ग्राहकों को स्वतः सुरक्षा डेटा शीट वितरण

सुरक्षा डेटा शीट्स (SDS) स्वचालित रूप से ERP उत्पाद कोड (SKU / ERP ID) और प्राप्तकर्ता के ईमेल पते के आधार पर वितरित की जाती हैं।

• इंटीग्रेशन आपके ERP सिस्टम में जोड़े गए सरल webhook कॉल के माध्यम से प्राप्त होता है। यह SDS Manager send_sds API को SKU/ERP ID और ईमेल का उपयोग करके ट्रिगर करता है। सभी आधुनिक ERP सिस्टम webhook या API कॉल कार्यक्षमता का समर्थन करते हैं, जिससे कार्यान्वयन सरल हो जाता है।
• जब कोई SDS भेजी जाती है, तो SDS Manager में स्वचालित रूप से नई संशोधन अपडेट सदस्यता बनाई जाती है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि प्राप्तकर्ता अगले 12 महीनों में किसी भी संशोधित संस्करण को प्राप्त करेगा।
• SDS अक्सर कई SKU से जुड़ी होती हैं। जब कई SKU समान SDS साझा करते हैं, तो दस्तावेज़ केवल एक बार SDS डेटाबेस में संग्रहित होता है और सभी संबंधित उत्पादों से लिंक किया जाता है।
• अनावश्यक ईमेल को रोकने के लिए, सिस्टम एक निर्धारित समय सीमा (जैसे, 12 महीने) के भीतर एक ही प्राप्तकर्ता को एक ही SDS को दोबारा भेजने से रोकता है।
• यदि कोई ग्राहक इस अवधि के भीतर वही उत्पाद फिर से खरीदता है, तो SDS दोबारा नहीं भेजी जाती, लेकिन सदस्यता स्वचालित रूप से नई खरीद की तारीख से 12 महीने के लिए बढ़ा दी जाती है।
• सर्वोत्तम अभ्यास: हम सुझाव देते हैं कि अपने ERP सिस्टम में HAS_SAFETY_DATA_SHEET फ़्लैग बनाए रखें ताकि API कॉल केवल उन उत्पादों तक सीमित रहें जिनके लिए SDS वितरण आवश्यक है।

यह नियामक अनुपालन सुनिश्चित करता है और अनावश्यक संचार को कम करता है।

जो ग्राहक SDS प्राप्त करते हैं, वे स्वचालित रूप से भविष्य के अपडेट प्राप्त करने के लिए सदस्यता लेते हैं।

• जब SDS का नया संस्करण अपलोड किया जाता है, तो अपडेट किया गया दस्तावेज़ सभी सदस्य प्राप्तकर्ताओं को स्वचालित रूप से ईमेल किया जाता है।
• सूचनाएँ ग्राहक की नवीनतम खरीद से 12 महीनों तक भेजी जाती हैं। अवधि को अनुकूलित किया जा सकता है।
• ऑनबोर्डिंग के हिस्से के रूप में, SDS Manager उन ग्राहकों के लिए नई संशोधन अपडेट सदस्यता सेटअप करने में सहायता कर सकता है जिन्होंने पिछले वर्ष में विनियमित उत्पाद खरीदे हैं — जिससे पहले दिन से ही अनुपालन सुनिश्चित होता है।

यदि आप पहले से SDS लाइब्रेरी बनाए रखते हैं, तो सभी मौजूदा दस्तावेज़ों को SDS Manager में आयात किया जा सकता है।

• यदि SKU/ERP ID मैपिंग मौजूद है, तो SDS Manager इस डेटा को आयात और लिंक करने में मदद करेगा।
• एक बार माइग्रेट होने के बाद, SDS वितरण पूरी तरह से API के माध्यम से प्रबंधित किया जा सकता है, केवल SKU और प्राप्तकर्ता के ईमेल की आवश्यकता होती है।

हां। प्रत्येक ईमेल जिसमें अपडेटेड SDS भेजी जाती है, उसमें अनसब्सक्राइब लिंक शामिल होता है।

प्राप्तकर्ता चुन सकते हैं:

• ईमेल में शामिल विशेष SDS से संबंधित अपडेट से अनसब्सक्राइब करें, या
• सभी SDS संशोधन अपडेट नोटिफिकेशन से अनसब्सक्राइब करें।

SDS Manager ई-कॉमर्स सिस्टम के साथ सहज इंटीग्रेशन का समर्थन करता है ताकि आपकी ऑनलाइन लिस्टिंग अनुपालन में बनी रहे और अपडेटेड रहे।

