Créez et gérez facilement votre bibliothèque de FDS en important votre inventaire de produits
Si vous tenez déjà une liste des produits ou des produits chimiques utilisés dans votre organisation, au format Excel ou CSV, vous pouvez remplir rapidement votre bibliothèque de FDS avec la fonction d’import de liste de produits de SDS Manager. Cette approche est particulièrement utile dans les cas suivants :
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Vous débutez et n’avez pas encore de fichiers FDS, mais vous avez une liste des produits chimiques utilisés.
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Vous voulez documenter tous les produits chimiques avant de collecter ou d’associer les FDS correspondantes.
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Vous devez associer des métadonnées existantes (comme des quantités, des commentaires, des descriptions d’utilisation ou des notes internes) à des FDS.
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Vous travaillez sur plusieurs emplacements et voulez confier la configuration initiale aux responsables de site. Chaque site peut fournir son propre fichier XLS avec ses produits chimiques locaux, que vous importez ensuite de façon centralisée.
L’assistant d’import prend en charge une correspondance flexible des colonnes et vous permet de créer des champs personnalisés adaptés à la structure de vos données internes. Un fichier modèle (Template_product_list_import.xlsx) est joint au bas de cet article. Son utilisation est facultative : vous pouvez garder vos propres noms de colonnes et faire correspondre chaque colonne à l’un de nos champs dans l’assistant.
Lorsqu’une liste de produits est importée, SDS Manager ajoute automatiquement une FDS à votre bibliothèque si une FDS correspondante est trouvée d’après le nom du produit et le nom du fournisseur.
Pour les FDS qui ne sont pas trouvées automatiquement, vous pouvez utiliser notre outil de recherche simple d’emploi pour associer manuellement la bonne FDS depuis notre base de données mondiale de plus de 30 millions de fiches de données de sécurité.
Voici la description des champs pris en charge dans notre import de liste de produits
| SUPPLIER OF SDS | Nom du fournisseur (obligatoire) Saisissez le nom du fournisseur du produit, en général le nom du fabricant indiqué sur l’étiquette du produit. Si le fournisseur est inconnu, vous pouvez saisir temporairement le nom du produit pour contourner le champ obligatoire. |
| PRODUCT NAME | Obligatoire : nom du produit |
| PRODUCT CODE | Facultatif : code produit du fabricant |
| LOCATION | Facultatif : nom de l’emplacement où le produit est utilisé. |
| Si le champ est vide, SDS Manager vous demande pendant l’import à quel emplacement ajouter ces produits. | |
| Si vous indiquez la valeur « Factory A/Basement/Room 101 » comme emplacement, SDS Manager crée automatiquement la hiérarchie d’emplacements | |
| Factory A | |
| Basement | |
| Room 101 | |
| et associe le produit à l’emplacement « Room 101 » | |
| Si le même produit est utilisé sur plusieurs emplacements, le fichier doit contenir une ligne pour chaque emplacement auquel vous voulez ajouter le produit. | |
| LINK TO SDS | URL de la FDS (facultatif) Si vous avez déjà un lien direct vers la fiche de données de sécurité du produit, vous pouvez saisir l’URL ici. Lorsque vous associerez plus tard des FDS aux produits importés, ce lien déjà renseigné peut accélérer le processus. |
| SKU | UGS (facultatif – pour l’intégration e-commerce) Utilisez ce champ pour saisir l’UGS du produit. Lorsqu’il est associé à une FDS, il permet la distribution automatisée des FDS via notre API. Par exemple, vous pouvez déclencher l’envoi d’un e-mail contenant la bonne FDS à un client en appelant notre API avec l’adresse e-mail du client et l’UGS du produit. |
