija verżjoni aktar ġdida ta’ dokument eżistenti, tissostitwixxi l-verżjoni l-qadima u tinnotifika lill-klijenti kollha abbonati għal dik l-SDS.
  • Jekk hija SDS ġdida, tista’ tassenja l-SKU/ERP ID korrett manwalment jew permezz tal-API.

Dan jissimplifika l-immaniġġjar tal-SDS, iżomm il-librerija aġġornata, u jiżgura li l-klijenti tiegħek ikunu dejjem infurmati.

Meta fornitur jibgħat SDS lill-indirizz email inbound di SDS Manager, is-sistema tipproċessa l-fajl awtomatikament.

Jekk l-SDS ma tkunx diġà fis-sistema, trid tiġi marbuta mal-ERP ID jew SKU korrett qabel ma tkun tista’ titqassam b’referenza ERP. Dawn l-SDS jitqiegħdu fl-“Inbox from Vendors”, fejn tista’ tassenja malajr l-ERP ID/SKU xieraq u tagħmel l-SDS disponibbli għat-tibgħid.

Biex jiġi żgurat li xejn ma jintilef, tista’ tattiva notifiki bl-email meta SDS inbound jeħtieġu assenjazzjoni di ERP ID jew SKU.

Dan il-proċess jiżgura li l-SDS il-ġodda kollha jkunu marbuta kif suppost, traċċabbli mas-sistema ERP tiegħek, u lesti għal tqassim konformi.

Jekk il-webhook send_sds jissejjaħ għal ERP ID jew SKU li m’għandux SDS marbuta miegħu, it-talba tfalli u tiġi rreġistrata fil-log tal-iżbalji tal-API. Dan il-log jipprovdi ħarsa sħiħa lejn is-sejħiet send_sds li fallew u jippermettilek tidentifika faċilment prodotti nieqsa minn SDS.

Nirrakkomandaw li ssejjaħ l-API send_sds biss għal prodotti li huma meħtieġa li jkollhom SDS.

Bħala prattika tajba, żomm flag HAS_SAFETY_DATA_SHEET fis-sistema ERP tiegħek biex tillimita s-sejħiet API biss għal prodotti li jeħtieġu tqassim di SDS, u b’hekk tnaqqas żbalji u talbiet bla bżonn.

Kull SDS f’SDS Manager għandha link permanenti PDF li dejjem tipponta għall-aħħar verżjoni. Meta tiġi ppubblikata reviżjoni ġdida, l-istess link jiġi aġġornat awtomatikament—mingħajr il-ħtieġa di bidliet fil-pjattaforma eCommerce tiegħek.

Għandek żewġ modi flessibbli biex iżżid dawn il-links:

• Esportazzjoni XLS: Tista’ tesporta l-librerija SDS tiegħek f’fajl XLS li jinkludi l-ERP ID jew SKU flimkien mal-links permanenti tal-SDS. Dan jista’ jintuża għal importazzjoni jew aġġornamenti bl-ingrossa fis-sistema eCommerce jew tal-ġestjoni tal-prodotti tiegħek.
• Integrazzjoni API: SDS Manager jipprovdi wkoll API li tippermetti li tfittex il-link permanenti tal-SDS b’mod programmatiku billi tuża ERP ID jew SKU. Dan huwa ideali għal integrazzjonijiet f’ħin reali fejn il-pjattaforma eCommerce tiegħek tikseb awtomatikament il-link korrett u aġġornat.

SDS Manager jipprovdi widget di tfittxija lest li jista’ jiġi integrat faċilment fil-websajt tiegħek permezz di iframe. Dan jippermetti lill-viżitaturi jfittxu SDS b’mod rapidu u intuwittiv.

Fi ħdan SDS Manager, tista’ torganizza SDS skont il-postijiet u tikkontrolla liema postijiet jidhru fil-widget tat-tfittxija, biex:

• Tippubblika biss SDS magħżula fuq il-websajt
• Żżomm SDS interni jew ristretti fis-sistema mingħajr ma jkunu viżibbli għall-pubbliku

Il-widget jappoġġja wkoll diversi lingwi u jipprovdi esperjenza lokalizzata għall-klijenti tiegħek.