• बड़े XLS एक्सपोर्ट में SDS PDF लिंक, खतरे के (H) विवरण, सावधानी (P) विवरण और GHS पिक्टोग्राम शामिल हैं, जो उत्पाद पृष्ठों पर महत्वपूर्ण सुरक्षा जानकारी को आसानी से अपडेट करने में सक्षम बनाता है।
• वही डेटा API के माध्यम से उपलब्ध है ताकि आपके वेब शॉप या उत्पाद डेटाबेस के साथ वास्तविक समय में सिंक हो सके।

हां। DirectSDS GDPR अनुपालन और व्यक्तिगत डेटा के सुरक्षित संचालन का समर्थन करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

DirectSDS का उपयोग करते समय, ग्राहकों को अपने GDPR दस्तावेज़ में SDS Manager को एक उप-प्रोसेसिंग पार्टनर के रूप में सूचीबद्ध करना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आवश्यक डेटा प्रोसेसिंग एग्रीमेंट (DPA) और आंतरिक अनुपालन उपाय लागू हैं।

DirectSDS द्वारा प्रोसेस किए गए सभी डेटा:

• सुरक्षित रूप से संग्रहित और प्रेषित होते हैं
• कड़े डेटा सुरक्षा और एक्सेस नियंत्रण नीतियों के अनुसार प्रबंधित होते हैं
• केवल SDS वितरण और अनुपालन के उद्देश्य के लिए प्रोसेस किए जाते हैं

SDS Manager की इन्फ्रास्ट्रक्चर और सूचना सुरक्षा प्रबंधन ISO 27001 प्रमाणित है, जो डेटा सुरक्षा, जोखिम प्रबंधन और संचालन नियंत्रण के लिए अंतरराष्ट्रीय मानक सुनिश्चित करता है।

सप्लायर्स अक्सर अपडेटेड SDS ईमेल के माध्यम से भेजते हैं। SDS Manager स्वचालित रूप से इन दस्तावेज़ों को प्रोसेस और आपकी SDS लाइब्रेरी में इंटीग्रेट कर सकता है:

• इनकमिंग SDS को सीधे आपके सिस्टम में जोड़ने के लिए अपने SDS Manager इनबाउंड ईमेल एड्रेस को सप्लायर्स के साथ साझा करें।
• SDS Manager प्रत्येक दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से पढ़ता और विश्लेषण करता है:
• यदि SDS मौजूदा दस्तावेज़ का नया संस्करण है, तो यह पुराने संस्करण को बदल देता है और उस SDS के लिए सभी ग्राहक को नोटिफाई करता है।
• यदि यह नई SDS है, तो आप सही SKU/ERP ID को मैन्युअली या API के माध्यम से असाइन कर सकते हैं।

यह SDS हैंडलिंग को सरल बनाता है, आपकी लाइब्रेरी को अपडेटेड रखता है और सुनिश्चित करता है कि आपके ग्राहक हमेशा सूचित रहें।

जब सप्लायर अपने SDS Manager इनबाउंड ईमेल पते पर SDS भेजता है, तो सिस्टम फाइल को स्वचालित रूप से प्रोसेस करता है।

यदि SDS पहले से सिस्टम में नहीं है, तो इसे सही ERP ID या SKU से लिंक करना आवश्यक है ताकि इसे ERP संदर्भ के साथ वितरित किया जा सके। ये SDS “Inbox from Vendors” में रखे जाते हैं, जहां आप जल्दी से उपयुक्त ERP ID/SKU असाइन कर सकते हैं और SDS को भेजने के लिए उपलब्ध बना सकते हैं।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि कुछ भी मिस न हो, आप ईमेल नोटिफिकेशन सक्षम कर सकते हैं जब इनबाउंड SDS फाइलों को ERP ID या SKU असाइनमेंट की आवश्यकता हो।

यह प्रक्रिया सुनिश्चित करती है कि सभी नई SDS सही तरीके से लिंक की गई हैं, आपकी ERP सिस्टम के साथ ट्रेस योग्य हैं और अनुपालन वितरण के लिए तैयार हैं।

यदि send_sds webhook किसी ERP ID या SKU के लिए कॉल किया जाता है, जिसके पास लिंक्ड SDS नहीं है, तो अनुरोध असफल हो जाएगा और API एरर लॉग में रिकॉर्ड किया जाएगा। यह लॉग सभी असफल send_sds कॉल का पूर्ण अवलोकन प्रदान करता है और आपको आसानी से उन उत्पादों की पहचान करने की अनुमति देता है जिनके पास संबंधित SDS फाइल नहीं है।