| EXTERNAL SYSTEM ID | ID produit interne (facultatif) Utilisez ce champ pour saisir l’ID produit interne de votre système ERP. Associer votre ID interne au produit vous permet d’exporter plus tard les informations des FDS et de les réimporter dans votre système ERP. Cela permet par exemple d’afficher des liens directs vers les fiches de données de sécurité depuis votre ERP, ou d’ajouter des liens vers les FDS sur les factures des produits qui en nécessitent. |
| EAN | Codes-barres hors États-Unis (facultatif) : saisissez ici les codes EAN associés au produit. Si plusieurs codes EAN correspondent à la même FDS, vous pouvez les indiquer sous forme de liste séparée par des virgules. En ajoutant des codes EAN, vos employés pourront trouver rapidement la bonne fiche de données de sécurité en scannant simplement le code-barres avec l’application SDS Manager. |
| UPC | Codes-barres américains (facultatif) : saisissez ici les codes UPC associés au produit. Si plusieurs codes UPC correspondent à la même FDS, vous pouvez les indiquer sous forme de liste séparée par des virgules. En ajoutant des codes UPC, vos employés pourront trouver rapidement la bonne fiche de données de sécurité en scannant simplement le code-barres avec l’application SDS Manager. |
| CAS NO. | Numéro CAS (facultatif) Si le produit a un numéro CAS connu, vous pouvez le saisir ici. Il sert à trouver la bonne fiche de données de sécurité pendant l’import. Remarque : ce champ ne doit être utilisé que pour les substances pures, pas pour les mélanges chimiques contenant plusieurs composants avec des numéros CAS différents. |
| AMOUNT | Si vous utilisez SDS Manager pour suivre l’utilisation des produits chimiques, vous pouvez importer ici la quantité que vous avez en stock. |
| MEASUREMENT UNIT | unités de mesure prises en charge> Volume métrique μl ml l cc m3 Volume américain fl oz pt qt gals cu ft Poids métrique μg mg g kg Poids américain oz lbs |
| VENDOR EMAIL | Lorsque l’adresse e-mail de votre fournisseur est importée, il vous est plus facile de lui demander une FDS à jour. |
| REQUIRE SDS | Facultatif : certains produits, comme l’eau, ne nécessitent pas de fiche de données de sécurité (FDS). Pour que vos employés sachent qu’un produit n’a volontairement pas de FDS, vous pouvez saisir « N » dans le champ « Require SDS ». Lorsque le système importe votre liste de produits, tout produit marqué « Require SDS = N » est tout de même ajouté à votre bibliothèque de FDS. Ces entrées comportent une note : « Ce produit n’a pas de FDS. » Cette fonction vous aide à rester transparent et à indiquer clairement à votre équipe qu’aucune FDS n’est disponible ou nécessaire pour certains articles. |
| CUSTOM FIELD | Facultatif : utilisez ce champ pour le faire correspondre à un champ personnalisé disponible dans la bibliothèque de FDS et l’y associer REMARQUE : Pour un champ personnalisé à valeurs énumérées, les valeurs de votre fichier d’import doivent être identiques à celles que vous avez créées dans la bibliothèque de FDS Pour un champ personnalisé de type date, les valeurs de votre fichier d’import doivent respecter le format aaaa-mm-jj |
| Pour plus d’informations sur les champs personnalisés, consultez ce lien | |
Importer des fichiers XLS
Pendant l’import, l’assistant vous permet de définir des champs personnalisés et de faire correspondre les en-têtes de vos colonnes aux noms de champs utilisés dans notre système.
Vous pouvez partir du fichier modèle joint au bas de cet article, ou garder vos propres en-têtes de colonnes et les faire correspondre à nos champs dans l’assistant.
Si votre organisation travaille sur plusieurs sites, vous pouvez importer un fichier distinct pour chaque site.
Tout nouvel emplacement indiqué dans le champ Emplacement est créé automatiquement pendant l’import s’il n’existe pas déjà dans la structure d’emplacements de votre compte.
En savoir plus : Comment importer notre fichier xls/csv avec tous les produits que nous utilisons ? · Demandes de FDS : trouver la FDS des produits chimiques/substances que vous avez ajoutés/importés