Kull SDS għandha link permanenti li tista’ tiġi kkonvertita faċilment f’QR code u stampata fuq dokumenti tat-tbaħħir, noti di kunsinna, fatturi jew riċevuti. Ħafna sistemi ERP u eCommerce moderni jappoġġjaw ġenerazzjoni di QR codes minn URLs direttament.

• Esportazzjoni XLS: Esporta l-librerija tas-SDS tiegħek bħala fajl XLS li jkun fih l-ERP ID(s) jew SKU(s) tiegħek flimkien mal-links permanenti korrispondenti tal-SDS. Dan il-fajl jista’ jintuża għal importazzjoni jew aġġornamenti bl-ingrossa, u jippermetti lis-sistema tiegħek tiġġenera QR codes għall-SDS korretta fuq kull dokument tat-tbaħħir.
• Integrazzjoni API: li tippermetti lill-ERP jew il-pjattaforma eCommerce tiegħek tikseb il-link SDS korrett u turiha bħala QR code fuq id-dokumenti tat-tbaħħir.

Iva. SDS Manager jippermettilek tippersonalizza l-kontenut u l-layout tal-imejls mibgħuta lill-klijenti tiegħek meta tkun qed tiddistribwixxi Fogli di Data tas-Sigurtà. Tista' żżid il-logo tal-kumpanija tiegħek, tippersonalizza t-test tal-imejl, u tallinja d-disinn mal-identità tal-marka tiegħek.

Tista' wkoll toħloq mudelli di imejl separati għal lingwi jew swieq differenti, biex tiżgura identità tal-marka konsistenti u komunikazzjoni ċara f'kull reġjun fejn topera.

SDS Manager jappoġġja kompletament tqassim di SDS skont il-pajjiż u l-lingwa għal ordnijiet internazzjonali. Il-webhook send_sds jinkludi parametri għall-pajjiż u l-lingwa biex tintbagħat l-SDS korretta.

Jekk iżżomm diversi verżjonijiet tal-SDS għall-istess prodott—li jkopru swieq jew lingwi differenti—dawn il-parametri jippermettu lill-SDS Manager li awtomatikament jagħżel u jibgħat l-SDS xieraq għal kull ordni.

Barra minn hekk, SDS Manager joffri soluzzjoni għall-awtur di SDS li tista’ awtomatikament ttraduċi l-Fogli tad-Dejta tas-Sigurtà f’aktar minn 35 lingwa, u tgħinek tappoġġja b’mod effiċjenti s-swieq globali filwaqt li tibqa’ konforma mar-rekwiżiti regolatorji lokali.

Iva. SDS Manager joffri soluzzjoni di SDS Authoring imsejħa ExactSDS li tista’ tittraduċi SDS awtomatikament f’aktar minn 35 lingwa.

Biex dan ikun possibbli, SDS wieħed b'format tal-UE għandu jiġi importat f'ExactSDS u jintuża bħala d-dokument prinċipali. Il-format tal-UE huwa meħtieġ għax fih informazzjoni regolatorja aktar komprensiva u jista' jiġi kkonvertit f'formati reġjonali oħra, bhal SDS tal-Istati Uniti. Il-konverżjoni lura mhix possibbli, peress li l-SDS tal-Istati Uniti tipikament jonqsu ċerti dejta meħtieġa skont ir-regolamenti tal-UE.

Ladarba SDS b'format tal-UE tkun disponibbli fis-sistema, ExactSDS jista' jittraduċiha immedjatament f'SDSs konformi ma' aktar minn 35 pajjiż, u jkopri l-lingwi lokali kollha meħtieġa—inklużi ċ-Ċiniż u l-Ġappuniż.

Dan l-approċċ jippermettilek iżżomm SDS awtorevoli wieħed waqt li tappoġġja b'mod effiċjenti s-swieq globali b'Fogli di Dejta dwar is-Sigurtà preċiżi u lokalizzati.