हम केवल उन उत्पादों के लिए send_sds API कॉल करने की सलाह देते हैं जिन्हें सुरक्षा डेटा शीट की आवश्यकता है।

सर्वोत्तम अभ्यास के रूप में, अपने ERP सिस्टम में HAS_SAFETY_DATA_SHEET फ़्लैग बनाए रखें। यह केवल उन उत्पादों तक API कॉल को सीमित करने की अनुमति देता है जिन्हें SDS वितरण की आवश्यकता है, जिससे त्रुटियाँ और अनावश्यक API अनुरोध कम होते हैं।

SDS Manager में प्रत्येक SDS का एक स्थायी PDF लिंक होता है जो हमेशा SDS के नवीनतम संस्करण की ओर इंगित करता है। जब नया संस्करण प्रकाशित किया जाता, तो वही लिंक स्वचालित रूप से नवीनतम संस्करण में अपडेट हो जाता है — इसलिए जब SDS फ़ाइलें अपडेट होती हैं, तो आपकी eCommerce प्लेटफ़ॉर्म पर कोई बदलाव आवश्यक नहीं है।

आपके पास इन लिंक को उत्पाद पृष्ठों पर जोड़ने के दो लचीले तरीके हैं:

• XLS एक्सपोर्ट: आप अपनी SDS लाइब्रेरी को XLS फ़ाइल के रूप में एक्सपोर्ट कर सकते हैं, जिसमें आपके ERP ID(s) या SKU(s) और संबंधित स्थायी SDS लिंक शामिल हैं। इस फ़ाइल का उपयोग बड़े पैमाने पर इम्पोर्ट या अपडेट के लिए किया जा सकता है।
• API इंटीग्रेशन: SDS Manager API भी प्रदान करता है जो आपके ERP ID या SKU का उपयोग करके स्थायी SDS लिंक को प्रोग्रामेटिकली क्वेरी करने की अनुमति देता है। यह वास्तविक समय इंटीग्रेशन के लिए आदर्श है, जहां आपकी eCommerce प्लेटफ़ॉर्म प्रत्येक उत्पाद के लिए सही, अप-टू-डेट SDS लिंक को डायनामिक रूप से प्राप्त करती है।

दोनों तरीके सुनिश्चित करते हैं कि आपके ग्राहक हमेशा सही और नवीनतम SDS तक पहुँच सकें बिना मैनुअल मेंटेनेंस के।

SDS Manager एक रेडी-मेड खोज विजेट प्रदान करता है जिसे iframe का उपयोग करके आसानी से आपकी वेबसाइट पर एम्बेड किया जा सकता है। यह विजेट विज़िटर्स को आपकी SDS लाइब्रेरी में तेज़ी और सहज रूप से खोज करने की अनुमति देता है।

SDS Manager के भीतर, आप SDS को लोकेशन के अनुसार व्यवस्थित कर सकते हैं और नियंत्रित कर सकते हैं कि कौन सी लोकेशन वेबसाइट खोज विजेट के माध्यम से दिखाई दे। यह संभव बनाता है:

• केवल चयनित SDS को अपनी वेबसाइट पर प्रकाशित करना
• आंतरिक या प्रतिबंधित SDS को सिस्टम में उपलब्ध रखना बिना वेबसाइट विज़िटर्स को दिखाई दिए

खोज विजेट कई भाषाओं का समर्थन करता है, जिससे आपकी वेबसाइट की भाषा के अनुरूप अनुभव मिलता है और ग्राहकों को स्थानीयकृत अनुभव प्रदान होता है।

यह समाधान ग्राहकों को SDS तक सेल्फ-सर्विस एक्सेस प्रदान करना आसान बनाता है, साथ ही दृश्यता और सामग्री पर पूरा नियंत्रण बनाए रखता है।

SDS Manager में प्रत्येक SDS का एक स्थायी लिंक होता है जो हमेशा दस्तावेज़ के नवीनतम संस्करण की ओर इंगित करता है। इस लिंक को आसानी से QR कोड में बदलकर शिपिंग दस्तावेज़ों, डिलीवरी नोट्स, इनवॉइस या रसीदों पर प्रिंट किया जा सकता है। अधिकांश आधुनिक ERP और eCommerce सिस्टम सीधे URL से QR कोड जेनरेट करने का समर्थन करते हैं।

स्थायी SDS लिंक को ERP या eCommerce प्लेटफ़ॉर्म पर उपलब्ध कराने के दो लचीले तरीके हैं:

• XLS एक्सपोर्ट: अपनी SDS लाइब्रेरी को XLS फ़ाइल के रूप में एक्सपोर्ट करें जिसमें ERP ID(s) या SKU(s) और संबंधित स्थायी SDS लिंक शामिल हों। इस फ़ाइल का उपयोग बड़े पैमाने पर इम्पोर्ट या अपडेट के लिए किया जा सकता है, जिससे आपकी सिस्टम प्रत्येक शिपिंग दस्तावेज़ पर सही SDS के लिए QR कोड जेनरेट कर सके।
• API इंटीग्रेशन: SDS Manager API भी प्रदान करता है जो ERP ID या SKU का उपयोग करके स्थायी SDS लिंक को प्रोग्रामेटिकली क्वेरी करने की अनुमति देता है। यह वास्तविक समय इंटीग्रेशन के लिए आदर्श है, जहां आपकी ERP या eCommerce प्लेटफ़ॉर्म सही, हमेशा अपडेटेड SDS लिंक को डायनामिक रूप से प्राप्त करती है और इसे शिपिंग दस्तावेज़ पर QR कोड के रूप में प्रस्तुत करती है।

हां। SDS Manager आपको अपने ग्राहकों को SDS वितरित करते समय ईमेल की सामग्री और लेआउट को अनुकूलित करने की अनुमति देता है। आप अपनी कंपनी का लोगो जोड़ सकते हैं, ईमेल टेक्स्ट को कस्टमाइज़ कर सकते हैं और डिज़ाइन को अपनी ब्रांड पहचान के अनुरूप बना सकते हैं।

आप विभिन्न भाषाओं या बाजारों के लिए अलग ईमेल टेम्पलेट भी बना सकते हैं, जिससे सभी क्षेत्रों में एकसमान ब्रांडिंग और स्पष्ट संचार सुनिश्चित होता है।

SDS Manager अंतरराष्ट्रीय आदेशों के लिए देश और भाषा-विशिष्ट SDS वितरण का पूर्ण समर्थन करता है। send_sds webhook में देश और भाषा के पैरामीटर शामिल होते हैं, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि ग्राहक के स्थान और पसंदीदा भाषा के आधार पर सही SDS भेजी जाए।

यदि आपके पास एक ही उत्पाद के लिए कई SDS संस्करण हैं — विभिन्न बाजारों या भाषाओं को कवर करते हुए — तो ये पैरामीटर SDS Manager को प्रत्येक आदेश के लिए स्वचालित रूप से उपयुक्त SDS चुनने और भेजने की अनुमति देते हैं।

इसके अलावा, SDS Manager एक SDS Authoring समाधान प्रदान करता है जो स्वचालित रूप से 35+ भाषाओं में SDS का अनुवाद कर सकता है, जिससे आप वैश्विक बाजारों का कुशल समर्थन कर सकते हैं और स्थानीय नियामक आवश्यकताओं का पालन कर सकते हैं।

हां। SDS Manager ExactSDS नामक SDS Authoring समाधान प्रदान करता है, जो स्वचालित रूप से 35+ भाषाओं में SDS का अनुवाद कर सकता है, अंतरराष्ट्रीय ग्राहकों और नियामक आवश्यकताओं का समर्थन करता है।

इसके लिए, एक EU-फॉर्मेट SDS को ExactSDS में आयात करना और मास्टर दस्तावेज़ के रूप में उपयोग करना आवश्यक है। EU फॉर्मेट आवश्यक है क्योंकि इसमें अधिक व्यापक नियामक जानकारी होती है और इसे अन्य क्षेत्रीय फ़ॉर्मेट जैसे कि US SDS में परिवर्तित किया जा सकता है। इसका विपरीत संभव नहीं है, क्योंकि US SDS आमतौर पर EU नियमों के तहत आवश्यक कुछ डेटा नहीं रखते।

एक बार जब सिस्टम में EU-फॉर्मेट SDS उपलब्ध हो जाती है, तो ExactSDS इसे तुरंत 35+ देशों के अनुरूप SDS में अनुवाद कर सकता है, सभी आवश्यक स्थानीय भाषाओं को कवर करते हुए — जिसमें चीनी और जापानी भी शामिल हैं।

यह दृष्टिकोण एक अधिकृत SDS बनाए रखने की अनुमति देता है, जबकि वैश्विक बाजारों का कुशल समर्थन और सटीक, स्थानीयकृत SDS प्रदान करता है।